Travel Management เวียดนาม คู่มือแบ่งงานเอเจนซีก่อนจัดทริป

บริการ Travel Management ในเวียดนาม ช่วยลดงานให้ผู้รับผิดชอบ

งานที่ส่งต่อให้เอเจนซีได้เริ่มตั้งแต่ประสานตั๋วและที่พัก เตรียมรายละเอียดการเดินทาง ไปจนถึงรถรับส่งและทีมดูแลระหว่างทริป ลองไล่ตามวันเดินทางจริงว่าใครจะรับช่วงตรงไหน ตั้งแต่คนในทีมออกจากสนามบินไปขึ้นรถ เข้าโรงแรม และเดินทางตามโปรแกรม วิธีนี้ช่วยให้คุยขอบเขตบริการได้ชัดกว่าคำว่า “ดูแลครบ” เพียงอย่างเดียว

การหาตั๋วเครื่องบินแบบกลุ่มและดีลที่พักราคาพิเศษ

ให้เอเจนซีช่วยเทียบเที่ยวบินกับเวลาที่ต้องไปถึง และอธิบายเงื่อนไขตั๋วก่อนตัดสินใจจอง โดยเฉพาะกรุ๊ปที่ต้องเดินทางพร้อมกัน ควรถามว่าเงื่อนไขตั๋วเครื่องบินสำหรับการเดินทางเป็นกลุ่ม หรือ Group Fare ที่เสนอมานั้น กำหนดเรื่องส่งรายชื่อและเปลี่ยนการเดินทางไว้อย่างไร อย่าเพิ่งใช้เงื่อนไขตั๋วที่เคยซื้อไปเที่ยวเองมาตัดสินว่าทั้งทีมจะทำแบบเดียวกันได้

ด้านโรงแรม งานของผู้ช่วยคือประสานห้องพักและเงื่อนไขห้องพักสำหรับการจองเป็นกลุ่ม หรือ Group Rate ให้เข้ากับความต้องการ คำว่าดีลพิเศษจึงควรดูรายละเอียดประกอบ ทั้งประเภทห้อง อาหารเช้า และเงื่อนไขแก้ไขการจอง ราคาหรือสิทธิที่ได้ขึ้นกับข้อเสนอของที่พักแต่ละแห่ง ไม่ควรคาดว่าการจองแบบกลุ่มจะถูกกว่าเสมอ

เอกสารที่ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันคือ Rooming List หรือรายชื่อจัดห้องพักของกรุ๊ป กับ Itinerary หรือโปรแกรมเดินทางและตารางเวลา ขอให้เอเจนซีเตรียมเอกสารเหล่านี้ตามข้อมูลที่บริษัทส่งให้ เพื่อเช็คว่าห้องพักและการเดินทางสอดคล้องกันก่อนเดินทางจริง

การประสานงานรถโค้ช ร้านอาหาร และทีมซัพพอร์ตหน้างาน

ถ้าเอเจนซีดูแลรถ ร้านอาหาร และทีมหน้างานด้วย ให้ระบุว่างานครอบคลุมช่วงใดบ้าง เช่น รับจากสนามบิน ส่งเข้าโรงแรม และพาเดินทางตามโปรแกรมที่ตกลงกัน รายละเอียดอย่างจุดนัดพบ ผู้รับกรุ๊ป และช่องทางแจ้งเมื่อเดินทางมาถึง ควรปรากฏในเอกสารที่คนจัดใช้หน้างานได้ทันที

สำหรับร้านอาหาร ให้ตกลงว่าใครเป็นคนส่งรายการอาหารให้พิจารณา ใครประสานข้อจำกัดของผู้ร่วมทริป และทีมใดเช็คกับร้านก่อนเข้ารับบริการ ส่วนทีมดูแลทริปควรบอกบทบาทให้ชัดว่าใครดูแลการเดินทาง ใครติดต่อผู้ให้บริการท้องถิ่น คนจัดจะได้ส่งคำถามไปถูกคนโดยไม่ต้องไล่ประสานเองทุกจุด

