เลือกบริษัทรับจัดทัวร์เวียดนามให้องค์กร ดูเกณฑ์อะไรบ้าง

3 เส้นทางเวียดนามยอดนิยม เลือกจุดหมายให้ตรงสไตล์การเดินทาง

ก่อนส่งรายชื่อเมืองให้ผู้จัด ลองคุยกันว่าอยากใช้วันหยุดแบบไหน เดินเมือง กินอาหารท้องถิ่น ชมภูเขา หรือพักริมทะเล คำตอบนี้ช่วยคัดโปรแกรมได้มากกว่าการนับว่ารวมที่เที่ยวไว้กี่แห่ง ส่วนคนที่จัดทริปให้ทีม ลองถามเพิ่มว่าทุกคนสะดวกเดินมากน้อยแค่ไหน และอยากมีช่วงแยกพักตามใจหรือเที่ยวด้วยกันตลอด

เวียดนามเหนือ สัมผัสธรรมชาติขุนเขาและอากาศหนาวที่ฮานอยและซาปา

ฮานอยเป็นเมืองหลวงของเวียดนาม มีทั้งย่านเมืองเก่า อาหาร คาเฟ่ และศิลปะ ส่วนซาปาเด่นเรื่องหุบเขานาขั้นบันไดและฟานซิปัน ยอดเขาที่มีกระเช้าขึ้นไปชมวิว เส้นทางคู่นี้จึงเหมาะกับคนที่ชอบบรรยากาศเมืองสลับธรรมชาติ แต่ควรให้เอเจนซีแสดงช่วงย้ายเมืองแยกจากเวลาเที่ยว จะได้เห็นว่าวันไหนต้องออกเช้าและวันไหนมีเวลาพัก

คำว่าอากาศหนาวในเส้นทางนี้ต้องดูเป็นรายเมืองด้วย ซาปาช่วงพฤศจิกายน - มีนาคมหนาวสำหรับคนไทย ควรเตรียมเสื้อกันหนาวจริงจัง อย่าคิดว่าเสื้อคลุมบางจะพอ ส่วนฮานอยมีช่วงแนะนำคือเมษายน - มิถุนายน และกันยายน - ตุลาคม โดยยังต้องเผื่อฝนตามฤดูกาล จึงไม่ควรใช้คำบรรยายอากาศของเมืองหนึ่งแทนอีกเมือง

ถ้าสมาชิกบางคนไม่สะดวกขึ้นกระเช้าหรือเดินตามกลุ่ม ให้ถามตั้งแต่ก่อนตกลงว่าจะรอพักที่ไหน ใครเป็นคนดูแล และนัดกลับมาพบกันอย่างไร คำตอบเหล่านี้ช่วยให้เห็นว่าผู้จัดคิดถึงคนร่วมทริปนอกเหนือจากรายชื่อสถานที่หรือยัง

เวียดนามกลาง แลนด์มาร์กยอดฮิตและเมืองมรดกโลกที่ดานังและฮอยอัน

ดานังเป็นเมืองชายทะเลและจุดตั้งต้นของการเที่ยวเวียดนามกลาง ส่วนฮอยอันให้บรรยากาศเมืองเก่าใกล้ดานัง โดยจากสนามบินดานังใช้เวลาขับรถประมาณ 50 นาที หากต้องการเพิ่มเมืองประวัติศาสตร์ก็มีเว้ให้พิจารณา ลองให้ผู้จัดเสนอทั้งแบบพักเมืองหลักและแบบย้ายที่พัก แล้วดูว่าตัวเองยอมเก็บกระเป๋าบ่อยแค่ไหนเพื่อแลกกับเมืองที่เพิ่มเข้ามา

ดานังช่วงมิถุนายน - สิงหาคมฝนน้อยและทะเลใส แต่อากาศสำหรับคนไทยยังอุ่นถึงร้อน ถ้าจะทำกิจกรรมกลางแจ้งควรถามเรื่องช่วงพักและสถานที่หลบแดดไว้ด้วย ส่วนการรวมเว้ในทริปปลายปีต้องเผื่อฝน โดยเว้มีความเสี่ยงฝนและน้ำท่วมช่วงสิงหาคม - มกราคม โดยเฉพาะตุลาคม - สิ้นปี ให้ผู้จัดอธิบายแผนสำรองที่ใช้ได้กับวันที่เดินทางจริง

