เช็คลิสต์ HR ทริปเวียดนาม เตรียมพาทีมไปเวียดนามให้ราบรื่น

เช็คลิสต์เตรียมตัวเดินทาง อัปเดตฟอร์มกรอกออนไลน์

การจัดการพาสปอร์ตโดย HR และเงื่อนไขวีซ่า

ขั้นตอนแรกของการเตรียมตัวคือการรวบรวมข้อมูลหนังสือเดินทางของพนักงานทุกคนในทีม โดย HR ควรเช็ควันหมดอายุของพาสปอร์ตของพนักงานแต่ละคน สำหรับพนักงานที่ถือพาสปอร์ตไทย สถานทูตเวียดนามประจำกรุงเทพฯ ระบุรายชื่อยกเว้นวีซ่าสำหรับผู้ถือหนังสือเดินทางไทย โดยสามารถพำนักได้ 30 วัน ให้เช็คว่าการเดินทางของแต่ละคนอยู่ภายใต้เงื่อนไขยกเว้นวีซ่านี้ก่อนสรุปเรื่องเอกสาร

หากในองค์กรมีพนักงานต่างชาติหรือพนักงานที่ถือพาสปอร์ตสัญชาติอื่น HR จำเป็นต้องแยกเช็คเงื่อนไขวีซ่ารายสัญชาติตามข้อกำหนดของประเทศนั้นๆ ล่วงหน้า เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่ด่านตรวจคนเข้าเมือง การจัดทำฐานข้อมูลเอกสารของพนักงานแยกตามสัญชาติและวันหมดอายุจะช่วยให้ฝ่ายจัดทริปสามารถติดตามและแจ้งเตือนพนักงานให้ต่ออายุเอกสารได้ทันเวลา

วิธีเตรียมข้อมูลก่อนเข้าเวียดนามผ่านระบบ PAI

PAI คือระบบ Pre-arrival Information หรือระบบกรอกข้อมูลก่อนเข้าเวียดนามของกรมตรวจคนเข้าเมืองเวียดนาม HR ควรอธิบายชื่อระบบให้ทีมเข้าใจตรงกัน แล้วแจ้งให้พนักงานเตรียมข้อมูลสำหรับกรอกตามแบบฟอร์มทางการ

กรมตรวจคนเข้าเมืองเวียดนามเริ่มทดลองระบบ PAI สำหรับชาวต่างชาติที่สนามบินนานาชาติเตินเซินเญิ้ตตั้งแต่ 15/4/2026 โดยประกาศในช่วงทดลองยังไม่ได้ระบุให้เป็นข้อบังคับทุกคน ก่อนส่งคำแนะนำให้ทีม ให้เช็คประกาศทางการที่เกี่ยวข้องกับสนามบินปลายทางของทริปอีกครั้ง

แนะนำให้พนักงานกรอกข้อมูลผ่านเว็บไซต์ทางการภายใน 3 วันก่อนเข้าเวียดนาม และบันทึก QR code ไว้ในโทรศัพท์หรือพิมพ์ไว้ใช้ที่ด่าน HR ควรย้ำว่ากรอบเวลานี้นับจากวันเข้าเวียดนาม เพื่อให้ทุกคนกรอกข้อมูลสอดคล้องกับเที่ยวบินของตัวเอง

กระทรวงความมั่นคงสาธารณะเวียดนามเตือนเรื่องเว็บไซต์แอบอ้างเกี่ยวกับ PAI จึงควรเข้าระบบผ่านช่องทางทางการของกรมตรวจคนเข้าเมืองเวียดนามเท่านั้น ก่อนให้พนักงานกรอกข้อมูล ให้ผู้ประสานงานเช็คช่องทางที่จะส่งต่อให้ทีมด้วย

กรอกข้อมูลก่อนเข้าเวียดนามผ่านระบบ PAI ทางการ

จัดงบประมาณทริปเวียดนาม เลือกเมืองที่ตอบโจทย์

ฮานอย ดานัง โฮจิมินห์ เมืองไหนตรงเป้าหมาย

การเลือกเมืองปลายทางให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กรจะช่วยให้การจัดโปรแกรมและการควบคุมงบประมาณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เวียดนามมีเมืองหลักที่ตอบโจทย์รูปแบบการเดินทางที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน:

• ฮานอย: เมืองหลวงและฐานเที่ยวภาคเหนือ เหมาะกับทริปที่มีทั้งมุมวัฒนธรรมและธรรมชาติ เช่น ภูเขา หุบเขา และอ่าวหินปูน

