ส่ง RFP ทริปเวียดนามให้เอเจนซี เช็ค 4 ข้อสำคัญก่อนเทียบราคา
บนโต๊ะประชุมมีทั้งเส้นทางดานัง - ฮอยอันและฮานอย - ซาปา แต่ฝ่ายบุคคล (HR) และทีมจัดซื้อยังต้องตอบให้ได้ว่า "จะเขียน RFP ทริปเวียดนามอย่างไรให้เทียบข้อเสนอจากเอเจนซีได้?" เริ่มจากระบุวัตถุประสงค์ จำนวนคน ช่วงเดินทาง และเมืองพร้อมระดับโรงแรมให้ตรงกัน แล้วขอให้ทุกเจ้าตอบเรื่องบริการที่รวม เงื่อนไขชำระเงินและยกเลิก รวมถึงทีมดูแลหน้างาน บทนี้จะพาไล่ข้อมูลที่ควรเขียนลงใน RFP (Request for Proposal หรือเอกสารขอข้อเสนอ) พร้อมคำถามก่อนเลือกผู้ให้บริการ
4 ข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุใน RFP ก่อนส่งให้เอเจนซีจัดทริปเวียดนาม
RFP ที่ชัดเจนช่วยให้เอเจนซีเข้าใจความต้องการขององค์กร ก่อนส่งเอกสาร ลองเช็คว่าตอบครบทั้ง 4 เรื่องแล้วหรือยัง โดยจำนวนคนกับช่วงเดินทางควรเขียนคู่กัน เพื่อให้ตรวจเงื่อนไขของบริการได้สะดวก
วัตถุประสงค์และรูปแบบทริป เพื่อกำหนดทิศทางโปรแกรม
การระบุเป้าหมายของทริปให้ชัดเจนเป็นก้าวแรกที่ช่วยกำหนดทิศทางของกิจกรรมทั้งหมดในเวียดนาม องค์กรควรกำหนดรูปแบบทริปให้ตรงกับความต้องการ เช่น ทริปท่องเที่ยวประจำปีเพื่อมอบรางวัลแก่พนักงาน (Incentive Trip) ทริปสัมมนาและประชุมทางธุรกิจ หรือกิจกรรมสร้างความสามัคคีในองค์กร (Team Building)
ลองบอกเพิ่มว่าอยากทำกิจกรรมต่อเนื่องตลอดวัน หรืออยากเผื่อช่วงพักให้ผู้ร่วมทริปด้วย ถ้ามีงานเลี้ยงหรือกิจกรรมที่ต้องจัด ให้เขียนความต้องการไว้ในเอกสาร เพื่อให้เอเจนซีวางเวลาและออกแบบกิจกรรมตามวัตถุประสงค์ที่ระบุ
จำนวนผู้เดินทางและช่วงวันเดินทาง เพื่อให้ตรวจเงื่อนไขและเสนอราคาในขอบเขตเดียวกัน
ถ้าจำนวนคนยังไม่สรุป ให้ระบุว่าเป็นจำนวนโดยประมาณ และบอกว่าจะยืนยันได้เมื่อไร เอเจนซีจะได้นำไปวางแผนขนาดรถ สัดส่วนห้องพัก และทีมงาน ส่วนช่วงวันเดินทาง ให้บอกทั้งวันที่ต้องการและวันที่ขยับได้ เพื่อใช้ตรวจเงื่อนไขเที่ยวบินกับห้องพักโรงแรม
สำหรับการเดินทางเป็นหมู่คณะ AirAsia มีระบบการจองตั๋วแบบกรุ๊ป (Group Booking) สำหรับผู้โดยสาร 10 คนขึ้นไป ซึ่งรองรับการขอและยืนยันราคาตั๋ว การชำระเงิน การส่งรายชื่อผู้เดินทาง ตลอดจนเคาน์เตอร์เช็คอินเฉพาะสำหรับหมู่คณะ การเตรียมข้อมูลจำนวนคนและช่วงวันเดินทางที่ชัดเจนไว้ใน RFP ช่วยให้เอเจนซีตรวจเงื่อนไข ขอราคา และตรวจที่นั่งตามขั้นตอนของสายการบิน โดยต้องรอการยืนยันตามเงื่อนไขของแต่ละบริการ
เมืองปลายทางและระดับโรงแรม เช่น ดานัง ฮอยอัน หรือฮานอย ซาปา
เริ่มจากเขียนชื่อเมืองที่สนใจ แล้วแยกให้ชัดว่าเมืองไหนต้องอยู่ในโปรแกรม และเมืองไหนให้เอเจนซีเสนอเป็นทางเลือก จะได้เทียบข้อเสนอโดยรู้ว่าทุกเจ้ากำลังจัดเส้นทางเดียวกันหรือไม่