สำหรับทริปที่มีทั้งคนชอบถ่ายรูปและคนอยากพัก ลองขอช่วงเดินเล่นตามอัธยาศัยที่มีจุดนัดชัดเจน ถ้าโปรแกรมใส่เมืองเพิ่มจนทุกวันต้องรีบขึ้นรถ การลดจุดแวะอาจทำให้ได้ใช้เวลากับดานังและฮอยอันอย่างที่ตั้งใจมากกว่า

เวียดนามใต้ ศูนย์กลางเศรษฐกิจและเมืองพักผ่อนที่โฮจิมินห์และดาลัด

โฮจิมินห์เป็นเมืองใหญ่และศูนย์กลางเศรษฐกิจของเวียดนามใต้ ส่วนดาลัดเป็นเมืองภูเขาอากาศเย็นในที่ราบสูงตอนกลาง จึงควรมองคู่นี้เป็นการต่อเส้นทางเมืองใหญ่กับเมืองพักผ่อน และขอรายละเอียดวิธีเดินทางระหว่างเมืองให้ชัดก่อนเลือกโปรแกรม

โฮจิมินห์มีอากาศร้อนชื้น ร้อนจัดช่วงเมษายน - พฤษภาคม และมีฤดูฝนช่วงพฤษภาคม - พฤศจิกายน ควรเผื่อทั้งฝนและการจราจรในเมือง ดาลัดเย็นกว่าชายทะเลและเมืองใหญ่ ช่วงพฤศจิกายน - มกราคมควรมีเสื้อกันหนาว ส่วนเมษายน - พฤศจิกายนควรเตรียมร่ม ถ้าไปทั้งคู่ให้จัดเสื้อผ้าที่รับได้ทั้งอากาศร้อนและเย็น

หากมีวันเดินทางจำกัด ลองขอโปรแกรมโฮจิมินห์อย่างเดียวมาเทียบกับแบบต่อดาลัด โดยดูเวลาเที่ยวที่เหลือจริงหลังหักการเดินทาง ไม่จำเป็นต้องเก็บเมืองให้ครบตามชื่อเส้นทาง ถ้าการพักอยู่เมืองเดิมตอบสิ่งที่ทีมต้องการได้อยู่แล้ว

ดูเกณฑ์อะไรบ้างในการเลือกเอเจนซี ตรวจสอบความน่าเชื่อถือและความพร้อม

โปรแกรมสวยช่วยให้เห็นภาพทริป แต่ก่อนเลือกผู้จัด ลองดูว่าเขาตอบรายละเอียดได้แค่ไหน โดยเฉพาะเรื่องที่ไม่ได้อยู่ในรูปโฆษณา เช่น คนดูแลระหว่างเดินทาง การเปลี่ยนรายการ และสิ่งที่ต้องจ่ายเพิ่ม หากคำตอบยังไม่ชัด ให้ขอรายละเอียดเพิ่มก่อนตัดสินใจ

เช็คใบอนุญาตธุรกิจนำเที่ยวและประสบการณ์จัดทริปองค์กร

เริ่มจากขอชื่อบริษัทและข้อมูลใบอนุญาต แล้วตรวจการจดทะเบียนธุรกิจนำเที่ยวกับกรมการท่องเที่ยว ควรเทียบชื่อกับผู้ที่ออกเอกสารให้คุณด้วย ถ้าชื่อที่ใช้ติดต่อกับชื่อในใบเสนอราคาต่างกัน ให้ถามความเกี่ยวข้องและผู้รับผิดชอบให้เข้าใจก่อนชำระเงิน รวมทั้งขอใบเสร็จจากบริษัททุกครั้ง

จากนั้นค่อยดูประสบการณ์ที่ใกล้กับงานของคุณ ลองขอตัวอย่างทริปเวียดนามที่มีลักษณะคล้ายกัน พร้อมคำอธิบายว่าเอเจนซีรับผิดชอบส่วนไหนบ้าง ภาพหมู่บอกได้ว่าเคยมีการเดินทาง แต่ควรถามต่อถึงการดูแลหน้างาน การประสานรถและที่พัก หรือการปรับแผนเมื่อฝนกระทบกิจกรรม

