จ้างไกด์ส่วนตัวเวียดนามให้ผู้บริหาร แบบไหนดีและดูแลอะไรบ้าง
หลังจบวงคุยกับคู่ค้าในโฮจิมินห์ หากมื้อรับรองยังรออยู่แต่ผู้บริหารอยากแวะดูสถานที่เพิ่ม คนที่พาเดินทางต้องคุยกับทั้งคนขับ ร้านอาหาร และเจ้าภาพให้เข้าใจตรงกัน จึงมีคำถามว่า จ้างไกด์ส่วนตัวไปเวียดนาม ต้องเลือกแบบไหนถึงจะดูแลทริปผู้บริหารได้ คำตอบคือเลือกไกด์ที่มีบัตรตรงกับงานและสื่อสารในภาษาที่ทีมใช้ได้ พร้อมแยกให้ชัดว่าต้องมีผู้ประสานงานหรือล่ามสำหรับวงคุยธุรกิจเพิ่มเติมหรือไม่ บทนี้ชวนเทียบรูปแบบการจ้าง งานที่ควรขอให้ดูแล และรายละเอียดที่ต้องคุยก่อนตกลงเดินทาง
จ้างไกด์ส่วนตัวเวียดนามให้ผู้บริหาร มีกี่รูปแบบและควรเลือกแบบไหน
เริ่มจากคำถามง่าย ๆ ว่า ในทริปนี้อยากให้คนที่ไปด้วยช่วยเรื่องอะไรเป็นหลัก พาเที่ยวและอธิบายสถานที่ ช่วยคุยกับร้านอาหาร หรือประสานนัดดูงานที่เลื่อนได้ตลอดวัน? คำตอบจะช่วยแยกงานนำเที่ยวออกจากงานประสานธุรกิจ ส่วนราคาควรขอให้เสนอจากเส้นทาง ภาษา และหน้าที่จริงของทริป แล้วเทียบรายการที่รวมอยู่ให้ตรงกันก่อนตัดสินใจ
การเทียบไกด์ท้องถิ่นกับคนไทยเป็นการเทียบรูปแบบการดูแลและภาษา ไม่ได้บอกสิทธิในการนำเที่ยวโดยอัตโนมัติ สำหรับแขกต่างชาติที่เที่ยวในเวียดนาม ควรตรวจบัตรไกด์ประเภทนานาชาติให้ตรงกับงาน เพราะบัตรนำเที่ยวภายในประเทศกับบัตรประจำแหล่งท่องเที่ยวมีขอบเขตต่างกัน การพูดไทยหรืออังกฤษได้จึงเป็นเพียงส่วนหนึ่งของสิ่งที่ต้องดู
อ่านกฎหมายท่องเที่ยวเวียดนามเรื่องประเภทบัตรไกด์และขอบเขตการนำเที่ยวไกด์ท้องถิ่นสื่อสารภาษาอังกฤษและเวียดนาม สำหรับเดินทางทั่วไป
ถ้าคนร่วมทริปคุยภาษาอังกฤษได้ และต้องการคนพาเที่ยวพร้อมช่วยสื่อสารกับบริการท้องถิ่น รูปแบบนี้เป็นทางเลือกที่นำมาเปรียบเทียบได้ ลองคุยกับคนที่จะมาดูแลจริงก่อนจอง ให้เขาอธิบายเส้นทางหรือเล่าว่าจะช่วยประสานเรื่องอาหารอย่างไร จะได้รู้ว่าฟังกันเข้าใจและคุยกันคล่องแค่ไหน
ขอให้ผู้ให้บริการระบุภาษาที่ไกด์ใช้กับแขก รวมถึงหน้าที่ระหว่างวันให้ชัด หากมีบางคนไม่สะดวกใช้ภาษาอังกฤษ ให้คิดต่อด้วยว่าใครจะช่วยถ่ายทอดข้อมูลให้คนนั้น โดยเฉพาะเวลานัดหมายหรือแจ้งเปลี่ยนจุดรับรถ จะได้ไม่ฝากหน้าที่แปลทุกอย่างไว้กับเพื่อนร่วมทริปโดยไม่ได้คุยกันก่อน
ไกด์คนไทยและผู้ประสานงานมืออาชีพ สำหรับงานธุรกิจและการดูงาน
