จัดทริปเวียดนามให้กรุ๊ป 50-100 คน วางโปรแกรมและที่พักยังไง

วางแผนทริปเวียดนาม สำหรับกรุ๊ป 50-100 คน เริ่มที่เป้าหมายและรูปแบบงาน

ก่อนส่งรายชื่อสถานที่ให้คนจัดทัวร์ ลองถามทีมว่า กลับจากทริปนี้แล้วอยากให้ทุกคนจดจำอะไร? คำตอบจะช่วยตัดสินใจได้ว่าควรเผื่อเวลาพักผ่อน เพิ่มกิจกรรมร่วมกัน หรือให้ความสำคัญกับการดูงาน และควรเช็คความพร้อมของเอกสารกับเงื่อนไขการเดินทางของสมาชิกตั้งแต่ช่วงเริ่มวางแผนด้วย

วัตถุประสงค์ของงาน ท่องเที่ยวประจำปี ดูงาน หรือจัดเลี้ยงสังสรรค์

ทริปท่องเที่ยวประจำปีควรมีช่วงที่สมาชิกได้เดินเล่นหรือพักตามใจบ้าง ถ้าทุกช่วงต้องอยู่พร้อมหน้ากัน คนที่อยากถ่ายรูปกับคนที่อยากนั่งพักอาจสนุกไม่เท่ากัน ส่วนทริปดูงานให้เริ่มจากนัดหมายของสถานที่ที่จะเข้าเยี่ยมชม แล้วค่อยเติมที่เที่ยวรอบเวลานั้น จะได้ไม่ต้องรื้อโปรแกรมเมื่อเวลางานลงตัว

ถ้าตั้งใจให้มื้อสังสรรค์เป็นช่วงที่ทุกคนได้คุยกัน ควรเว้นเวลาหลังกลับเข้าโรงแรมให้เปลี่ยนเสื้อผ้าและพักก่อนออกงาน ลองเขียนกิจกรรมที่ขาดไม่ได้แยกจากกิจกรรมที่เพิ่มได้เมื่อมีเวลา คนออกแบบเส้นทางจะเห็นชัดว่าตรงไหนยืดหยุ่นได้ โดยไม่ตัดสิ่งที่ทีมตั้งใจมาทำ

ระยะเวลาเดินทาง 3 วัน 2 คืน หรือ 4 วัน 3 คืน ตามจำนวนเมืองและความหนาแน่นของโปรแกรม

3 วัน 2 คืนเหมาะกับการใช้เมืองเดียวเป็นหลัก เพราะยังต้องแบ่งเวลาให้วันเดินทางเข้าและวันกลับ ถ้าเลือกดานังเป็นที่พักหลัก ให้เริ่มจากกิจกรรมที่ทีมสนใจจริงก่อน แล้วค่อยดูว่าเหลือเวลาพอสำหรับออกไปเที่ยวรอบเมืองแค่ไหน อย่านับวันเดินทางเป็นวันเที่ยวเต็มวันจนกว่าจะเห็นเวลาเที่ยวบิน

สำหรับเส้นทางผสมหลายเมือง กรอบ 4 - 5 วันมีพื้นที่ให้จัดโปรแกรมมากขึ้น ถ้ามีเวลา 4 วัน 3 คืน ให้ดูด้วยว่าต้องย้ายโรงแรมหรือไม่ และแต่ละวันมีเวลานั่งรถมากแค่ไหน การเพิ่มวันควรทำให้ได้พักหรือเที่ยวเต็มอิ่มขึ้น ไม่จำเป็นต้องเพิ่มชื่อเมืองตามไปด้วย

วิธีเช็คง่าย ๆ คืออ่านโปรแกรมเหมือนตัวเองเป็นคนไป: ตื่นแล้วต้องเก็บกระเป๋าไหม มื้อกลางวันอยู่ตรงไหน และได้กลับห้องก่อนกิจกรรมเย็นหรือเปล่า ถ้าอ่านแล้วเห็นแต่การออกเดินทางกับจุดนัดหมาย ลองลดที่แวะก่อนขยับเวลาตื่นให้เช้าขึ้น

