เปรียบเทียบใบเสนอราคาทริปเวียดนาม ใช้ Scorecard ถ่วงน้ำหนัก

เทียบใบเสนอราคาทริปเวียดนาม ไม่ดูแค่ตัวเลขต่ำสุด

ก่อนเปิดดูยอดท้ายใบ ลองวางโปรแกรมรายวันคู่กันแล้วถามว่า ได้เที่ยว พัก และเดินทางแบบเดียวกันหรือยัง? การเปรียบเทียบใบเสนอราคาทริปเวียดนามจะมีความหมายเมื่อทุกเจ้าตอบโจทย์เดียวกัน ทั้งวันเดินทาง จำนวนผู้ร่วมทริป ลักษณะห้องพัก และกิจกรรมที่ต้องมี ถ้าฐานตั้งต้นต่างกัน คะแนนที่ให้ก็อาจสะท้อนคนละทริป

แยกรายการที่จำเป็นออกจากของที่เพิ่มได้ตามความชอบ เช่น ถ้าตั้งใจพักบนบานาฮิลล์ การเสนอเที่ยวบานาฮิลล์ระหว่างวันยังตอบความต้องการไม่ครบ ส่วนกิจกรรมเสริมที่ไม่ได้ขอให้แยกไว้ต่างหาก จะได้ไม่เผลอให้คะแนนสูงเพราะรายการดูเยอะ ทั้งที่สิ่งสำคัญยังขาดอยู่

อ่านค่าใช้จ่ายที่ไม่รวมไปพร้อมกับรายการรวมด้วย เพราะยอดที่เสนออาจยังมีสิ่งที่ต้องจ่ายเพิ่มเพื่อให้เที่ยวได้ตามแผน ขอให้ผู้จัดแยกให้ชัดว่าอะไรจ่ายผ่านบริษัท อะไรจ่ายหน้างาน และอะไรเป็นทางเลือกของแต่ละคน จุดที่ควรหยุดอ่านให้ละเอียดสำหรับเวียดนามมีดังนี้

น้ำหนักกระเป๋าและเวลาบินของสายการบิน

คำว่า “รวมตั๋วเครื่องบิน” ยังบอกไม่ได้ว่ารวมกระเป๋าโหลดด้วยหรือเปล่า ตัวอย่างเช่น AirAsia แยกสัมภาระเช็คอินเป็นบริการเพิ่มเติมในอัตราโปรโมชั่นและปกติ ส่วนแพ็กสุดคุ้มและ Premium Flex รวม 20 กก. จึงต้องเทียบชนิดตั๋วด้วย แม้จะเป็นสายการบินเดียวกัน เงื่อนไขประเภทตั๋วและสัมภาระของ AirAsia

ขอให้ใบเสนอราคาระบุสิทธิ์กระเป๋าของแต่ละคนทั้งขาไปและขากลับ รวมถึงข้อจำกัดต่อชิ้น ถ้ามีอุปกรณ์กิจกรรมหรือของรางวัลไปด้วย ให้ส่งรายการแก่ผู้จัดตั้งแต่ก่อนสรุปตั๋ว อย่าอนุมานว่าคำว่า “รวมสัมภาระ” จะครอบคลุมของทุกแบบ

ส่วนเวลาบิน ให้ไล่ต่อกับกิจกรรมวันแรกและวันกลับ เที่ยวบินที่ถึงปลายทางต่างเวลากันอาจทำให้โปรแกรมที่มีจำนวนวันเท่ากันเหลือเวลาเที่ยวไม่เท่ากัน ขอเลขเที่ยวบิน เวลาถึงสนามบิน และกิจกรรมหลังรับกระเป๋ามาดูร่วมกัน ถ้ายังไม่ได้ยืนยันเที่ยวบิน ควรระบุไว้ในใบเสนอราคาให้รู้ว่าส่วนไหนอาจเปลี่ยน

ค่าทิปไกด์ท้องถิ่นและคนขับที่อาจแยกจ่าย

เวียดนามไม่มีกฎตายตัวเรื่องทิป และอาจพบการให้ทิปในบางบริการ เช่น ไกด์ส่วนตัว จึงไม่ควรเดาว่าทุกทริปต้องจ่ายเหมือนกัน คำถามที่ควรส่งให้ผู้จัดคือ ทิปไกด์ท้องถิ่นกับคนขับรวมอยู่ในข้อเสนอหรือยัง หากแยกจ่าย เป็นเงื่อนไขของแพ็กเกจหรือขึ้นอยู่กับความสมัครใจ? คำแนะนำเรื่องทิปในเวียดนามจาก Vietnam.travel