ถ้าผู้บริหารต้องการคุยรายละเอียดเป็นภาษาไทยตลอดวัน ลองขอรูปแบบทีมที่มีผู้ประสานงานภาษาไทยทำงานร่วมกับไกด์ที่มีคุณสมบัติตรงกับงานในเวียดนาม แล้วถามต่อว่าคนใดดูแลการนำเที่ยว คนใดคุยกับเจ้าภาพ และคนใดรับเรื่องเปลี่ยนตาราง ไม่ควรตัดสินจากสัญชาติหรือคำว่าไกด์ส่วนตัวเพียงอย่างเดียว
ถ้าจะให้ช่วยแปลระหว่างประชุม ให้ส่งหัวข้อสนทนาและคำเฉพาะของธุรกิจไปให้พิจารณาก่อน พร้อมถามว่ารับงานระดับนั้นได้หรือควรจัดล่ามเพิ่ม การพาชมสถานที่กับการถ่ายทอดรายละเอียดในวงเจรจาต้องการความพร้อมต่างกัน และควรตกลงเรื่องการใช้เอกสารหรือข้อมูลที่ผู้บริหารจะแชร์กับทีมดูแลไว้ด้วย
ขอบเขตการดูแลที่ผู้บริหารจะได้รับตลอดการเดินทาง
หน้าที่ไกด์ครอบคลุมการนำเที่ยว ให้ข้อมูล และช่วยใช้บริการตามโปรแกรมที่ได้รับมอบหมาย แต่รายละเอียดอย่างการจองร้านอาหารหรือดูแลรถตลอดวันต้องดูข้อตกลงของทริปนั้นด้วย ก่อนจอง ลองส่งตารางคร่าว ๆ ให้ผู้ให้บริการอธิบายกลับว่าแต่ละช่วงใครรับผิดชอบ จะเห็นงานที่ยังไม่มีคนดูแลได้ชัดกว่าคำว่า “ดูแลครบ”
การปรับเปลี่ยนเส้นทางและรักษาเวลาตามนัดหมายธุรกิจ
ในตารางเดินทางหรือ Itinerary ให้แยกนัดที่เลื่อนไม่ได้ออกจากกิจกรรมที่ยืดหยุ่นได้ เช่น นัดกับคู่ค้าที่ต้องรักษาเวลา ส่วนการแวะเที่ยวอาจลดหรือย้ายตามความเหมาะสม ระบุจุดนัดพบและผู้ติดต่อของเจ้าภาพให้พร้อม แล้วให้ทีมดูแลช่วยตรวจว่าการเดินทางระหว่างนัดจัดได้จริงหรือควรปรับก่อนออกเดินทาง
หากวงคุยยืดออกไป ควรมีคนรับคำตัดสินใจจากผู้บริหารแล้วแจ้งต่อถึงคนขับและร้านอาหารให้ครบ อย่าปล่อยให้แต่ละฝ่ายใช้ตารางคนละฉบับ การขอเปลี่ยนโปรแกรมตามปกติยังต้องประสานผู้รับผิดชอบของผู้จัดทริป ส่วนกรณีฉุกเฉินอาจจำเป็นต้องปรับตามสถานการณ์ จึงควรตกลงช่องทางติดต่อและคนที่ตัดสินใจแทนได้ไว้ตั้งแต่ต้น
การประสานงานรถรับส่ง VIP และการจองร้านอาหารรับรอง
คำว่า VIP บอกความต้องการระดับบริการ แต่ยังไม่บอกรายละเอียดรถที่จะได้ใช้ ขอให้ระบุรุ่นรถ จำนวนที่นั่ง พื้นที่สัมภาระ คนขับ และเงื่อนไขการรอให้เห็นภาพจริง ถ้ามีช่วงที่ผู้บริหารแยกไปพบคู่ค้า ขณะที่ผู้ติดตามไปอีกแห่ง ให้ถามเรื่องการแยกรถไว้ด้วย จะได้ไม่วางแผนโดยคิดว่ารถคันเดิมดูแลทุกคนพร้อมกันได้
สำหรับมื้อรับรอง ส่งข้อมูลการแพ้อาหารและข้อจำกัดการกินไปพร้อมรายชื่อแขกที่เกี่ยวข้อง แล้วให้ทีมร้านอาหารยืนยันเมนูที่รองรับได้ หากต้องการห้องส่วนตัวหรือใช้มื้ออาหารคุยงาน ให้แจ้งความต้องการนั้นโดยตรง พร้อมถามว่าใครติดตามการจองและใครติดต่อร้านเมื่อนัดเลื่อน การบอกเพียงว่าอยากได้ร้านดี ๆ ยังเปิดให้ตีความได้กว้างเกินไป