การจองโรงแรมและรถบัส จองล่วงหน้าเพื่อรองรับ 50-100 คน

เมื่อวันเดินทางเริ่มชัด ให้เช็คห้องพักกับรถควบคู่กัน โรงแรมที่ชอบอาจมีห้องเหลือแต่ไม่ครบประเภทที่ต้องใช้ ส่วนรถที่มีที่นั่งพอก็ยังต้องดูพื้นที่กระเป๋าและจุดจอดด้วย จึงควรขอรายละเอียดตามจำนวนผู้เดินทางจริงก่อนยืนยันการจอง

จองห้องพักจำนวนมากในโรงแรมเดียวกันเพื่อความสะดวกในการรวมตัว

การพักโรงแรมเดียวกันช่วยให้แจ้งนัดหมายและรวมตัวออกเที่ยวสะดวกขึ้น เริ่มจากทำรายชื่อผู้พักและจับคู่ห้อง แยกความต้องการเตียงเดี่ยว เตียงคู่ หรือห้องที่ต้องการเป็นพิเศษ แล้วให้โรงแรมตอบกลับว่ารองรับได้ครบในคืนที่เข้าพักหรือไม่ คำตอบว่า “มีห้องว่าง” ยังไม่พอสำหรับการตัดสินใจของคณะใหญ่

นอกจากตัวห้อง ลองส่งคำถามชุดนี้ไปพร้อมกัน เพื่อให้เห็นว่าตอนคนมาถึงพร้อมกันจะจัดการอย่างไร

• รับกุญแจห้องตรงไหน ขอให้โรงแรมเสนอวิธีเช็คอินคณะและพื้นที่รอ โดยเฉพาะเมื่อมาถึงก่อนห้องพร้อม

• มื้อเช้ารองรับได้อย่างไร เช็คพื้นที่นั่งและเวลาที่เหมาะกับคณะ เพื่อไม่ให้ช่วงอาหารเช้าบีบเวลาออกเที่ยว

• รถรับส่งเข้าถึงจุดใด ขอรายละเอียดจุดลงคน ขนกระเป๋า และจอดรอ พร้อมดูระยะเดินของสมาชิกที่เคลื่อนไหวไม่คล่อง

• เปลี่ยนรายชื่อหรือจำนวนห้องได้แค่ไหน ตกลงวันส่งรายชื่อสุดท้ายและเงื่อนไขแก้ไขให้เข้าใจตรงกัน

ถ้าห้องในโรงแรมเดียวไม่พอ ให้เทียบทางเลือกที่พักก่อนรีบแยกคณะ เพราะการพักคนละแห่งหมายถึงต้องเพิ่มจุดรับส่งและคนประสานงานด้วย ส่วนจะต้องจองล่วงหน้านานแค่ไหน ให้ถามจากห้องที่ยังรับจองได้ในวันจริง ไม่มีระยะเวลาตายตัวที่ใช้ได้กับทุกกรุ๊ป

จัดสรรรถบัสปรับอากาศขนาดใหญ่และการนัดหมายเวลาขึ้นลงรถ

รถบัสสำหรับกรุ๊ปมีขนาด 29, 35 หรือ 45 ที่นั่งให้ใช้เป็นตัวเลือกเบื้องต้น คณะ 50-100 คนจึงต้องวางแผนรถมากกว่าคันเดียว แต่ยังไม่ควรสรุปจำนวนรถจากที่นั่งเพียงอย่างเดียว ให้ผู้จัดรถเช็คสัมภาระ ที่นั่งของไกด์และผู้ดูแล ตลอดจนความเหมาะสมกับเส้นทางที่จะไปด้วย