ถ้ายังเลือกระหว่างภาคกลางกับภาคเหนือ ลองระบุเมืองตั้งต้นและเมืองที่ต้องการเที่ยวต่อให้ชัด เช่น:
• ภาคกลาง: ดานังเป็นเมืองชายทะเลที่มีสนามบินนานาชาติ และอยู่ห่างจากฮอยอันซึ่งเป็นเมืองเก่าเพียงระยะขับรถสั้น ๆ ใน RFP ควรบอกว่าจะพักดานังอย่างเดียวหรือรวมฮอยอันด้วย
• ภาคเหนือ: ฮานอยเป็นเมืองหลวงของเวียดนามและประตูสู่ภาคเหนือ เชื่อมต่อผ่านสนามบินนานาชาติโหน่ยบ่าย มีรถไฟไปลาวกายสำหรับเดินทางต่อไปซาปา ซึ่งเป็นเมืองภูเขาภาคเหนือ ถ้าจะรวมซาปา ให้ขอรายละเอียดการเดินทางต่อในข้อเสนอด้วย
นอกจากเมืองปลายทางแล้ว ควรระบุระดับดาวของโรงแรมที่ต้องการ เช่น มาตรฐาน 4 ดาว หรือ 5 ดาว และสัดส่วนห้องพักแบบเตียงเดี่ยวหรือเตียงคู่ เพื่อให้ทุกเอเจนซีเสนอที่พักในระดับคุณภาพเดียวกัน
| เมืองปลายทาง | จุดเด่นด้านการเดินทางและสถานที่ | สิ่งที่ควรระบุใน RFP |
|---|---|---|
| ดานัง และ ฮอยอัน | ดานังมีสนามบินนานาชาติและอยู่ห่างจากฮอยอันเป็นระยะขับรถสั้น ๆ | พักดานังอย่างเดียวหรือรวมฮอยอัน และต้องการจัดกิจกรรมแบบใด |
| ฮานอย และ ซาปา | ฮานอยเป็นประตูสู่ภาคเหนือ มีรถไฟไปลาวกายสำหรับต่อไปซาปา | เที่ยวฮานอยอย่างเดียวหรือรวมซาปา พร้อมขอรายละเอียดการเดินทางต่อ |
3 คำถามสำคัญที่ให้เอเจนซีระบุ ก่อนเทียบราคาและข้อเสนอ
เมื่อข้อเสนอส่งกลับมา อย่าเพิ่งดูแค่ยอดรวม ลองถามต่อว่าราคานั้นครอบคลุมอะไร เปลี่ยนแผนได้แค่ไหน และใครดูแลเมื่อมีปัญหา คำตอบเหล่านี้ควรอยู่ในเอกสารที่ใช้ตกลงงานด้วย
รายการที่รวมและไม่รวมในแพ็กเกจ เพื่อป้องกันค่าใช้จ่ายแอบแฝง
ใน RFP ให้เอเจนซีระบุรายการที่รวมและไม่รวมในข้อเสนอให้ชัดเจน แล้วเช็คว่ารายละเอียดตรงกับสัญญาก่อนลงนาม ลองไล่ถามตามบริการที่ทริปต้องใช้ เช่น:
• ตั๋วเครื่องบินไป-กลับ ค่าน้ำหนักกระเป๋าสัมภาระ และการจัดการที่นั่ง
• โรงแรมที่พัก จำนวนคืน และมื้ออาหารเช้า
• มื้ออาหารหลักตลอดทริป รวมถึงอาหารท้องถิ่นและเครื่องดื่ม
• ค่ายานพาหนะรับส่ง ค่าบัตรเข้าชมสถานที่ท่องเที่ยวตามโปรแกรม
• ค่าทิปมัคคุเทศก์ท้องถิ่นและคนขับรถ ว่ารวมในข้อเสนอแล้วหรือเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• ประกันเดินทางรวมอยู่ในข้อเสนอหรือไม่ ใครเป็นผู้รับผิดชอบจัดหา และถ้าผู้ร่วมทริปมีประกันอยู่แล้วจะเช็คความคุ้มครองอย่างไร
เรื่องเอกสารเดินทาง ให้ระบุว่าใครรวบรวมข้อมูลผู้ร่วมทริป และใครช่วยเช็คข้อกำหนดตามหนังสือเดินทางของแต่ละคน ก่อนเดินทางจริงควรเช็คเงื่อนไขล่าสุดกับหน่วยงานทางการอีกครั้ง
