ห้องประชุมเวียดนามต้องกว้างแค่ไหน คำนวณจากจำนวนคนและ seating

เกณฑ์คำนวณขนาดห้องประชุมเวียดนาม มาตรฐานพื้นที่ต่อคน

เริ่มจากสูตร จำนวนคน × พื้นที่ต่อคนตามรูปแบบที่นั่ง = พื้นที่ห้องโดยประมาณ แต่คำว่ามาตรฐานพื้นที่ต่อคนต้องใช้ให้ระวัง เพราะยังไม่มีข้อมูลยืนยันเกณฑ์เดียวที่ใช้ได้กับห้องประชุมทั่วเวียดนาม ตัวเลขสำหรับวางแผนจึงควรเป็นจุดเริ่มต้นในการหาห้อง แล้วให้สถานที่ยืนยันผังที่จัดได้จริง

เกณฑ์ประมาณการของ ASU ใช้พื้นที่ต่างกันตามขนาดกลุ่มและการวางโต๊ะเก้าอี้ ส่วนรูปทรงห้อง เสา และสิ่งที่ย้ายออกไม่ได้ ล้วนมีผลต่อการจัดวาง ลองถามก่อนว่า ในช่วงประชุมทุกคนแค่นั่งฟัง หรือจะต้องเปิดคอมพิวเตอร์ จดงาน และลุกไปทำกิจกรรมด้วย? คำตอบนี้ช่วยเลือกตัวคูณได้ตรงกว่าการดูพื้นที่ห้องอย่างเดียว

ห้องขนาดเล็กและขนาดกลาง สำหรับ 10 - 50 คน

ถ้าเป็นกลุ่มขนาดนี้ เกณฑ์ ASU สำหรับผู้ร่วมงานไม่เกิน 60 คนให้พื้นที่ประมาณ 1.1 ตร.ม./คน สำหรับ Theater ซึ่งจัดเก้าอี้เป็นแถวแบบโรงละคร ไม่มีโต๊ะ และประมาณ 2.0 ตร.ม./คน สำหรับ Classroom ซึ่งจัดแบบห้องเรียน มีโต๊ะสำหรับจดหรือวางอุปกรณ์ นำจำนวนคนของงานไปคูณกับอัตราของแบบที่เลือก เพื่อใช้หาห้องที่น่าจะเหมาะก่อนขอดูผัง

ตัวอย่างห้องจริงคือ Antigone ขนาด 55 ตร.ม. ของ Saigon Exhibition and Convention Center (SECC) ศูนย์แสดงสินค้าและการประชุมในโฮจิมินห์ เมืองหลักทางใต้ของเวียดนาม ห้องนี้ระบุความจุ Theater 35 คน แต่ Classroom 25 คน จึงเห็นได้ว่าห้องเดียวกันไม่ได้รับผู้เข้าร่วมเท่ากันทุกแบบ

สำหรับการประชุมกลุ่มเล็ก ลองขอภาพห้องจากมุมผู้ฟังและผังโต๊ะประกอบกันด้วย ถ้าต้องเปิดเอกสารหลายชุดหรือมีอุปกรณ์ทดลอง ให้อธิบายการใช้งานเหล่านี้ตั้งแต่ตอนถามหาห้อง จะได้ไม่เลือกจากคำว่า “รองรับได้” แล้วมาพบทีหลังว่าพื้นที่บนโต๊ะไม่พอทำงาน

ห้องสัมมนาขนาดใหญ่ สำหรับ 50 - 200 คนขึ้นไป

งานที่คนมากขึ้นยังใช้สูตรเดิมได้ แต่เกณฑ์ประมาณพื้นที่ต่อคนของ ASU ลดลงตามขนาดกลุ่ม โดยช่วง 60 - 300 คนใช้ประมาณ 1.0 ตร.ม./คนสำหรับ Theater และ 1.9 ตร.ม./คนสำหรับ Classroom ส่วนกลุ่มมากกว่า 300 คนใช้ประมาณ 0.9 และ 1.7 ตร.ม./คนตามลำดับ ตัวเลขนี้เป็นแนวทางประมาณพื้นที่ ไม่ใช่ความจุที่รับรองให้กับห้องใดห้องหนึ่ง

ดูตัวอย่างห้องขนาดกลางและใหญ่ของ SECC จะช่วยให้เห็นความต่างชัดขึ้น ตารางนี้เป็นความจุที่สถานที่ระบุ ไม่ใช่ผลคูณจากสูตรข้างต้น

ห้องประชุม	พื้นที่	Theater	Classroom
Sunflower	185 ตร.ม.	180 คน	100 คน
Conference Hall	520 ตร.ม.	450 คน	270 คน