แนะนำให้แบ่งรายชื่อประจำรถตั้งแต่ก่อนเดินทาง ใช้ป้ายที่สมาชิกจำง่าย และมีผู้ประสานงานของแต่ละคันคอยนับคนก่อนออก ส่วนเวลานัดให้บอกทั้งเวลารวมตัวและเวลารถออก เพื่อให้ทุกคนเผื่อเข้าห้องน้ำหรือหยิบของได้ถูกช่วง ถ้าจะสลับรถให้แจ้งคนดูแลก่อน จะได้ไม่ตามหาคนที่ขึ้นอีกคันไปแล้ว

ที่สนามบินดานัง อาคาร T1 ใช้กับเที่ยวบินในประเทศ ส่วน T2 ใช้กับเที่ยวบินระหว่างประเทศ นัดหมายจึงควรระบุอาคารและจุดพบให้ชัด โดยเฉพาะคณะที่สมาชิกเดินทางมาคนละเที่ยวบิน ควรส่งรายละเอียดจุดรับพร้อมช่องทางติดต่อคนที่รออยู่จริง

อ่านต่อ: ทริปเวียดนาม 100 คน แบ่ง Subgroup และ Command Center อย่างไร

เส้นทางเวียดนามยอดนิยมที่เหมาะกับการเดินทางเป็นหมู่คณะ

เวียดนามกลางกับเวียดนามเหนือให้บรรยากาศต่างกันชัด ลองเทียบสิ่งที่ทีมสนใจและเวลาที่มี ก่อนตัดสินใจว่าจะลงเมืองไหน ตารางนี้ใช้ช่วยเลือกเส้นทาง ส่วนความพร้อมรับคณะต้องเช็คกับที่พักและผู้ให้บริการตามวันเดินทางอีกครั้ง

เส้นทาง	บรรยากาศที่ได้	แนวทางจัดโปรแกรม
ดานัง ฮอยอัน บานาฮิลล์	เมืองทะเล เมืองเก่า และที่เที่ยวบนเขา	ใช้ดานังเป็นฐาน แล้วเลือกวันออกไปเที่ยวตามความสนใจของทีม
ฮานอย อ่าวฮาลอง	เมืองหลวงและธรรมชาติของเกาะหินปูนกลางทะเล	แยกช่วงเที่ยวเมืองกับช่วงไปอ่าวฮาลองให้มีเวลาของตัวเอง

เวียดนามกลาง ดานัง ฮอยอัน บานาฮิลล์ เที่ยวง่ายสิ่งอำนวยความสะดวกพร้อม

ดานังมีสนามบินนานาชาติและเป็นฐานสำหรับเที่ยวเวียดนามกลาง จึงเหมาะกับการเริ่มวางเส้นทางที่ใช้ที่พักหลักในเมืองเดียว ส่วนฮอยอันเติมบรรยากาศเมืองเก่า ถนนคนเดิน และร้านค้าริมทางให้ทริปได้ดี ควรปล่อยให้สมาชิกมีเวลาเดินแวะตามความสนใจ แทนการพยายามเดินเรียงตามกันตลอดทาง

บานาฮิลล์เป็นแหล่งท่องเที่ยวบนเขาใกล้ดานัง มี Sun World Ba Na Hills เป็นชื่อทางการของคอมเพล็กซ์ และเดินทางขึ้นด้วยกระเช้า สำหรับคณะใหญ่ให้คุยขั้นตอนรับบัตรและการรวมตัวหลังขึ้นไปถึงกับผู้ดูแลก่อน อากาศบนเขาเย็นกว่าดานังเมืองทะเล เตรียมเสื้อคลุมบางติดตัวไว้จะสะดวกกว่าฝากไว้บนรถ

ช่วงมีนาคม - พฤษภาคม และกันยายน - ตุลาคมเป็นช่วงที่น่าพิจารณาสำหรับเที่ยวดานัง ส่วนพฤศจิกายน - กุมภาพันธ์มีฝนต่อเนื่องมากกว่า ถ้าวันหยุดของทีมอยู่ในช่วงนี้ ยังวางทริปได้ แต่ควรมีกิจกรรมในร่มและยืดหยุ่นเวลาออกเที่ยวตามสภาพอากาศ ไม่ผูกทุกกิจกรรมสำคัญไว้กลางแจ้ง