ให้ผู้จัดอธิบายผู้รับผิดชอบการจ่ายและวิธีแจ้งผู้ร่วมทริปด้วย ถ้าบริษัทตั้งใจดูแลค่าใช้จ่ายส่วนนี้ ควรตกลงไว้ก่อนออกเดินทาง จะได้ไม่เกิดคำถามตอนถึงปลายทางว่าแต่ละคนต้องเตรียมเงินเองหรือไม่ ส่วนที่ยังไม่ได้คำตอบให้บันทึกว่า “รอยืนยัน” อย่าเติมเองว่าไม่รวม หรือให้คะแนนเสมือนรวมแล้ว

โรงแรมบนบานาฮิลล์กับความต่างของการพักจริง

“เที่ยวบานาฮิลล์” กับ “พักบนบานาฮิลล์” เป็นคนละรายการ เช็คชื่อโรงแรมและคืนที่เข้าพักให้ตรงกัน แทนการดูเพียงรูปประกอบหรือระดับดาว โรงแรมในเมืองกับโรงแรมบนเขายังทำให้แผนขึ้นลงและการขนสัมภาระต่างกัน จึงควรขอรายละเอียดการเดินทางต่อเนื่องจากสนามบินมาด้วย

Mercure Danang French Village Bana Hills เข้าถึงด้วยกระเช้าเท่านั้น โดยข้อมูลโรงแรมระบุช่วงเข้าถึง 08:00 - 16:30 และตั๋วกระเช้าแยกจากค่าห้อง หากข้อเสนอระบุโรงแรมนี้ ให้เช็คว่าผู้จัดรวมตั๋วกระเช้าไว้ในแพ็กเกจแล้วหรือยัง ไม่ควรสรุปจากคำว่า “รวมโรงแรม” เพียงอย่างเดียว ข้อมูลการเข้าพักและการเดินทางไปโรงแรมจาก Accor

เมื่อแยกได้แล้วว่าต้องการเที่ยวระหว่างวันหรือค้างบนเขา ค่อยเลือกเส้นทางมาเป็นฐานเดียวกันก่อนส่งให้แต่ละเจ้าประเมิน ดูแนวทางได้จาก โปรแกรมทัวร์เวียดนามสำหรับองค์กร

โครงสร้าง Scorecard ถ่วงน้ำหนัก 4 ด้านหลัก

ตัวอย่างนี้ใช้คะแนนเต็ม 100 เพื่อให้ทีมเห็นว่าแต่ละเรื่องสำคัญแค่ไหน โดยกำหนดน้ำหนักหลักเป็นขอบเขตงาน 25 คะแนน และอีกด้านละ 20 คะแนนสำหรับความน่าเชื่อถือ ความโปร่งใส และเงื่อนไขการชำระเงินกับความเสี่ยง คะแนนหลักเหล่านี้ยังรวมไม่ครบ 100 จึงแยกส่วนเสริมเรื่องการประสานงานและดูแลผู้ร่วมทริปอีก 15 คะแนนอย่างชัดเจน

นี่เป็นตัวอย่างเกณฑ์ใช้งานที่ทีมปรับได้ ควรตกลงน้ำหนักและความหมายของแต่ละระดับก่อนอ่านข้อเสนอ เพื่อลดการเปลี่ยนกติกาตามเจ้าที่ชอบ และแยกเงื่อนไขจำเป็นที่ต้องผ่านออกจากคะแนน เช่น เอกสารผู้จัดที่ยังตรวจไม่ได้ ควรขอให้ครบก่อนตัดสินใจ แม้ส่วนบริการจะได้คะแนนสูงก็ตาม

ขอบเขตงานและมาตรฐานบริการ 25 คะแนน

ขอบเขตงานหมายถึงรายการที่ผู้จัดรับผิดชอบจริง เริ่มจากถามว่าข้อเสนอนี้ทำให้ทริปที่เราตั้งใจเกิดขึ้นได้ครบหรือยัง ดูเส้นทาง โรงแรม อาหาร รถรับส่ง และกิจกรรมตามที่ร้องขอ รายการที่ระบุเพียง “หรือเทียบเท่า” ควรมีรายละเอียดว่าทดแทนกันด้วยเกณฑ์ใด เช่น ทำเล ลักษณะห้อง และบริการที่ต้องมี