ถ้ายังอยู่ระหว่างเลือกเส้นทาง ลองใช้โปรแกรมตัวอย่างคุยกับทีมว่าอยากให้ผู้ช่วยดูแลช่วงไหนบ้าง แล้วค่อยกำหนดงานที่ต้องใช้จริง ดูโปรแกรมตัวอย่างทริปเวียดนามสำหรับองค์กร

คู่มือแบ่งงานกับเอเจนซี ใครต้องรับจบส่วนไหนบ้าง

ใช้ตารางนี้เป็นจุดเริ่มต้นในการคุยงาน แล้วเติมชื่อคนรับผิดชอบของบริษัทและเอเจนซีลงในเอกสารร่วมกัน งานเดียวอาจต้องช่วยกันทำ แต่ควรระบุให้ได้ว่าใครเป็นคนให้ข้อมูล ใครลงมือ และใครยืนยันให้เดินหน้าต่อ

เรื่องที่ต้องทำ	ฝั่งบริษัท	ฝั่งเอเจนซี
ตั๋วและห้องพัก	เลือกข้อเสนอและยืนยันตามนโยบาย	ประสานการจองและแจ้งเงื่อนไข
รายชื่อผู้เดินทาง	ตรวจความถูกต้องก่อนส่ง	นำข้อมูลที่ยืนยันแล้วไปดำเนินการ
โปรแกรมเดินทาง	ระบุกิจกรรมที่ต้องมีและข้อจำกัดของทีม	จัดตารางและประสานผู้ให้บริการ
ปัญหาระหว่างทริป	ตัดสินใจเรื่องที่เกินอำนาจหน้างาน	แจ้งผลกระทบ เสนอทางเลือก และดำเนินการตามที่อนุมัติ

งานฝั่งคนจัด: คุมงบประมาณภาพรวม นโยบาย และอนุมัติรายชื่อ

HR ซึ่งดูแลข้อมูลคนเดินทางและประสานผู้อนุมัติ ควรเริ่มจากถามบริษัทให้ชัดว่า ทริปนี้ต้องได้อะไร กิจกรรมไหนต้องมี และเรื่องใดยืดหยุ่นได้ จากนั้นสรุปกรอบงบประมาณกับนโยบายที่เกี่ยวข้องให้เอเจนซีใช้เตรียมข้อเสนอ เช่น แนวทางเลือกเที่ยวบิน ห้องพัก และรายการที่พนักงานต้องรับผิดชอบเอง โดยไม่ปล่อยให้ผู้ให้บริการเดาความต้องการจากชื่อทริป

ความถูกต้องของรายชื่อยังต้องมาจากฝั่งบริษัท ตัวอย่างเช่น Vietnam Airlines กำหนดให้ชื่อ นามสกุล และวันเกิดที่ใช้ซื้อตั๋วตรงกับเอกสารระบุตัวตน จึงควรให้ผู้เดินทางเช็คข้อมูลของตัวเอง แล้วให้ผู้รับผิดชอบรวบรวมและยืนยันก่อนส่งออกตั๋ว การส่งต่อชื่อที่ยังไม่ตรวจแล้วหวังให้เอเจนซีแก้ภายหลัง อาจทำให้ต้องย้อนกลับไปเช็คเงื่อนไขการจองอีกครั้ง

เรื่องค่าเงินให้คุยกับผู้อนุมัติแยกให้จบว่าใช้หลักใดในการเผื่อความเปลี่ยนแปลง เพื่อให้การตัดสินใจเป็นไปตามนโยบายเดียวกัน อ่านต่อ: งบเผื่อค่าเงินทริปเวียดนาม ควรกำหนด Policy อย่างไร

งานฝั่งเอเจนซี: ดำเนินการจองทั้งหมด คุมเวลา และแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