เวียดนามเหนือ ฮานอย อ่าวฮาลอง สัมผัสธรรมชาติและบรรยากาศเมืองหลวง

ฮานอยเป็นเมืองหลวงของเวียดนามและฐานเดินทางของเส้นทางภาคเหนือ เหมาะกับทีมที่สนใจบรรยากาศเมือง แล้วต่อไปชมธรรมชาติที่อ่าวฮาลอง ซึ่งมีเกาะหินปูน ถ้ำ และพื้นที่ทะเลกว้าง ช่วงล่องเรือควรได้เวลาเที่ยวเต็มที่ จึงต้องกันเวลาเดินทางออกจากเมืองและกิจกรรมในอ่าวไว้เป็นส่วนหลักของโปรแกรม

เดือนเมษายน - มิถุนายน และกันยายน - ตุลาคมเป็นช่วงที่น่าพิจารณาสำหรับฮานอย โดยกันยายน - ตุลาคมให้ความรู้สึกเย็นสบายกว่าไทย แต่เช้าและค่ำอาจเย็น ควรเตรียมเสื้อคลุมตามพยากรณ์ใกล้วันเดินทาง ถ้าสมาชิกมีทั้งคนที่ชอบเดินเที่ยวกับคนที่ชอบนั่งชมวิว เส้นทางนี้อาจตอบโจทย์ได้ดีเมื่อแบ่งเวลาแต่ละกิจกรรมพอดี

ก่อนเลือกโปรแกรมล่องเรือ ให้ถามผู้ให้บริการเรื่องพื้นที่รับคณะ จุดขึ้นลงเรือ และเงื่อนไขเมื่อสภาพอากาศกระทบการเดินทางด้วย รายละเอียดเหล่านี้ควรชัดก่อนผูกกิจกรรมอื่นต่อท้าย เพราะการกลับเข้าเมืองต้องใช้เวลาอีกช่วงหนึ่ง

วางแผนตารางเวลาและร้านอาหารให้โปรแกรมลื่นไหล

โปรแกรมที่อ่านแล้วสบายควรเห็นทั้งเวลาเที่ยวและเวลาพัก ลองไล่จากจุดที่ต้องไปให้ทัน เช่น มื้อที่จองไว้หรือเที่ยวบินกลับ แล้วค่อยวางเวลาออกจากสถานที่ก่อนหน้า วิธีนี้ช่วยให้เห็นว่าตรงไหนแน่นเกินไปตั้งแต่ยังแก้ได้ง่าย

เลือกร้านอาหารที่มีพื้นที่รองรับและเสิร์ฟพร้อมกันได้ทันเวลา

คำว่า “รับกรุ๊ปได้” ควรถามต่อว่าคณะนั่งบริเวณเดียวกันได้ไหม ร้านจะเริ่มเสิร์ฟอย่างไร และใช้เวลาจบมื้อประมาณเท่าไร ขอให้ร้านยืนยันตามจำนวนคนกับเมนูที่เลือกจริง หากโต๊ะท้ายเพิ่งเริ่มกินตอนโต๊ะแรกพร้อมออกเดินทาง เวลาที่เผื่อไว้ทั้งมื้อก็อาจไม่พอ

ส่งข้อมูลอาหารที่ต้องหลีกเลี่ยงและข้อจำกัดการกินให้ร้านล่วงหน้า พร้อมระบุว่าต้องแยกจานหรือแยกโต๊ะอย่างไร เรื่องการแพ้อาหารให้ร้านยืนยันสิ่งที่ทำได้จริง รวมถึงการเตรียมอาหาร ไม่ควรสรุปเองว่าเปลี่ยนวัตถุดิบแล้วจะรองรับได้ทุกกรณี