ให้คะแนนจากสิ่งที่ตรวจได้ในโปรแกรม ไม่ใช่ความสวยของเอกสาร ถ้าขออาหารเฉพาะหรือมีสมาชิกที่ต้องการความช่วยเหลือ ให้ดูว่าผู้จัดตอบเรื่องนั้นไว้ตรงไหน ข้อเสนอที่บอกชัดว่าส่วนใดทำได้ ส่วนใดต้องปรับ ช่วยให้ทีมตัดสินใจได้มากกว่าคำตอบกว้าง ๆ ว่า “จัดให้ได้ทั้งหมด”

ในด้านนี้ให้ดูความครบของบริการที่ซื้อ ส่วนการติดต่อและคนที่ช่วยดูแลระหว่างทริปให้ไปคิดในส่วนเสริม เพื่อไม่ให้บริการเดียวกันได้รับคะแนนซ้ำ

ความน่าเชื่อถือและเอกสารผู้จัด 20 คะแนน

เริ่มจากเช็คเลขใบอนุญาตประกอบธุรกิจนำเที่ยวและสถานะกับกรมการท่องเที่ยว ดูวันที่ออกใบอนุญาต รวมถึงข้อมูลร้องเรียนหรือการพักใช้ที่ตรวจพบ แล้วเทียบชื่อผู้ประกอบการกับชื่อในข้อเสนอและเอกสารรับเงิน อย่าใช้เพียงรูปใบอนุญาตที่ส่งมาเป็นข้อสรุปว่าทุกอย่างเรียบร้อย คำแนะนำการตรวจใบอนุญาตธุรกิจนำเที่ยวจาก สคบ.

ขอรายละเอียดทีมดูแลกรุ๊ปและเอกสารผู้นำเที่ยวที่เกี่ยวข้องประกอบการพิจารณา พร้อมเก็บใบเสร็จเมื่อชำระเงิน สำหรับการให้คะแนน ควรจดว่าตรวจอะไรแล้วและยังขาดอะไร ชื่อบริษัทที่คุ้นหูหรือรูปทริปเก่าช่วยให้รู้จักผู้จัด แต่ใช้แทนการตรวจเอกสารไม่ได้

ถ้าข้อมูลไม่ตรงกัน ให้ขอคำอธิบายก่อนนำข้อเสนอนั้นมาแข่งขันต่อ การหยุดรอเอกสารสำคัญในขั้นนี้ช่วยให้ทีมไม่ต้องใช้คะแนนด้านอื่นมาชดเชยข้อสงสัยที่ยังไม่ได้คำตอบ

ความโปร่งใสของราคาและรายการรวม 20 คะแนน

ให้คะแนนความชัดเจนของข้อเสนอว่าอ่านแล้วรู้หรือไม่ว่าต้องจ่ายเพื่ออะไร รายการรวม รายการไม่รวม และบริการทางเลือกควรแยกออกจากกัน ถ้าราคาอ้างอิงจำนวนผู้ร่วมทริปหรือลักษณะการพักห้อง ให้ผู้จัดระบุฐานนั้นมาด้วย เพื่อให้ทุกเจ้าเสนออยู่บนเงื่อนไขเดียวกัน

ความโปร่งใสไม่ได้เท่ากับราคาต่ำ ผู้จัดที่แยกรายการเพิ่มเติมชัดอาจทำให้เห็นค่าใช้จ่ายมากกว่าในตอนแรก แต่ทีมจะรู้ว่าต้องพิจารณาอะไรบ้างก่อนอนุมัติ ส่วนใบที่ยอดดูน่าสนใจแต่ยังเว้นรายการสำคัญไว้ ควรขอรายละเอียดเพิ่มก่อนให้คะแนน ไม่ใช้การคาดเดามาเติมช่องว่าง

ลองให้เพื่อนร่วมทีมอีกคนอ่านเฉพาะใบเสนอราคา ถ้ายังต้องถามว่า “แล้วอันนี้รวมไหม?” ให้รวบคำถามส่งกลับเป็นชุดเดียว และขอฉบับแก้ไขที่รวมคำตอบไว้แล้ว จะได้ไม่ต้องไล่อ่านหลายข้อความเพื่อประกอบเป็นข้อเสนอสุดท้าย