เมื่อบริษัทเลือกข้อเสนอแล้ว เอเจนซีดำเนินการจองรายการที่อยู่ในข้อตกลง ประสานผู้ให้บริการ และส่งผลยืนยันกลับมาให้เช็ค คำว่า “จองทั้งหมด” ควรมีรายการกำกับว่าหมายถึงอะไรบ้าง หากบริษัทจองบางส่วนเอง ให้ระบุจุดรับส่งงานไว้ด้วย เช่น เอเจนซีจะได้รับรายละเอียดเที่ยวบินจากใครเพื่อเตรียมรถรับสนามบิน

ด้านเวลา ให้ผู้ช่วยจัดตารางที่รวมจุดนัดพบและเวลาที่เกี่ยวกับบริการต่าง ๆ พร้อมแจ้งว่าช่วงไหนปรับได้ ส่วนการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าควรมีขอบเขตอำนาจชัดเจน เอเจนซีช่วยหาทางออกและลงมือประสานได้ แต่เรื่องที่เปลี่ยนเงื่อนไขสำคัญของทริปต้องส่งให้ผู้มีอำนาจของบริษัทตัดสินใจตามที่ตกลงกัน

เช็คลิสต์เตรียมข้อมูลก่อนจัดทริป ส่งมอบอะไรให้ผู้ดูแล

ก่อนส่งข้อมูล ลองเปิดดูว่าคนที่ไม่ได้ร่วมประชุมกับเราจะอ่านแล้วทำงานต่อได้หรือยัง ข้อมูลที่ยังรอยืนยันให้แยกสถานะไว้ชัด ๆ และตกลงกำหนดส่งกับเอเจนซีตามเงื่อนไขของบริการแต่ละรายการ จะได้รู้ว่าส่วนไหนเริ่มทำได้แล้วและส่วนไหนยังต้องรอ

รายละเอียดผู้เดินทางทั้งหมดและข้อจำกัดเรื่องอาหาร

เตรียมข้อมูลเป็นชุดเดียวที่แก้ไขและตามต่อได้ โดยเลือกส่งเอกสารผ่านช่องทางที่บริษัทตกลงไว้กับผู้ดูแล เนื้อหาที่ควรมี ได้แก่

• ชื่อและนามสกุลตามเอกสารเดินทาง วันเกิด และข้อมูลอื่นที่จำเป็นต่อการจอง

• รายละเอียดเที่ยวบินและช่วงที่แต่ละคนร่วมทริป หากเดินทางไม่พร้อมกัน

• รายชื่อจัดห้องพัก พร้อมระบุคู่พักและความต้องการที่พักที่ต้องให้โรงแรมพิจารณา

• ข้อจำกัดอาหารแยกรายคน เช่น อาหารที่แพ้ อาหารที่รับประทานไม่ได้ และความต้องการมื้อพิเศษ

• เบอร์โทรศัพท์หรืออีเมลที่ใช้ติดต่อผู้เดินทางได้ รวมถึงผู้รับผิดชอบแก้ไขข้อมูลของบริษัท

ถ้ามีบินภายในเวียดนาม อย่าเช็คจบแค่รายชื่อในตั๋ว เงื่อนไขของ Vietnam Airlines สำหรับผู้โดยสารต่างชาติกล่าวถึงหนังสือเดินทางพร้อมตราประทับเข้าเมืองล่าสุด หรือเอกสารเดินทางและเอกสารพำนักที่เกี่ยวข้อง ให้เอเจนซีช่วยเช็คเอกสารที่ใช้ได้กับผู้เดินทางแต่ละคน และเตือนให้เตรียมต้นฉบับที่ยังใช้ได้สำหรับเช็คอิน