ร้านที่เหมาะยังควรมีทางเดินให้พนักงานเสิร์ฟคล่องและมีจุดลงรถที่คณะใช้ได้สะดวก ถ้ามื้อนั้นมีกล่าวขอบคุณหรือกิจกรรมร่วมกัน ให้ตกลงลำดับกับร้านก่อน จะได้จัดช่วงเสิร์ฟให้เข้ากับงาน และไม่กินเวลาพักของสมาชิกหลังมื้ออาหารโดยไม่ตั้งใจ

เผื่อเวลาเดินทางและจุดรวมพลในแต่ละสถานที่ท่องเที่ยว

เส้นทางดานัง - ฮอยอันใช้เวลารถประมาณ 30 - 40 นาที ส่วนฮานอย - อ่าวฮาลองประมาณ 2.5 - 3 ชั่วโมง ตัวเลขนี้ใช้ตั้งต้นวางตารางเท่านั้น ยังต้องบวกเวลาจากที่พักจริง การขึ้นลงรถ การจราจร และจุดพักตามความจำเป็น โดยเฉพาะวันไปอ่าวฮาลองที่ควรเผื่อช่วงเดินทางเป็นกิจจะลักษณะ

ที่ฮอยอัน สมาชิกอาจแยกกันเดินตามตรอกและริมแม่น้ำ ก่อนปล่อยเดินให้ส่งรูปจุดนัดหมายพร้อมชื่อสถานที่และเวลาพบกัน เลือกจุดที่หาเจอง่าย และบอกให้ชัดว่าต้องเดินกลับมารวมกลุ่มตรงไหนก่อนขึ้นรถ การบอกเพียงว่า “เจอกันที่รถ” อาจใช้ไม่ได้ถ้ารถต้องย้ายไปจอดรออีกจุด

ขากลับจากดานังให้วางแผนถึงสนามบินอย่างน้อย 3 ชั่วโมงก่อนเที่ยวบินระหว่างประเทศ หรือ 2 ชั่วโมงก่อนเที่ยวบินในประเทศ แล้วเช็คเงื่อนไขของสายการบินอีกครั้ง นี่คือเวลาถึงสนามบิน ไม่ใช่เวลานัดออกจากโรงแรม คณะใหญ่ยังต้องเผื่อเก็บกระเป๋า เช็คเอาต์ นับคน และเดินทางไปให้ทันด้วย

หากวันไหนเริ่มช้ากว่าแผน ควรมีที่แวะซึ่งตกลงไว้แล้วว่าสามารถตัดได้ ผู้ดูแลจะได้ปรับโปรแกรมโดยยังรักษากิจกรรมหลักและเวลามื้ออาหาร แทนการเร่งสมาชิกทุกช่วงจนทริปเหนื่อยกว่าที่ตั้งใจ

พาทีมไปเวียดนาม ออกแบบโปรแกรมให้ตรงใจและคุมค่าใช้จ่ายได้จริง

ก่อนตกลงโปรแกรม ให้เทียบรายการที่รวมมาให้ครบทั้งเที่ยวบิน ที่พัก อาหาร รถ ไกด์ ค่าเข้าชม และประกันเดินทาง พร้อมถามสิ่งที่ต้องจ่ายเพิ่มเมื่อเปลี่ยนแผน การเห็นรายละเอียดตั้งแต่ต้นช่วยให้เลือกบริการตรงกับทริป และลดรายการที่เพิ่งนึกได้หลังยืนยันจอง

BENS ช่วยออกแบบเส้นทางเวียดนาม ที่พัก กิจกรรม และอาหารให้เหมาะกับทีม พร้อมงาน Travel Management หรืองานประสานเที่ยวบิน โรงแรม รายชื่อห้อง รถรับส่ง และการดูแลระหว่างเดินทาง เริ่มคุยจากวันเดินทาง จำนวนสมาชิก และกิจกรรมที่ทีมตั้งใจทำ แล้วให้ช่วยจัดเป็นกรุ๊ปส่วนตัวที่ออกแบบเฉพาะทีมได้ที่ บริการ private group premium