• ดานัง: เมืองภาคกลางและฐานไปฮอยอัน ชายหาด เมืองริมแม่น้ำ และอุทยานแห่งชาติ ลองคุยกับทีมว่าจะเน้นพักผ่อนหรือใส่กิจกรรมร่วมกันไว้ในโปรแกรม

• โฮจิมินห์: มหานครทางใต้ เหมาะกับทริปเมือง ช้อปปิ้ง และกิจกรรมช่วงเย็น ถ้าเลือกเมืองนี้ ให้จัดเวลาส่วนตัวกับกิจกรรมของบริษัทให้ชัดตั้งแต่ต้น

คำนวณงบต่อคน รวมค่าตั๋ว ที่พัก และมื้อพิเศษ

ในการตั้งงบประมาณสำหรับทริปองค์กร HR ควรจำแนกองค์ประกอบของต้นทุนออกเป็นหมวดหมู่ และคำนวณเป็นงบประมาณต่อคนเพื่อให้เห็นภาพรวมที่ชัดเจน องค์ประกอบหลักที่ต้องนำมาพิจารณา ได้แก่:

• ค่าตั๋วเครื่องบินไปกลับ: การจองตั๋วแบบกรุ๊ปหรือการเลือกช่วงเวลาบินที่เหมาะสมกับตารางกิจกรรมของทีม

• ค่าที่พัก: การเลือกระดับโรงแรมและประเภทห้องพักที่รองรับขนาดกรุ๊ปและสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น

• ค่าอาหารและมื้อพิเศษ: การจัดสรรงบสำหรับมื้ออาหารประจำวัน รวมถึงมื้อเลี้ยงสังสรรค์พิเศษหรืองานกาล่าดินเนอร์ของบริษัท

• ค่ายานพาหนะและกิจกรรม: ค่าเช่าเหมารถบัส ค่าธรรมเนียมเข้าชมสถานที่ ค่านำเที่ยว และค่ากิจกรรมกลุ่ม

• ค่าห้องประชุมและอุปกรณ์: กรณีที่มีการจัดประชุม สัมมนา หรือกิจกรรมวิชาการระหว่างการเดินทาง

ตอนเทียบรายการค่าใช้จ่าย ลองแยกให้เห็นว่าอะไรเป็นค่าใช้จ่ายร่วมของทีม และอะไรขึ้นกับจำนวนผู้เดินทาง ถ้ามีคนเพิ่มหรือถอนตัว จะได้กลับไปเช็คเฉพาะรายการที่ได้รับผลกระทบ พร้อมถามผู้จัดทริปให้ชัดว่ารายการไหนรวมอยู่ในบริการแล้ว และรายการไหนต้องจัดเพิ่ม

ก่อนที่ฝ่ายจัดซื้อหรือ HR จะดำเนินการวางเงินมัดจำ ควรตรวจสอบข้อกำหนดในสัญญาการให้บริการอย่างถี่ถ้วน โดยสามารถศึกษาแนวทางเพิ่มเติมได้ที่ เงื่อนไขยกเลิกทริปเวียดนาม HR ต้องตรวจจุดไหนก่อนจ่ายมัดจำ

วัฒนธรรมและข้อห้ามท้องถิ่น สิ่งที่ต้องรู้ก่อนถึงวันไป

การใช้จ่ายเงินดองและเงินบาท

สกุลเงินทางการของเวียดนามคือเงินดอง ใช้สัญลักษณ์ VND จึงควรวางแผนใช้ VND เป็นหลัก HR สามารถแจ้งเรื่องนี้พร้อมรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่บริษัทดูแลและรายการที่พนักงานจ่ายเอง เพื่อให้แต่ละคนเตรียมเงินสำหรับทริปได้ตรงกับแผน

ให้แลกเงินผ่านเคาน์เตอร์แลกเงินทางการที่มีป้ายชัดเจน การแลกเงินนอกระบบผิดกฎหมายท้องถิ่นและเสี่ยงเสียเงิน ในเมืองมีตู้ ATM ให้บริการทั่วไป และสถานประกอบการหลายประเภทรับบัตรเดบิตหรือเครดิตสากล ส่วนเงินสดเงินดองเหมาะกับการซื้อของชิ้นเล็กและร้านริมทาง จึงควรเตรียมวิธีจ่ายเงินให้เหมาะกับจุดที่ทีมจะไป

อ่านคำแนะนำเรื่องเงินดองและการจ่ายเงินในเวียดนาม

มารยาทในที่สาธารณะและการถ่ายรูป

ก่อนปล่อยให้ทีมแยกกันเดินเที่ยว ควรบอกข้อควรระวังเรื่องการถ่ายภาพให้ชัด พื้นที่ใกล้ฐานทัพมีข้อจำกัด และไม่ควรถ่ายภาพใกล้ฐานทัพ ถ้าพบป้ายห้ามถ่ายรูปในสถานที่ที่ไป ให้ทำตามป้าย และถามเจ้าหน้าที่เมื่อไม่แน่ใจว่าถ่ายได้หรือไม่