เรื่องอาหารให้เขียนรายละเอียดตามที่ผู้เดินทางแจ้ง แยกความชอบออกจากข้อจำกัดที่ต้องให้ผู้ให้บริการพิจารณา อย่าจบแค่คำว่า “กินยาก” แล้วให้ทีมหน้างานตีความเอง หากผู้ให้บริการยังไม่ยืนยันว่าจัดให้ได้ ให้แจ้งกลับคนจัดก่อนรับปากกับผู้เดินทาง

สำหรับมื้อพิเศษบน Vietnam Airlines ต้องสั่งล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนออกเดินทาง และลงทะเบียนใหม่เมื่อเปลี่ยนเส้นทางหรือเวลาเที่ยวบิน จึงควรให้เอเจนซีเช็คสถานะมื้ออาหารอีกครั้งเมื่อการจองเปลี่ยน เงื่อนไขนี้เป็นของสายการบินดังกล่าว ส่วนร้านอาหารและสายการบินอื่นให้เช็คกำหนดของแต่ละแห่ง

ช่องทางติดต่อฉุกเฉินและผู้มีอำนาจตัดสินใจระหว่างทริป

ทำรายชื่อผู้ติดต่อที่เปิดหาได้สะดวก ประกอบด้วยคนประสานหลักของบริษัท ผู้ดูแลจากเอเจนซี ทีมหน้างาน และผู้อนุมัติเรื่องสำคัญ พร้อมช่องทางติดต่อสำรองหากติดต่อคนหลักไม่ได้ ชื่อในเอกสารควรคู่กับหน้าที่ เช่น ติดต่อเรื่องผู้เดินทาง ติดต่อเรื่องรถ หรือขออนุมัติเปลี่ยนแผน

ควรตกลงด้วยว่าใครแจ้งข่าวให้ผู้ร่วมทริป และใครรับข้อมูลจากเอเจนซี เพื่อลดการส่งข่าวคนละเวอร์ชัน ลองถามกันก่อนว่า “ถ้าผู้อนุมัติกำลังอยู่บนเครื่อง ใครตัดสินใจแทนได้?” แล้วบันทึกคำตอบกับขอบเขตที่ทำได้ไว้ การมีเบอร์ติดต่อครบจะมีประโยชน์ขึ้นเมื่อรู้ว่าคนที่รับสายช่วยตัดสินใจเรื่องใดได้บ้าง

จุดที่มักหลุดเวลาทำงานกับเอเจนซีและวิธีอุดรอยรั่ว

ก่อนยืนยันงาน ลองหยิบสถานการณ์เปลี่ยนแผนมาคุยกันให้เห็นคำตอบจริง เช่น มีคนขอกลับก่อน หรือกิจกรรมบริษัทจบช้าจนกระทบรถและร้านอาหาร ประเด็นที่ต้องได้ข้อสรุปคืออะไรอยู่ในบริการเดิม อะไรต้องขอเพิ่ม และใครเป็นคนอนุมัติ

ความเข้าใจไม่ตรงกันเรื่องค่าใช้จ่ายนอกแพ็กเกจ

ขอให้ข้อเสนอระบุทั้งรายการที่รวมและรายการที่ไม่รวม พร้อมเงื่อนไขเมื่อขอเปลี่ยนงาน คำถามที่ควรถามคือ ถ้าใช้รถต่างจากตารางเดิม เปลี่ยนห้องพัก หรือขอแยกการเดินทาง เอเจนซีต้องเช็คกับผู้ให้บริการใด และต้องได้รับคำยืนยันจากบริษัทก่อนเริ่มดำเนินการตรงไหน

ตั๋วกลุ่มเป็นตัวอย่างที่ควรอ่านเงื่อนไขให้จบ ข้อกำหนดตั๋วกลุ่มของ Vietnam Airlines ที่ระบุเรื่องนี้ให้เปลี่ยนได้เฉพาะเมื่อชนิดตั๋วอนุญาต และต้องเปลี่ยนทั้งกรุ๊ปไปเส้นทางกับเวลาใหม่เดียวกัน หากคืนได้ก็ต้องคืนทั้งกรุ๊ป ไม่ใช่คืนแยกรายคน อย่านำเงื่อนไขนี้ไปเหมารวมกับทุกสายการบิน แต่ใช้เป็นเหตุผลให้ขอเงื่อนไขของตั๋วที่กำลังจะซื้อก่อนรับคำขอจากพนักงาน