การดูแลความเรียบร้อยหน้างานและประสานงานแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
ขอชื่อและช่องทางติดต่อของคนดูแลหน้างานไว้กับผู้ร่วมทริป พร้อมตกลงวิธีแจ้งปัญหาที่เข้าใจง่าย เช่น รถไม่ตรงจุดรับ ห้องพักไม่ตรงรายการ หรือมีคนต้องแยกกลับก่อน ทีมดูแลจะได้รู้ว่าต้องประสานใคร และผู้บริหารไม่ต้องเป็นคนตามเรื่องทุกครั้งด้วยตัวเอง
ก่อนบิน ควรส่งข้อมูลเที่ยวบิน รายชื่อจัดห้องพัก ข้อจำกัดเรื่องอาหาร และผู้ติดต่อหลักให้ทีมที่รับผิดชอบตรวจร่วมกัน หากมีการแก้ไขภายหลัง ให้แจ้งว่ารายการใดเปลี่ยนและใช้ฉบับไหนต่อ การเตรียมข้อมูลส่วนนี้ช่วยให้งานเช็คอิน รถรับส่ง และร้านอาหารเริ่มจากข้อมูลชุดเดียวกัน
อ่านต่อ: Travel Management ทริปเวียดนาม ควรแบ่ง Scope ระหว่าง HR กับเอเจนซีอย่างไรวิธีเลือกผู้ให้บริการในเมืองหลักอย่างโฮจิมินห์ ฮานอย และดานัง
ไม่ว่าจะเริ่มทริปที่โฮจิมินห์ ฮานอย หรือดานัง ควรถามว่าคนที่จะดูแลมีความพร้อมกับเส้นทางที่ส่งไปแค่ไหน มากกว่าดูเพียงว่าบริษัทประกาศรับงานในเมืองนั้นหรือไม่ หากเดินทางต่อไปต่างเมือง ให้ระบุด้วยว่าใช้ทีมเดิมหรือมีการส่งต่องาน และใครเป็นคนรับข้อมูลจากทีมก่อนหน้า
เช็คข้อมูลธุรกิจนำเที่ยวและไกด์ในแต่ละเมืองผ่าน Dashboard ของ Cục Du lịch Quốc gia Việt Namช่องทางแพลตฟอร์มออนไลน์และฟรีแลนซ์สำหรับทริปทั่วไป
แพลตฟอร์มออนไลน์ใช้เริ่มหาคนและเปรียบเทียบรูปแบบบริการได้ แต่รูปโปรไฟล์กับรีวิวไม่แทนการตรวจคุณสมบัติ ลองขอข้อมูลของไกด์ที่จะมาทำงานจริง บัตรที่ใช้ประกอบอาชีพ และหลักฐานรับงานตามโปรแกรม รวมถึงถามว่าใครเป็นคู่สัญญาและติดต่อใครหากวันเดินทางคนที่ตกลงไว้มาไม่ได้
การทำงานแบบฟรีแลนซ์ก็ยังต้องตรวจเงื่อนไขการประกอบอาชีพให้ครบ การคุยตรงกับคนดูแลอาจเหมาะกับคนที่อยากจัดรายละเอียดเอง แต่ควรถามให้รู้ว่าต้องจองรถ ร้านอาหาร และบริการอื่นแยกหรือไม่ หากคำตอบยังมีเพียงราคาต่อวัน ให้ขอรายละเอียดงานเพิ่มก่อนนำไปเทียบกับอีกเจ้า
อ่านคำชี้แจงรัฐบาลเวียดนามเรื่องบัตรไกด์และเงื่อนไขประกอบอาชีพการจ้างผ่านผู้ให้บริการมืออาชีพสำหรับทริปทางการ
ถ้ามีนัดหลายฝ่ายหรือมีงานรับรองที่ต้องประสานต่อเนื่อง ลองขอให้ผู้ให้บริการเสนอวิธีทำงานตั้งแต่รับข้อมูลจนจบทริป ตรวจชื่อธุรกิจและเลขใบอนุญาตที่เปิดเผยในเอกสารหรือช่องทางของบริษัท แล้วเทียบให้ตรงกับผู้รับผิดชอบที่ระบุในสัญญา หากมีทั้งบริษัทไทยและทีมเวียดนาม ให้ถามว่าฝั่งใดรับผิดชอบงานส่วนไหน
