กรุ๊ปบริษัทเวียดนามควรมีไกด์กี่คน จัดสัดส่วนทีมดูแลทริป

จัดทริปเวียดนามต้องใช้ไกด์กี่คน สัดส่วนมาตรฐานตามขนาดกลุ่ม

สัดส่วนในหัวข้อนี้ใช้เป็นแนวทางวางทีมสำหรับงานกรุ๊ปบริษัท ไม่ใช่ข้อบังคับทางกฎหมายหรือจำนวนที่รับรองว่าเพียงพอกับทุกโปรแกรม ก่อนสรุปทีม ลองดูทั้งจำนวนสมาชิก จำนวนรถบัส และการแบ่งกลุ่มในแต่ละช่วงของทริป หากมีสมาชิกแยกไปทำกิจกรรมต่างกัน ควรคุยกับผู้จัดให้ชัดว่าใครดูแลกลุ่มไหนและใครเป็นคนประสานภาพรวม

เมื่อได้รับแผนทีมจากผู้จัด แนะนำให้ดูว่าจำนวนที่ระบุหมายถึงคนประจำรถหรือคนดูแลรวมทั้งคณะ ถ้ามีชื่อคนเดียวปรากฏอยู่หลายส่วน ให้ถามว่าแต่ละช่วงเขาจะอยู่กับกลุ่มไหน และช่วงที่ไม่ได้อยู่ด้วยใครเป็นผู้รับเรื่อง จะจดเป็นรายชื่อคู่กับรถและหน้าที่ก็ได้ หากยังไม่ได้ชื่อผู้ปฏิบัติงาน ให้ระบุตำแหน่งไว้ก่อนแล้วขอให้ผู้จัดแจ้งชื่อเมื่อยืนยันทีม วิธีนี้ช่วยให้คุณอ่านแผนทีมได้ละเอียดกว่าการดูเพียงยอดจำนวนคน

กรุ๊ปขนาดเล็ก 10 - 15 คน ใช้ไกด์ท้องถิ่น 1 คนและคนขับรถ

กรุ๊ปขนาดเล็ก 10 - 15 คน ใช้ไกด์ท้องถิ่นเวียดนาม 1 คนร่วมกับคนขับรถ 1 คนเป็นจุดเริ่มต้นในการวางทีมได้ โดยให้ไกด์ดูแลการนำเที่ยว ให้ข้อมูลโปรแกรม อธิบายกฎของสถานที่ และช่วยดูแลความปลอดภัยของสมาชิกกับทรัพย์สิน

ก่อนตัดสินใจว่าจะเพิ่มหัวหน้าทัวร์ไทยหรือไม่ ลองถามตัวเองว่า ระหว่างทริปใครจะคอยประสานเรื่องของสมาชิกกับไกด์? ถ้าบริษัทมีผู้จัดที่รับหน้าที่นี้ ควรตกลงขอบเขตกับทีมท้องถิ่นไว้ก่อน หากต้องการทีมไทยร่วมดูแลสมาชิกและคุมภาพรวม ก็ให้แจ้งความต้องการนั้นตั้งแต่คุยโปรแกรม จำนวนคนในกรุ๊ปเป็นเพียงจุดตั้งต้น ส่วนหน้าที่ที่ต้องมีคนรับผิดชอบควรระบุให้ครบ

อีกเรื่องที่ควรถามคือภาษาที่ใช้ในการนำเที่ยว ให้ผู้ให้บริการยืนยันสำหรับงานนั้นโดยตรง ทั้งภาษาที่ไกด์ใช้บรรยายและวิธีประสานงานกับทีมไทย อย่าเพิ่งสรุปว่าเมื่อรับกรุ๊ปจากไทยแล้วไกด์จะพูดภาษาไทยได้ เรื่องนี้ควรเช็คสำหรับทริปที่จองก่อนตกลงทีม

กรุ๊ปขนาดกลางถึงใหญ่ 16 - 40 คน จัดไกด์ท้องถิ่น 1 คนคู่กับหัวหน้าทัวร์ไทย 1 ท่านต่อรถบัส

สำหรับกรุ๊ป 16 - 40 คนที่วางแผนเดินทางด้วยรถบัส 1 คัน แนวทางจัดทีมคือไกด์ท้องถิ่นเวียดนาม 1 คนคู่กับหัวหน้าทัวร์ไทย 1 คนต่อรถบัส ไกด์รับงานนำเที่ยว ส่วนหัวหน้าทัวร์ไทยคุมภาพรวม ประสานงาน และดูแลสมาชิก

จุดที่ควรตกลงให้ชัดคือการส่งต่อเรื่องระหว่างทีม หากสมาชิกมีความต้องการเกี่ยวกับทริป ควรกำหนดว่าให้แจ้งใครและใครเป็นคนประสานต่อ การมีคนดูแลเพิ่มจะมีประโยชน์เมื่อแบ่งหน้าที่กันไว้แล้ว จึงควรขอรายละเอียดงานของแต่ละตำแหน่งควบคู่กับจำนวนทีมงาน