ถ้าทริปตรงกับช่วงเต๊ด ซึ่งเป็นเทศกาลปีใหม่จันทรคติของเวียดนาม ควรจองการเดินทางและที่พักล่วงหน้า และคาดว่าร้านค้า ร้านอาหาร หรือธุรกิจบางแห่งอาจปิดในช่วงแรกของวันหยุด ก่อนยืนยันโปรแกรม ให้ผู้จัดทริปเช็ควันเปิดของสถานที่ที่จะใช้บริการและเตรียมตัวเลือกทดแทนไว้

การรับมือเหตุฉุกเฉินระหว่างเดินทาง ประกันและเบอร์ติดต่อ

ประกันอุบัติเหตุและการแพทย์

HR ควรเช็คความคุ้มครองประกันสุขภาพของพนักงานก่อนเดินทาง และพิจารณาประกันสุขภาพสำหรับการเดินทาง รวมถึงความคุ้มครองการเคลื่อนย้ายผู้ป่วยฉุกเฉิน ตามคำแนะนำของ CDC อย่าเพิ่งสรุปว่าประกันที่มีอยู่ครอบคลุมทริปนี้ ให้ขอรายละเอียดความคุ้มครองและสอบถามผู้รับประกันให้ชัดก่อน

เมื่อตกลงโปรแกรมแล้ว ควรส่งรายการกิจกรรมให้ผู้รับประกันเช็คเงื่อนไข พร้อมบันทึกช่องทางติดต่อและขั้นตอนขอความช่วยเหลือไว้กับผู้ประสานงานทริป แจ้งพนักงานด้วยว่าหากต้องใช้บริการระหว่างเดินทาง ให้ติดต่อใครและเตรียมเอกสารอะไรตามเงื่อนไขกรมธรรม์

ยาสามัญและเบอร์ติดต่อฉุกเฉิน

ในการเตรียมความพร้อมด้านสุขภาพ ฝ่ายจัดทริปควรจัดเตรียมกระเป๋ายาสามัญประจำกรุ๊ปสำหรับการปฐมพยาบาลเบื้องต้น พร้อมทั้งแจ้งเตือนให้พนักงานที่มีโรคประจำตัวพกยาประจำตัวติดตัวในปริมาณที่เพียงพอตลอดระยะเวลาการเดินทาง และควรเตรียมเผื่อไว้กรณีเกิดความล่าช้าในการเดินทางกลับ

HR ควรจัดทำการ์ดข้อมูลฉุกเฉินแจกจ่ายให้พนักงานทุกคนบันทึกไว้ในสมาร์ทโฟน โดยระบุหมายเลขโทรศัพท์ฉุกเฉินหลักในเวียดนาม ได้แก่:

• หมายเลข 115 สำหรับเรียกรถพยาบาลฉุกเฉิน

• หมายเลข 114 สำหรับแจ้งเหตุดับเพลิง

• หมายเลข 113 สำหรับติดต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจ

นอกจากนี้ ควรบันทึกช่องทางการติดต่อสถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงฮานอย หมายเลขโทรศัพท์ (84) 24 3823 5092-4 และ Hotline ฝ่ายกงสุลกรณีฉุกเฉิน (84) 9 0454 4800 เพื่อให้สามารถประสานงานขอความช่วยเหลือได้อย่างทันท่วงที ก่อนแจกข้อมูลให้ทีม ควรเช็คช่องทางติดต่อจากประกาศของสถานทูตอีกครั้ง

เช็คช่องทางติดต่อสถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงฮานอย

เตรียมพาทีมไปเวียดนามให้ราบรื่น จัดโปรแกรมกับผู้เชี่ยวชาญ

การจัดทริปองค์กรต้องวางแผนเอกสาร งบ โปรแกรม และแผนฉุกเฉินร่วมกัน ถ้าต้องการให้ช่วยจัดโปรแกรมเวียดนาม BENS มีบริการดูแลเส้นทาง ที่พัก ร้านอาหาร กิจกรรม รถ ไกด์ และ Travel Management หรือการบริหารจัดการการเดินทาง เช่น ตั๋วเครื่องบิน ประกันเดินทาง และการจัดรายชื่อเข้าห้องพัก

เตรียมเป้าหมายทริป เมืองที่สนใจ และกิจกรรมที่ทีมต้องการไว้คุยกับผู้จัดทริป แล้วดูรายละเอียดหรือติดต่อรับคำปรึกษาที่ บริการ private group premium