ถ้าทริปมีประชุมหรือกิจกรรมร่วมกัน ให้ถามถึงงานส่วนนี้โดยเฉพาะ ใครคุยกับสถานที่ ใครประสานอุปกรณ์ และใครเป็นคนรับเรื่องในวันจริง คุณไม่จำเป็นต้องรู้ศัพท์งานจัดทริปทั้งหมด เพียงลองเล่าสถานการณ์ให้ฟัง เช่น “ถ้าฝนตกจนทำกิจกรรมเดิมไม่ได้ จะปรับอย่างไร?” แล้วดูว่าคำตอบมีทางเลือกที่นำไปใช้ต่อได้หรือยัง

ความโปร่งใสของรายละเอียดโปรแกรมและเงื่อนไขค่าใช้จ่าย

การเทียบข้อเสนอจะง่ายขึ้นเมื่อส่งโจทย์เดียวกันให้แต่ละบริษัท ทั้งวันเดินทาง จำนวนคน เมือง และกิจกรรมที่ต้องมี จากนั้นดูทีละรายการว่าบริการตรงกันหรือไม่ ข้อเสนอที่ดูประหยัดกว่าอาจยังเว้นบางส่วนไว้ให้จ่ายภายหลัง จึงควรอ่านทั้งรายการรวมและไม่รวมก่อนเลือก

เรื่องที่เทียบ	รายละเอียดที่ควรขอ	ช่วยตัดสินใจอย่างไร
ที่พัก	ชื่อหรือทางเลือกโรงแรม ทำเล และรูปแบบห้อง	ดูว่าสะดวกกับแผนเที่ยวและคนร่วมทริปหรือไม่
การเดินทาง	เที่ยวบิน รถรับส่ง ช่วงย้ายเมือง และเวลาว่างที่เหลือ	เห็นภาระการเดินทางของแต่ละวัน
อาหารและกิจกรรม	มื้อที่รวม ค่าเข้าชม และรายการที่ต้องเลือกซื้อเพิ่ม	เทียบได้ว่าข้อเสนอครอบคลุมใกล้เคียงกันไหม
การเปลี่ยนหรือยกเลิก	เงื่อนไขเมื่อคนลด เปลี่ยนวัน หรือทำกิจกรรมเดิมไม่ได้	รู้ผลต่อค่าใช้จ่ายก่อนตอบตกลง
ผู้ดูแล	หน้าที่ของทีมไทยและผู้ประสานงานที่เวียดนาม	รู้ว่าจะติดต่อใครเมื่อมีเรื่องให้ช่วย

ขอให้ระบุด้วยว่ารายการไหนยืนยันแล้วและรายการไหนยังรอจอง โดยเฉพาะโรงแรมหรือสถานที่ทำกิจกรรม ถ้าใช้คำว่า “หรือเทียบเท่า” ลองถามว่าเทียบจากทำเล ห้องพัก หรือบริการอะไรบ้าง จะได้ไม่เข้าใจต่างกันเมื่อมีการเปลี่ยนตัวเลือก

เมื่อพร้อมส่งคำถามให้ผู้จัด อ่านต่อ: RFP ทริปเวียดนามควรถามเอเจนซีอะไร ก่อนเทียบราคา

ข้อมูลสำคัญที่ต้องเตรียม ก่อนติดต่อขอใบเสนอราคา

ยังไม่ต้องรู้คำตอบทุกเรื่องก่อนเริ่มคุย แต่ควรแยกข้อมูลที่ตกลงแล้วออกจากเรื่องที่ยังปรับได้ เช่น วันลาอนุมัติแล้วแต่ยังเลือกเมืองไม่ได้ หรืออยากไปซาปาแต่จำนวนคนยังไม่นิ่ง การบอกข้อจำกัดตรง ๆ ช่วยให้เอเจนซีเสนอทางเลือกได้ตรงจุด และลดการแก้โปรแกรมไปมา

สรุปจำนวนผู้เดินทาง ช่วงวันเดินทาง และเมืองปลายทางที่ต้องการ

รวบรวมจำนวนคนเบื้องต้น ช่วงวันที่สะดวก และเมืองที่สนใจไว้ในข้อความเดียว ถ้าจำนวนยังเปลี่ยนได้ให้บอกด้วย ไม่ควรใช้ยอดที่ยังไม่ยืนยันเหมือนเป็นยอดสุดท้าย ส่วนวันเดินทาง ถ้าขยับได้ให้ระบุขอบเขตที่ทีมสะดวกจริง เพื่อให้ข้อเสนอที่ได้กลับมานำไปใช้ได้