ศึกษาแนวทางการประเมินผู้ให้บริการทัวร์เพิ่มเติมได้ที่ วิธีเลือกบริษัททัวร์จัดทริปองค์กรเวียดนาม
เงื่อนไขการมัดจำ กำหนดชำระงวด และนโยบายยกเลิกหรือปรับลดจำนวนคน
นโยบายทางการเงินเป็นข้อกำหนดสำคัญที่ฝ่ายจัดซื้อและ HR ต้องตรวจสอบก่อนลงนามในสัญญา เอเจนซีควรระบุเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัดเจน ทั้งสัดส่วนเงินมัดจำ กำหนดเวลาชำระเงินในแต่ละงวด และกำหนดการชำระยอดคงเหลือก่อนเดินทาง
นอกจากนี้ ควรถามถึงเงื่อนไขการปรับเปลี่ยนจำนวนผู้เดินทาง เช่น แจ้งปรับเพิ่มหรือลดจำนวนคนได้ถึงเมื่อไร และมีค่าใช้จ่ายหรือไม่ นโยบายการเปลี่ยนชื่อผู้โดยสารบนตั๋วเครื่องบิน ตลอดจนเงื่อนไขการขอคืนเงินกรณีเกิดเหตุจำเป็นต้องเลื่อนหรือยกเลิกการเดินทาง เพื่อช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินขององค์กร
อ่านคำแนะนำในการตรวจสอบเงื่อนไขสัญญาได้ที่ เงื่อนไขยกเลิกทริปเวียดนาม HR ต้องตรวจจุดไหนก่อนจ่ายมัดจำ
การประสานงานหน้างานและแผนรับมือเหตุฉุกเฉิน
ถามให้ชัดว่าใครเป็นผู้ประสานงานหลักระหว่างทริป มีหัวหน้าทัวร์จากไทยและมัคคุเทศก์ท้องถิ่นดูแลอย่างไรบ้าง พร้อมขอข้อมูลบัตรมัคคุเทศก์และการแบ่งหน้าที่ของทีม เพื่อให้ HR รู้ว่าต้องติดต่อใครในแต่ละเรื่อง
ขอแผนรับมือเหตุฉุกเฉินพร้อมช่องทางติดต่อของทีมหน้างาน ถ้าเกิดปัญหาระหว่างทริป ใครเป็นคนรับเรื่อง ใครตัดสินใจ และใครแจ้งความคืบหน้าให้ HR ทราบ ให้เอเจนซีระบุขั้นตอนประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมช่องทางติดต่อสำรองหากติดต่อผู้ประสานงานหลักไม่ได้ ใช้คำตอบเหล่านี้ประเมินความพร้อมในการแก้ปัญหาหน้างาน
วิธีเปรียบเทียบข้อเสนอจากเอเจนซีแต่ละเจ้าอย่างเป็นธรรม
ควรเปรียบเทียบข้อเสนอจากเอเจนซีด้วยเกณฑ์เดียวกัน ทั้งขอบเขตบริการ คุณภาพที่ระบุ และข้อมูลผู้ให้บริการ ถ้ารายการไหนยังไม่ชัด ให้ขอคำตอบเพิ่มก่อนให้คะแนน
ตรวจสอบรายละเอียดโรงแรมและมื้ออาหารว่าอยู่ในระดับเดียวกัน
เริ่มจากชื่อโรงแรม ระดับดาวที่ได้รับการรับรอง ประเภทห้องพัก และทำเลที่ตั้ง อย่าให้คำว่าโรงแรมระดับเดียวกันจบอยู่แค่จำนวนดาว ลองดูด้วยว่าประเภทห้องและการจัดเตียงตรงกับที่ขอไว้หรือไม่
ส่วนมื้ออาหาร ให้ขอรายละเอียดที่แต่ละเจ้ารวมไว้ และแจ้งข้อจำกัดอาหารของผู้ร่วมทริปเพื่อให้ตอบกลับในเงื่อนไขเดียวกัน สำหรับรถรับส่ง ให้ขอขอบเขตบริการและข้อมูลประกันตามประเภทยานพาหนะ แล้วจดรายการที่ต่างกันไว้ข้างข้อเสนอ จะได้เห็นว่าส่วนต่างมาจากบริการใด หากยังขาดข้อมูล ให้ขอเพิ่มก่อนนำมาเทียบ
ดูแนวทางการให้คะแนนใบเสนอราคาได้ที่ Scorecard เปรียบเทียบใบเสนอราคาทริปเวียดนาม ควรให้น้ำหนักอะไร