ถ้าสูตรคำนวณกับตารางสถานที่ให้ผลต่างกัน ให้ส่งรายละเอียดงานไปขอผังเฉพาะงาน อย่าเลือกใช้ตัวเลขที่จุคนได้มากกว่าโดยอัตโนมัติ และถามให้ชัดว่าผังที่เสนอรวมเวที ทางเดิน จุดควบคุมภาพและเสียง รวมถึงพื้นที่กิจกรรมไว้แล้วหรือยัง พื้นที่ลงทะเบียนและพักเบรกก็ควรระบุตำแหน่งแยกให้เห็น จะได้รู้ว่าแต่ละช่วงคนต้องเดินไปตรงไหน

4 รูปแบบ Seating ยอดนิยม และการคิดพื้นที่ตามการจัดวาง

รูปแบบที่นั่งช่วยกำหนดทั้งจำนวนคนและวิธีที่คนในห้องมีส่วนร่วมกับงาน นอกจาก Theater กับ Classroom ยังมี U-Shape ซึ่งจัดโต๊ะเป็นทรงตัวยูเพื่อให้คุยโต้ตอบกันได้ และ Banquet ซึ่งจัดโต๊ะกลมหรือโต๊ะอาหารสำหรับงานประชุมคู่จัดเลี้ยง ก่อนเลือก ลองไล่กำหนดการว่าช่วงไหนฟังบรรยาย ช่วงไหนลงมือทำ และช่วงไหนต้องคุยกันในกลุ่ม

Theater และ Classroom สำหรับงานบรรยายและเทรนนิ่ง

Theater เหมาะกับช่วงนั่งฟังเป็นหลัก เช่น การบรรยายสั้นที่ไม่ต้องจดมาก เก้าอี้เรียงหันไปทางเวทีช่วยให้ผู้ร่วมงานมองไปในทิศทางเดียวกัน และในตัวอย่างห้องที่นำมาเทียบ แบบนี้รับคนได้มากกว่าแบบมีโต๊ะ ถ้ากำหนดการมีเพียงการนำเสนอและถามตอบ ก็เป็นแบบที่เริ่มพิจารณาได้ง่าย

Classroom เหมาะกับงานที่ต้องมีโต๊ะใช้งาน เช่น เทรนนิ่งที่ต้องจดตามหรือวางคอมพิวเตอร์ แม้ห้องจะรับคนได้น้อยลง แต่โต๊ะเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรม หากผู้สอนมีแบบฝึกหัดตลอดช่วง ควรเลือกห้องให้รองรับ Classroom ตั้งแต่แรก พร้อมถามเรื่องปลั๊กและการวางอุปกรณ์ตามจำนวนที่ต้องใช้

จุดที่ควรลองดูในผังคือที่นั่งริมแถวและท้ายห้อง หากมีจอหลักอยู่ด้านหน้า ให้ขอภาพหรือทดลองมองจากตำแหน่งเหล่านี้ด้วย โดยเฉพาะงานที่ต้องอ่านตัวหนังสือบนสไลด์ การมีที่นั่งครบยังต้องมาคู่กับการมองเห็นเนื้อหาได้เหมาะกับกิจกรรม

ถ้าช่วงเช้าฟังบรรยายแล้วช่วงบ่ายทำแบบฝึกหัด ลองให้สถานที่เสนอทั้งการใช้ Classroom ตลอดงานและการเปลี่ยนผังระหว่างพัก แล้วค่อยเลือกตามเวลาที่จัดห้องได้จริง วิธีนี้ช่วยตัดสินใจได้ว่าควรเก็บพื้นที่สำหรับโต๊ะไว้ตั้งแต่ต้นหรือไม่

U-Shape และ Banquet สำหรับประชุมผู้บริหารและงานเลี้ยง

U-Shape เหมาะกับวงสนทนาที่ต้องเห็นหน้ากัน และมีผู้นำการประชุมอยู่หัวโต๊ะ แนวทางการจัดงานของ Marriott แนะนำรูปแบบนี้กับกลุ่มน้อยกว่า 40 คนที่เน้นการโต้ตอบกัน แต่ตัวเลขความจุของห้องอาจสูงกว่านั้นได้ จึงควรแยกคำว่า “เหมาะกับการคุย” ออกจาก “จัดที่นั่งได้กี่คน”

ตัวอย่าง Ballroom ของ Le Méridien Saigon พื้นที่ 360 ตร.ม. ระบุ Theater 324 คน แต่ U-Shape 78 คน ช่องว่างกลางตัวยูและแนวโต๊ะทำให้ใช้พื้นที่ต่างจากการเรียงเก้าอี้มาก ถ้าเป็นวงประชุมที่ทุกคนต้องพูด ลองดูระยะระหว่างผู้ร่วมประชุมและตำแหน่งไมโครโฟนประกอบก่อนเลือกห้องที่ใหญ่ขึ้น