ใช้ตารางนี้เป็นคำถามประกอบการคุยได้ โดยไม่ต้องตัดสินล่วงหน้าว่ารูปแบบใดดีกว่าเสมอไป
| จุดที่เทียบ | คุยกับไกด์โดยตรง | คุยผ่านบริษัทจัดการเดินทาง |
|---|---|---|
| คนดูแลจริง | ขอคุยกับคนรับงานและยืนยันคุณสมบัติ | ขอชื่อไกด์และผู้ประสานงานที่บริษัทจัดให้ |
| งานที่ต้องทำเอง | ถามว่าบริการใดต้องจองแยก | ขอรายการที่บริษัทรับประสานให้ |
| การเปลี่ยนคนดูแล | ถามว่าจะจัดการอย่างไรหากมาไม่ได้ | ถามขั้นตอนเปลี่ยนตัวและแจ้งให้ยอมรับ |
| ปัญหาระหว่างทริป | ระบุผู้ติดต่อและขอบเขตที่รับแก้ไข | ระบุคนรับเรื่องและผู้ตัดสินใจของบริษัท |
สำหรับทริปที่ยังเลือกระหว่างการดูงานกับช่วงเที่ยวพักผ่อน ลองดูเส้นทางประกอบก่อน แล้วค่อยคุยว่าช่วงใดต้องมีไกด์หรือทีมประสานเพิ่ม
โปรแกรมทัวร์เวียดนามสำหรับองค์กรข้อตกลงการทำงานและค่าใช้จ่ายที่ต้องยืนยันก่อนเดินทาง
ขอรายละเอียดบริการเป็นเอกสารที่ย้อนกลับมาอ่านได้ ทั้งโปรแกรม คุณภาพบริการ เวลา วิธีให้บริการ และเงื่อนไขชำระเงิน ถ้าจ้างผ่านผู้จัดนำเที่ยว ให้ตรวจสัญญาให้ตรงกับรายการที่คุยไว้ โดยเฉพาะคำว่า “รวมแล้ว” ว่ารวมค่าบริการนั้นจริง หรือรวมเฉพาะงานช่วยจองและประสานให้
ขอบเขตเวลาทำงานและค่าล่วงเวลา
คุยกับผู้ให้บริการแต่ละรายให้ชัดว่าเริ่มและเลิกงานเมื่อใด พร้อมระบุจุดรับและส่ง รวมถึงวิธีนับช่วงที่ไกด์ต้องรอขณะผู้บริหารประชุม แล้วตกลงชั่วโมงทำงานและเงื่อนไขล่วงเวลาเป็นลายลักษณ์อักษร
กรณีมีอาหารค่ำหลังจบงานหรือเที่ยวบินเลื่อน ให้ถามไว้ว่าใครดูแลต่อ ต้องแจ้งเพิ่มเมื่อใด และผู้ให้บริการจะเสนอค่าใช้จ่ายให้ใครยืนยันก่อนเริ่มงานส่วนเพิ่ม อย่าเพิ่งสรุปว่าช่วงที่ไม่ได้พาเที่ยวจะไม่นับเวลาทำงาน เพราะการรอและการพร้อมรับงานต่อควรอยู่ในข้อตกลงเดียวกัน
ค่าใช้จ่ายส่วนเพิ่มเรื่องที่พัก อาหาร และการเดินทางนอกเมือง
ให้แยกรายการของผู้เดินทางออกจากรายการของไกด์และทีมดูแล โดยเฉพาะทริปที่ต้องค้างคืนหรือเปลี่ยนเมือง ถามตรง ๆ ว่ามีค่าที่พัก อาหาร การเดินทางของทีม หรือค่าใช้รถนอกเส้นทางเพิ่มเติมหรือไม่ พร้อมระบุว่าใครจองและชำระส่วนใด จะได้อ่านข้อเสนอแล้วเข้าใจตรงกันทั้งฝั่งผู้จ้างและผู้รับงาน
ก่อนตอบตกลง ควรมีคำตอบครบสำหรับรายการต่อไปนี้
• ค่าจ้างไกด์รวมงานใดบ้าง และงานล่ามหรือผู้ประสานงานแยกต่างหากหรือไม่