ประเมินประสบการณ์เส้นทางเวียดนามและความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ
ก่อนเลือกเอเจนซี ให้ขอชื่อบริษัท หนังสือรับรองนิติบุคคล และเลขใบอนุญาตประกอบธุรกิจนำเที่ยวมาเช็คกับกรมการท่องเที่ยว ประเทศไทย พร้อมดูว่าชื่อผู้ให้บริการในข้อเสนอและสัญญาตรงกันหรือไม่
จากนั้นลองขอตัวอย่างงานในเส้นทางเวียดนามที่ใกล้เคียงกับทริปของคุณ ถามว่าเคยเจอปัญหาอะไร ประสานกับคู่ค้าท้องถิ่นอย่างไร และใครตัดสินใจหน้างาน คำตอบควรบอกขั้นตอนที่ทำจริง ใช้ประกอบการประเมินความพร้อมในการแก้ปัญหาได้
จัดทริปองค์กรเวียดนาม ปรึกษาและขอรับข้อเสนอกับ Incentive Vietnam
ถ้าต้องการให้ช่วยเตรียมข้อเสนอทริปเวียดนาม ส่งจำนวนคน ช่วงเดินทาง เป้าหมายทริป และระดับบริการที่ต้องการมาคุยกันได้ ทีม Incentive Vietnam โดย BENS DVA มีบริการประสานตั๋วเครื่องบินกลุ่ม โรงแรม รายชื่อจัดห้องพัก (Rooming List) ประกันเดินทาง รถรับส่ง ทีมประสานงาน และสรุปเอกสารหลังทริป โดยหน้า Travel Management ระบุชื่อบริษัท BENS DVA AGENCY CO., LTD. พร้อมใบอนุญาตประกอบธุรกิจนำเที่ยวเลขที่ 11/13082
เลือกชมเส้นทางได้ที่ ดูโปรแกรมตัวอย่างทริปเวียดนามสำหรับองค์กร
หากต้องการขอคำปรึกษา ดูรายละเอียดได้ที่ บริการจัดการทริปและการเดินทางธุรกิจ
คำถามที่พบบ่อย
การส่ง RFP ทริปเวียดนามให้เอเจนซี ควรระบุข้อมูลอะไรเป็นหลัก?
ควรระบุวัตถุประสงค์ของทริป จำนวนผู้เดินทางโดยประมาณ ช่วงวันเดินทาง เมืองปลายทาง เช่น ดานัง ฮอยอัน หรือฮานอย ซาปา รวมถึงระดับโรงแรมและรูปแบบกิจกรรมที่ต้องการ
ในใบเสนอราคาทริปเวียดนาม ควรเช็ครายการใดเป็นพิเศษเพื่อป้องกันค่าใช้จ่ายแอบแฝง?
ควรเช็คว่าข้อเสนอครอบคลุมตั๋วเครื่องบิน น้ำหนักกระเป๋า มื้ออาหาร ค่าธรรมเนียมเข้าชมสถานที่ ประกันภัยการเดินทาง และค่าทิปมัคคุเทศก์กับคนขับรถแล้วหรือไม่
ทำไมจึงควรระบุจำนวนคนและช่วงวันเดินทางใน RFP?
ข้อมูลนี้ช่วยให้เอเจนซีตรวจเงื่อนไข ขอราคา และตรวจที่นั่งตามขั้นตอนของสายการบิน โดยต้องรอการยืนยันตามเงื่อนไขของแต่ละบริการ
การเปรียบเทียบข้อเสนอจากหลายเอเจนซี ควรใช้เกณฑ์อะไรในการตัดสินใจ?
ควรเทียบชื่อโรงแรม ระดับดาวที่ได้รับการรับรอง ประเภทห้องพัก รายการอาหาร ขอบเขตบริการรถรับส่งและข้อมูลประกันตามประเภทยานพาหนะ แผนรับมือเหตุฉุกเฉิน รวมถึงข้อมูลนิติบุคคลและเลขใบอนุญาตประกอบธุรกิจนำเที่ยว
Incentive Vietnam โดย BENS DVA มีบริการดูแลทริปองค์กรอย่างไรบ้าง?
Incentive Vietnam โดย BENS DVA มีบริการประสานตั๋วเครื่องบินกลุ่ม โรงแรมและ Rooming List ประกันเดินทาง รถรับส่ง ทีมประสานงาน และสรุปเอกสารหลังทริป