ข้อมูลเกี่ยวกับสมาชิกก็ช่วยได้มาก เช่น มีคนเดินนานไม่สะดวก ต้องการห้องพักแบบไหน หรือมีข้อจำกัดเรื่องอาหาร ให้ส่งเฉพาะความต้องการที่เกี่ยวกับการดูแลทริป และถามผู้จัดว่าจะรองรับอย่างไร แทนการเขียนกว้าง ๆ ว่า “ดูแลเป็นพิเศษ” แล้วปล่อยให้ต่างฝ่ายตีความเอง

หากยังลังเลเรื่องเมือง ให้บอกกิจกรรมที่อยากทำควบคู่กับสิ่งที่ไม่สะดวก เช่น สนใจภูเขาซาปาแต่ไม่อยากเดินหนัก หรือชอบดานังและฮอยอันแต่อยากพักโรงแรมเดิมตลอด ผู้จัดจะได้นำเงื่อนไขนี้ไปออกแบบเส้นทางตั้งแต่ต้น ไม่ใช่เพิ่มเข้ามาหลังเลือกโปรแกรมแล้ว

กำหนดกรอบงบประมาณและกิจกรรมพิเศษสำหรับองค์กร

แจ้งกรอบงบประมาณที่ใช้ได้พร้อมขอบเขตว่าต้องรวมอะไรบ้าง เช่น การเดินทาง ที่พัก อาหาร และกิจกรรมร่วมกัน ถ้ามีส่วนที่องค์กรจัดการเองให้แยกไว้ชัดเจน การใช้คำว่า “รวมทุกอย่าง” โดยไม่บอกรายการ อาจทำให้แต่ละบริษัทตีความไม่เหมือนกัน

จากนั้นจัดลำดับความสำคัญ สมมติว่าทริปนี้ตั้งใจให้ทีมได้พักและใช้เวลาร่วมกัน ก็ควรบอกว่ายอมลดจุดเที่ยวเพื่อรักษาช่วงพักได้ แต่ถ้ามีประชุมที่ขยับไม่ได้ ให้แจ้งก่อนเลือกเที่ยวบินและกิจกรรม วิธีนี้ช่วยให้การปรับข้อเสนอมีเหตุผล ไม่กลายเป็นตัดรายการไปเรื่อย ๆ จนทริปเสียสิ่งที่ตั้งใจไว้

สำหรับงานเลี้ยง สัมมนา หรือกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์ในทีม ให้เล่ารูปแบบที่ต้องการด้วย เช่น มีการพูดบนเวที ต้องใช้เครื่องเสียง หรืออยากให้ทุกคนร่วมกิจกรรมโดยไม่ต้องใช้แรงมาก แล้วขอให้ผู้จัดยืนยันส่วนที่รับทำและส่วนที่ทีมคุณต้องเตรียมต่อ

ก่อนเริ่มจอง ควรตกลงผู้ประสานงานหลักและหน้าที่ของแต่ละฝ่าย เช่น ใครรวบรวมรายชื่อ ใครยืนยันรายการ และใครแจ้งการเปลี่ยนแปลงกับผู้เดินทาง ถ้าต้องการแยกงานให้ละเอียดขึ้น อ่านต่อ: Travel Management ทริปเวียดนาม ควรแบ่ง Scope ระหว่าง HR กับเอเจนซีอย่างไร

จัดทริปเวียดนามให้ราบรื่น ปรึกษาคนรู้จริงช่วยคุมงบและโปรแกรม

ถ้าเริ่มเห็นแล้วว่าทีมเหมาะกับฮานอยและซาปา ดานังและฮอยอัน หรือเส้นทางโฮจิมินห์ต่อดาลัด ลองนำวันเดินทาง จำนวนสมาชิก และกิจกรรมที่ต้องมีมาคุยกับ BENS เพื่อหารือรูปแบบทริปที่เข้ากับกรอบงบและความต้องการของทีม

เริ่มคุยได้แม้ยังเลือกเมืองไม่ลงตัว เพียงเล่าว่าอยากให้สมาชิกได้อะไรจากทริป และมีข้อจำกัดตรงไหน ดูรายละเอียดและช่องทางติดต่อได้ที่ บริการกรุ๊ปส่วนตัวพรีเมียม