ให้ผู้ช่วยแยกข้อความ “รับเรื่องแล้ว” ออกจาก “ยืนยันการเปลี่ยนแล้ว” ด้วย เพราะช่วงที่กำลังสอบถามโรงแรมหรือสายการบินยังอาจไม่มีผลยืนยัน หากบอกคนในทีมชัดว่าอยู่ขั้นตอนไหน ก็จะลดการเข้าใจว่าคำขอทุกอย่างสำเร็จทันทีที่แจ้ง

กระบวนการขออนุมัติเมื่อต้องปรับเปลี่ยนตารางเวลากะทันหัน

ตกลงขั้นตอนไว้ว่า เมื่อมีเหตุให้ต้องเปลี่ยน เอเจนซีแจ้งสิ่งที่เกิดขึ้นพร้อมทางเลือก ผลต่อโปรแกรม เงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง และเวลาที่ต้องได้คำตอบ จากนั้นผู้มีอำนาจของบริษัทเลือกทางออก ก่อนที่เอเจนซีจะยืนยันกับผู้ให้บริการและส่งตารางใหม่ให้ทุกฝ่ายใช้ตรงกัน

กรณีต้องเปลี่ยนเที่ยวบิน ให้เช็คทั้งเงื่อนไขตั๋วและช่องทางที่ใช้ซื้อก่อนดำเนินการ ตัวอย่างเช่น Vietnam Airlines จำกัดการเปลี่ยนตั๋วผ่านเว็บหรือแอปไว้กับตั๋วที่ซื้อตรงและเข้าเงื่อนไข จึงไม่ควรรับปากว่าจะให้ผู้เดินทางกดเปลี่ยนเองได้เสมอ ขอให้เอเจนซีแจ้งช่องทางดำเนินการและกำหนดเวลาของการจองนั้นให้ชัด

หลังจบทริป ใช้เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงมาทบทวนสั้น ๆ ว่าข้อมูลใดส่งช้า ใครตัดสินใจไม่ทัน และข้อตกลงข้อไหนต้องเขียนใหม่ บันทึกเป็นสิ่งที่ต้องปรับสำหรับรอบหน้า จะช่วยให้การทำงานต่อเนื่องแม้บริษัทเปลี่ยนคนรับผิดชอบทริป

หาเอเจนซีดูแลทริปเวียดนามรอบหน้า เลือกผู้ช่วยแบบไหนให้งาน HR เบาลง

เลือกผู้ช่วยที่อธิบายได้ว่าจะรับงานอะไร ส่งมอบเอกสารอะไร และมีใครประสานผู้ให้บริการในเวียดนาม ควบคู่กับการเช็คสถานะผู้ประกอบการและเครือข่ายท้องถิ่น BENS DVA มีบริการประสานตั๋วกลุ่ม จัดหาโรงแรม จัดทำรายชื่อห้องพักและโปรแกรมเดินทาง รวมถึงรถรับส่งและทีมดูแลตลอดทริป สามารถใช้รายการงานที่แบ่งไว้ข้างต้นเทียบกับ บริการ Travel Management ในเวียดนาม

เมื่อพร้อมคุยรายละเอียด เตรียมช่วงเดินทาง เส้นทางที่สนใจ จำนวนผู้ร่วมทริปโดยประมาณ และงานที่อยากให้ผู้ช่วยรับไปดูแล เพื่อให้ทีมงานเสนอขอบเขตบริการได้ตรงกับสิ่งที่บริษัทต้องใช้ ติดต่อทีมงาน BENS DVA