• รถรับส่งรวมช่วงไหน มีเงื่อนไขรอหรือเดินทางนอกเมืองอย่างไร
• ค่าอาหารและที่พักของทีมดูแลอยู่ในรายการใด
• บริการที่ช่วยจองให้มีค่าบริการจริงรวมอยู่แล้วหรือยัง
• หากเปลี่ยนกำหนดเดินทาง ยกเลิกบางบริการ หรือเปลี่ยนผู้ร่วมทริป ต้องแจ้งอย่างไร
เช็คเงื่อนไขยกเลิกควบคู่กับรายการที่รวมอยู่ก่อนจ่ายมัดจำ เพราะรายละเอียดส่วนนี้เป็นสิ่งที่ควรตกลงให้จบขณะยังเลือกและเปรียบเทียบบริการได้
อ่านต่อ: เงื่อนไขยกเลิกทริปเวียดนาม HR ต้องตรวจจุดไหนก่อนจ่ายมัดจำพาทีมผู้บริหารไปเวียดนาม ให้ทีมงานช่วยประสานการเดินทาง
เมื่อรู้แล้วว่าทริปต้องใช้ไกด์และคนประสานส่วนไหน BENS ช่วยงานจัดการเดินทางองค์กรในเวียดนามได้ ทั้งตารางเดินทาง รายชื่อห้องพัก รถ ไกด์ ร้านอาหาร และการดูแลหน้างาน โดยคุยขอบเขตให้ตรงกับนัดของผู้บริหารก่อนเดินทาง อ่านรายละเอียดได้ที่ บริการ Travel Management ในเวียดนาม
เตรียมเมืองที่จะไป กำหนดนัดหมาย ภาษาที่ต้องใช้ และข้อมูลผู้ร่วมทริปไว้ให้พร้อม เพื่อให้ทีมงานช่วยพิจารณารูปแบบการดูแลที่เหมาะกับงานของคุณ ติดต่อทีมงาน Incentive Vietnam
คำถามที่พบบ่อย
ไปเวียดนามกับผู้บริหาร จำเป็นต้องจ้างไกด์คนไทยไหม?
ไม่จำเป็นต้องตัดสินจากสัญชาติเป็นหลัก ควรดูภาษาที่ผู้ร่วมทริปใช้และหน้าที่ที่ต้องการ หากต้องการคนประสานภาษาไทย ให้ถามรูปแบบทีมที่ทำงานร่วมกับไกด์ซึ่งมีคุณสมบัติตรงกับงานในเวียดนาม
ไกด์นำเที่ยวช่วยเป็นล่ามในที่ประชุมได้ไหม?
ควรส่งหัวข้อประชุมและคำเฉพาะให้ผู้ให้บริการพิจารณาก่อน แล้วตกลงว่าคนดูแลรับงานแปลระดับนั้นได้หรือควรมีล่ามเพิ่ม อย่าสรุปจากความสามารถในการสนทนาทั่วไปเพียงอย่างเดียว
ขอราคาไกด์ส่วนตัวต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?
เตรียมเมือง เส้นทาง วันเดินทาง ภาษาที่ต้องใช้ ช่วงเวลาที่ต้องการให้ดูแล และหน้าที่ระหว่างทริป พร้อมแจ้งว่ามีการค้างคืนหรือเดินทางนอกเมืองหรือไม่ เพื่อให้เทียบรายการบริการได้ตรงกัน
จ้างไกด์ผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ต้องเช็คอะไร?
ขอข้อมูลคนที่จะมาดูแลจริง ตรวจบัตรไกด์ให้ตรงกับงาน หลักฐานรับงานตามโปรแกรม และชื่อคู่สัญญา รวมถึงถามว่าใครรับผิดชอบหากไกด์ที่ตกลงไว้มาไม่ได้
จองไกด์แล้วถือว่ารวมรถและร้านอาหารด้วยไหม?
ให้ดูรายการที่ตกลงไว้เป็นหลัก ขอแยกงานประสานจองออกจากค่ารถ ค่าอาหาร และบริการอื่นให้ชัด เพราะการช่วยจองไม่ได้แปลว่ารวมค่าบริการนั้นแล้วเสมอไป