ก่อนยืนยันแผน ลองไล่โปรแกรมไปพร้อมกับผู้จัด แล้วดูว่าช่วงไหนไกด์กำลังนำเที่ยวและหัวหน้าทัวร์ไทยจะดูแลสมาชิกอย่างไร หากบริษัทมีคนร่วมประสานด้วย ให้ตกลงบทบาทของคนนั้นไว้ในแผนเดียวกัน เพื่อให้ทีมรู้ว่าควรส่งเรื่องให้ใคร โดยไม่ตั้งความคาดหวังว่าคนที่มากับคณะจะรับผิดชอบงานทุกอย่างโดยอัตโนมัติ

กรุ๊ปใหญ่มากกว่า 40 คนขึ้นไป แยกไกด์ประจำรถทุกคันพร้อมหัวหน้าทัวร์ช่วยดูแล

กรุ๊ปมากกว่า 40 คนที่แบ่งเดินทางด้วยรถบัสหลายคัน ใช้แนวทางจัดไกด์ท้องถิ่นเวียดนามประจำรถทุกคัน และมีหัวหน้าทัวร์ไทย 1 - 2 คนช่วยคุมภาพรวมของคณะได้ สัดส่วนนี้เป็นข้อเสนอสำหรับวางทีม ต้องพิจารณาร่วมกับโปรแกรมจริง โดยเฉพาะกรณีรถแต่ละคันไม่ได้เดินทางหรือทำกิจกรรมพร้อมกัน

ไกด์ประจำรถรับผิดชอบงานนำเที่ยวของกลุ่มที่ได้รับมอบหมาย ส่วนหัวหน้าทัวร์ไทยช่วยประสานระหว่างทีมและดูแลสมาชิก ก่อนเดินทางควรระบุว่าใครดูแลรถคันไหน ใครคุมภาพรวม และหากแผนเปลี่ยนจะส่งข้อมูลให้ผู้เกี่ยวข้องอย่างไร การแบ่งหน้าที่เช่นนี้มีไว้ให้ทีมใช้ทำงานร่วมกัน ส่วนเวลาการเดินทางยังต้องดูตามสถานการณ์จริง

ถ้าโปรแกรมมีการแยกกลุ่ม ควรให้ผู้จัดทบทวนว่าทีมที่วางไว้ดูแลแต่ละกลุ่มได้อย่างไร อย่าใช้จำนวนหัวหน้าทัวร์ไทยจากแนวทางตั้งต้นเป็นข้อสรุปสุดท้ายโดยยังไม่ได้ดูเส้นทางและกิจกรรม การคุยจากโปรแกรมจริงจะทำให้เห็นว่าหน้าที่ใดมีผู้รับผิดชอบแล้ว และเรื่องใดยังต้องตกลงเพิ่มเติม

สำหรับทริปที่ต้องกำหนดหน้าที่ดูแลผู้บริหารโดยเฉพาะ มีรายละเอียดต่อที่ อ่านต่อ: จ้างไกด์ส่วนตัวเวียดนามสำหรับผู้บริหาร ต้องกำหนดหน้าที่อะไรบ้าง

บทบาทหน้าที่ความต่างของไกด์ท้องถิ่นเวียดนามกับหัวหน้าทัวร์ไทย

ไกด์ท้องถิ่นเวียดนามและหัวหน้าทัวร์ไทยมีหน้าที่ต่างกัน ไกด์ทำหน้าที่นำเที่ยวตามเงื่อนไขกฎหมายเวียดนาม ส่วนหัวหน้าทัวร์ไทยเป็นทีมไทยที่บินไปคุมภาพรวม ประสานงาน และดูแลสมาชิก การระบุทั้งจำนวนและบทบาทในแผนจะช่วยให้ผู้จัดเข้าใจว่ากำลังขอทีมมาดูแลงานส่วนใด

ไกด์ท้องถิ่นเวียดนาม ดูแลการนำเที่ยวตามกฎหมายและประสานงานจุดหมาย

หากโปรแกรมมีผู้ทำหน้าที่นำเที่ยว บุคคลนั้นต้องมีบัตรไกด์และเอกสารตามเงื่อนไขของกฎหมายเวียดนาม กฎหมายการท่องเที่ยว Luật Du lịch 2017 ระบุเรื่องสัญญา เอกสารมอบหมายงานตามโปรแกรม หรือสถานะสมาชิกองค์กรวิชาชีพตามเงื่อนไขที่กำหนด ผู้จัดจึงควรให้ผู้ให้บริการเช็คคุณสมบัติและเอกสารของคนที่จะมาปฏิบัติงานจริง

กฎหมายแบ่งไกด์เป็น 3 ประเภท ได้แก่ ไกด์นำเที่ยวนานาชาติ ไกด์นำเที่ยวในประเทศ และไกด์ประจำจุดท่องเที่ยว โดยไกด์นำเที่ยวนานาชาติมีขอบเขตนำเที่ยวนักท่องเที่ยวต่างชาติที่เข้ามายังเวียดนามได้ทั่วประเทศ เรื่องประเภทบัตรจึงควรเช็คควบคู่กับงานที่มอบหมาย