เงื่อนไขการชำระเงินและความเสี่ยง 20 คะแนน

อ่านกำหนดชำระเงินไปพร้อมกับเงื่อนไขเปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนวัน ลดจำนวนคน และยกเลิก ขอรายละเอียดตามบริการที่จองจริง เพราะตั๋วเครื่องบินและห้องพักอาจมีเงื่อนไขต่างกัน การเขียนว่า “เป็นไปตามเงื่อนไขผู้ให้บริการ” โดยไม่แนบรายละเอียด ยังไม่พอให้ทีมประเมินผลหากต้องเปลี่ยนแผน

ตัวอย่างเช่น AirAsia มีข้อกำหนดเปลี่ยนวันและเวลาต่างกันตามประเภทตั๋ว ส่วนเงื่อนไขยกเลิกของ Mercure Danang French Village Bana Hills อาจต่างตามการจอง จึงควรดูสิ่งที่แนบมากับข้อเสนอนั้นโดยตรง และให้ผู้จัดบอกว่าเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลง ใครเป็นผู้ตัดสินใจ ติดต่อผ่านช่องทางใด และมีขั้นตอนจัดการอย่างไร เงื่อนไขการเปลี่ยนเที่ยวบินของ AirAsia · เงื่อนไขการจองโรงแรมจาก Accor

คะแนนด้านนี้ให้ดูความชัดเจนของข้อตกลงกับวิธีรับมือเหตุที่กระทบโปรแกรม เช่น เวลากระเช้าเปลี่ยน ส่วน คะแนนเสริมการประสานงานและดูแลผู้ร่วมทริป 15 คะแนน ให้ดูรายชื่อผู้ติดต่อ หน้าที่ทีมดูแล วิธีแจ้งข่าวแก่สมาชิก และการส่งต่อปัญหาระหว่างคนประสานงานในไทยกับทีมที่เวียดนาม แยกให้ชัดว่าใครทำอะไร เพื่อไม่ให้คิดซ้ำกับขอบเขตบริการหรือเงื่อนไขสัญญา

ถ้ายังอยู่ระหว่างคัดรายชื่อผู้จัดก่อนขอข้อเสนอ มีแนวทางต่อใน อ่านต่อ: วิธีเลือกบริษัททัวร์จัดทริปบริษัทเวียดนาม

ตัวอย่างตาราง Scorecard สำหรับคำนวณคะแนนตัดสินใจ

คัดลอกตารางนี้ไปใช้กับใบเสนอราคาของคุณได้ โดยชื่อผู้จัด ก และ ข เป็นช่องสำหรับกรอก ไม่ใช่ผลประเมินบริษัทจริง กำหนดคะแนนย่อยเต็ม 5 เท่ากันทุกด้าน แล้วคำนวณด้วยสูตร คะแนนที่ได้ ÷ 5 × น้ำหนักของด้านนั้น ก่อนนำผลแต่ละแถวมารวมกัน

เพื่อให้คนในทีมให้คะแนนใกล้เคียงกัน ลองใช้คำอธิบายระดับคะแนนชุดเดียวกันดังนี้

• 0 คะแนน: ยืนยันแล้วว่าไม่มีบริการนั้น หรือไม่ตรงข้อกำหนดที่ตกลงกัน

• 1 คะแนน: ตอบโจทย์เพียงเล็กน้อย ยังขาดส่วนสำคัญ

• 2 คะแนน: มีบริการบางส่วน แต่ต้องปรับหลายจุดจึงจะใช้ได้

• 3 คะแนน: ตอบความต้องการพื้นฐานได้ ยังมีรายละเอียดให้ปรับ

• 4 คะแนน: ตรงความต้องการเกือบครบ เหลือข้อจำกัดที่ทีมรับได้

• 5 คะแนน: ตรงข้อกำหนดครบและมีข้อมูลยืนยันเพียงพอ

ถ้ายังไม่ได้รับข้อมูล ให้ใส่คำว่า “รอยืนยัน” แทนคะแนน อย่าใช้คะแนนกลางแทนความไม่รู้ และยังไม่จัดอันดับจากผลรวมที่มีช่องค้างอยู่ เพราะผู้จัดที่ส่งข้อมูลครบจะถูกเทียบกับข้อเสนอที่ทีมกำลังเดาเอง

ด้านที่ประเมิน	น้ำหนัก	ผู้จัด ก	ผู้จัด ข
ขอบเขตงานและมาตรฐานบริการ	25	คะแนนย่อย ÷ 5 × 25	คะแนนย่อย ÷ 5 × 25
ความน่าเชื่อถือและเอกสารผู้จัด	20	คะแนนย่อย ÷ 5 × 20	คะแนนย่อย ÷ 5 × 20
ความโปร่งใสของราคาและรายการรวม	20	คะแนนย่อย ÷ 5 × 20	คะแนนย่อย ÷ 5 × 20
เงื่อนไขการชำระเงินและความเสี่ยง	20	คะแนนย่อย ÷ 5 × 20	คะแนนย่อย ÷ 5 × 20
ส่วนเสริม: การประสานงานและดูแลผู้ร่วมทริป	15	คะแนนย่อย ÷ 5 × 15	คะแนนย่อย ÷ 5 × 15
รวม	100	รวมผลทุกแถว	รวมผลทุกแถว

ตัวอย่างการคำนวณ หากผู้จัดได้ด้านขอบเขตงาน 4 จาก 5 คะแนน ผลถ่วงน้ำหนักคือ 4 ÷ 5 × 25 = 20 คะแนน ส่วนผู้จัดที่ได้เต็มด้านนี้จะได้ 25 คะแนน ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างวิธีคิด ไม่ได้อ้างอิงผลงานของผู้จัดรายใด เมื่อนำไปใช้จริง ให้แนบเหตุผลสั้น ๆ ไว้ด้วย เช่น “ครบรายการที่ขอ แต่รายละเอียดห้องทดแทนยังไม่ตรงความต้องการทั้งหมด”

เพื่อให้กลับมาตรวจได้ง่าย ควรเก็บบันทึกประกอบแยกจากตารางคะแนน โดยระบุชื่อรายการ ตำแหน่งข้อมูลในใบเสนอราคา สิ่งที่ผู้จัดตอบเพิ่มเติม และเหตุผลที่ให้ระดับนั้น หากผู้ประเมินเห็นต่างกัน ให้กลับไปดูข้อกำหนดร่วมกันก่อน ไม่เฉลี่ยคะแนนทันทีโดยยังไม่รู้ว่าคนหนึ่งกำลังให้คะแนนเรื่องใด

เมื่อทุกช่องครบแล้ว ค่อยเทียบผลรวมและดูด้านที่แตกต่างกันมาก หากคะแนนใกล้กัน ให้กลับมาถามว่าความต่างนั้นกระทบเป้าหมายทริปแค่ไหน เช่น ทีมที่ตั้งใจทำกิจกรรมร่วมกันควรดูว่าบริการที่เสนอรองรับกิจกรรมนั้นจริงหรือไม่ เก็บเหตุผลประกอบการเลือกไว้ และใช้ฉบับข้อเสนอที่แก้ไขล่าสุดของทุกเจ้าในการสรุปผล

ให้ผู้จัดเช็คตารางกระเช้าสำหรับวันเดินทางจริงและอธิบายว่าจะทำอย่างไรหากเวลาขึ้นลงเปลี่ยน ตารางของ Sun World Ba Na Hills อาจปรับตามการปฏิบัติงาน เวลาที่แสดงไว้จึงต้องอ่านควบคู่กับแผนรับส่ง โดยเฉพาะวันที่เครื่องลงแล้วจะขึ้นเขาต่อทันที ตารางกระเช้าและประกาศบริการของ Sun World Ba Na Hills

สำหรับคนที่ต้องนำตารางนี้ไปขออนุมัติ ให้แนบเหตุผลว่าทริปตอบเป้าหมายบริษัทอย่างไรไว้คู่กัน อ่านต่อ: เขียน Business Case ขออนุมัติทริปบริษัทเวียดนามอย่างไร

เลือกผู้จัดทริปเวียดนามให้ลงตัวกับทีมงาน

ผู้จัดที่เหมาะกับทีมควรตอบได้ทั้งว่าจะได้รับบริการอะไร และถ้ามีการเปลี่ยนแปลงจะจัดการอย่างไร ใช้คะแนนช่วยอธิบายการเลือก แล้วเช็คว่าข้อตกลงสำคัญอยู่ในเอกสารฉบับที่จะใช้จองครบ โดยเฉพาะเที่ยวบิน โรงแรม และรายการที่เคยรอยืนยัน

ถ้ากำลังเตรียมทริปเวียดนามให้ทีม ลองนำเส้นทางที่สนใจและรายการที่ต้องมีมาคุยกับ BENS เพื่อหารือรูปแบบการเดินทางและการดูแลที่เหมาะกับกลุ่ม ดูรายละเอียดได้ที่ บริการบริหารการเดินทางและทริปองค์กรเวียดนาม