คุณสมบัติของผู้ถือบัตรไกด์นำเที่ยวนานาชาติครอบคลุมสัญชาติเวียดนามและการพำนักในเวียดนาม วุฒิหรือประกาศนียบัตรด้านการนำเที่ยว ตลอดจนความสามารถภาษาต่างประเทศที่ลงทะเบียนใช้ปฏิบัติงาน การมีคุณสมบัติด้านภาษาต่างประเทศไม่ได้ระบุว่าภาษานั้นต้องเป็นภาษาไทย

ขณะทำงาน ไกด์นำเที่ยวนานาชาติต้องสวมบัตรไกด์และพกเอกสารมอบหมายงานจากบริษัทจัดโปรแกรมพร้อมโปรแกรมทัวร์ หากดูแลนักท่องเที่ยวต่างชาติ โปรแกรมต้องมีภาษาเวียดนามและภาษาต่างประเทศด้วย ส่วนหน้าที่ที่กฎหมายระบุและเกี่ยวข้องกับทริป ได้แก่

• นำเที่ยวตามงานที่ได้รับมอบหมาย โดยยึดงานหรือสัญญาของโปรแกรมนั้น

• ให้ข้อมูลโปรแกรมทัวร์ เพื่อให้สมาชิกทราบรายละเอียดการเดินทาง

• อธิบายกฎและข้อปฏิบัติ ทั้งกฎหมายและกฎของสถานที่ที่เข้าชม

• ช่วยดูแลความปลอดภัย ของนักท่องเที่ยวและทรัพย์สินระหว่างปฏิบัติงาน

เมื่อนัดคุยกับผู้ให้บริการ ควรถามเรื่องบัตรไกด์ เอกสารสำหรับงาน และหน้าที่ที่ตกลงกันให้ครบ หากมีงานประสานเพิ่มเติมนอกเหนือจากรายการนี้ ให้ขอรายละเอียดก่อนสรุปแผน จะได้เข้าใจตรงกันว่าทีมรับดูแลส่วนใดบ้าง

หัวหน้าทัวร์ไทย บินไปคุมความเรียบร้อยและดูแลความต้องการของทีมงาน

หัวหน้าทัวร์ไทยคือทีมไทยที่บินไปร่วมดูแลทริป เน้นคุมภาพรวม ประสานงาน และดูแลสมาชิก บทบาทนี้แยกจากการเป็นไกด์ท้องถิ่นเวียดนาม จึงไม่ควรนับหัวหน้าทัวร์ไทยเป็นผู้แทนบัตรไกด์สำหรับงานนำเที่ยวในเวียดนาม

สำหรับคนจัดทริป สิ่งที่ควรคุยกับหัวหน้าทัวร์ไทยคือขอบเขตการดูแลสมาชิกและวิธีประสานกับทีมท้องถิ่น ลองบอกความต้องการของคณะให้ชัด แล้วให้ผู้จัดอธิบายว่าแต่ละเรื่องจะมีใครรับผิดชอบ หากมีงานเฉพาะที่บริษัทต้องการให้ช่วย ควรตกลงเพิ่มเป็นเรื่อง ๆ ไป แทนการเข้าใจว่าคำว่า “ดูแลสมาชิก” ครอบคลุมทุกงานที่นึกถึง

ก่อนออกเดินทาง ควรแจ้งสมาชิกด้วยว่าใครเป็นผู้ประสานฝั่งไทยและติดต่อผ่านช่องทางใด ถ้าบริษัทมีผู้จัดร่วมเดินทาง ให้ตกลงวิธีส่งต่อเรื่องกับหัวหน้าทัวร์ไทยไว้ด้วย สมาชิกจะได้รู้ว่าควรแจ้งความต้องการกับใคร และทีมมีขอบเขตงานเดียวกันเป็นจุดอ้างอิงระหว่างทริป

จัดทริปกรุ๊ปบริษัทไปเวียดนามพร้อมทีมงานดูแล ปรึกษา BENS DVA

ถ้ากำลังวางทริปบริษัทไปเวียดนาม BENS DVA ให้คำปรึกษาการวางทีมไกด์ท้องถิ่นเวียดนามและหัวหน้าทัวร์ไทยได้ ลองเตรียมจำนวนสมาชิก จำนวนรถที่คาดว่าจะใช้ และโปรแกรมที่สนใจมาคุย พร้อมระบุงานที่ต้องการให้ทีมช่วยดูแล เพื่อใช้ประกอบการวางทีมให้เหมาะกับทริปของคุณ

• บริการ Travel Management ในเวียดนาม

• ดูโปรแกรมตัวอย่างทริปเวียดนามสำหรับองค์กร

• ติดต่อทีมงาน BENS DVA เพื่อวางแผนทริป