Banquet เหมาะกับมื้ออาหารและการคุยกลุ่มย่อย โต๊ะกลมช่วยแบ่งผู้ร่วมงานเป็นกลุ่มตามโต๊ะ เกณฑ์ตัวอย่างของ Marriott ระบุว่าโต๊ะกลมขนาด 5 ฟุตนั่งได้สบาย 8 คน และขนาด 6 ฟุตนั่งได้สบาย 10 คน ถ้ามีทั้งเอกสาร อาหาร และกิจกรรมบนโต๊ะ ให้บอกสถานที่ว่าต้องวางอะไรบ้างก่อนสรุปจำนวนคนนั่ง

ความต่างของการจัดแต่ละแบบเห็นได้จาก Grand Ballroom ของ Sheraton Saigon Grand Opera Hotel ในโฮจิมินห์ ซึ่งมีพื้นที่ 720 ตร.ม. เท่ากันทั้งตาราง

รูปแบบที่นั่ง	ความจุที่ระบุ	ลักษณะงานที่เข้ากัน
Theater	1,000 คน	บรรยายและฟังการนำเสนอ
Classroom	450 คน	เทรนนิ่งที่ต้องใช้โต๊ะ
U-Shape	120 คน	ประชุมที่เน้นการโต้ตอบ
Banquet	650 คน	ประชุมคู่มื้ออาหารหรือคุยเป็นโต๊ะ

สำหรับ U-Shape และ Banquet ควรขอผังตามโต๊ะที่สถานที่มีจริง แทนการนำอัตราพื้นที่ของ Theater มาคำนวณต่อ ส่วนงานเลี้ยงที่มีการนำเสนอด้วย ให้ดูทิศทางเก้าอี้แต่ละโต๊ะว่าต้องหันตัวไปมองเวทีมากแค่ไหน แล้วปรับผังให้เหมาะกับช่วงที่ใช้ฟังและช่วงที่ใช้รับประทานอาหาร

เทียบความจุศูนย์ประชุมและโรงแรมจัดงานในเมืองหลัก

การเทียบสถานที่ควรเริ่มจากชื่อห้องและรูปแบบที่นั่งเดียวกัน เพราะบางแห่งบอกความจุฮอลล์หลัก บางแห่งบอกความจุห้องย่อย และบางแห่งใช้จำนวนรองรับรวมของศูนย์ ตัวเลขเหล่านี้ช่วยคัดรายชื่อได้ แต่ต้องอ่านว่าครอบคลุมพื้นที่ส่วนไหนก่อนนำมาเทียบกัน

ฮานอยและโฮจิมินห์ เทียบศูนย์ประชุมและโรงแรมหลักตามความจุจริง

ในฮานอย เมืองหลวงของเวียดนาม มี National Convention Center (NCC) ศูนย์ประชุมแห่งชาติที่ระบุว่าฮอลล์หลักรองรับได้ถึง 3,500 ที่นั่ง ส่วนห้องอเนกประสงค์ขนาดเล็กและกลางรองรับ 40 - 1,300 คน จึงมีตัวเลือกให้พิจารณาทั้งงานรวมและการแยกประชุมเป็นกลุ่ม โดยต้องสอบถามห้องและผังที่จะใช้ให้ตรงกับกำหนดการ

ฝั่งโฮจิมินห์ มีทั้ง SECC และโรงแรมจัดงานอย่าง Sheraton Saigon Grand Opera Hotel ที่มีตารางความจุตามรูปแบบที่นั่งให้เทียบ ตัวเลขของ SECC ที่ยืนยันได้ในที่นี้เป็นของ Conference Hall โดยเฉพาะ ส่วนโรงแรมเป็นของ Grand Ballroom ไม่ควรนำไปเรียกเป็นความจุรวมของสถานที่

สถานที่และห้อง	เมือง	ความจุที่ใช้พิจารณา
NCC ฮอลล์หลัก	ฮานอย	สูงสุด 3,500 ที่นั่ง ต้องถามรูปแบบสำหรับงาน
SECC Conference Hall	โฮจิมินห์	Theater 450 คน / Classroom 270 คน
Sheraton Saigon Grand Opera Hotel Grand Ballroom	โฮจิมินห์	Theater 1,000 คน / Classroom 450 คน

หากมีผู้ฟังหลายภาษา NCC ระบุอุปกรณ์เกี่ยวกับการแปลภาษาไว้ เช่น ห้องล่าม ชุดหูฟัง และระบบสลับช่องภาษา ส่วน Conference Hall ของ SECC ระบุเวที ระบบไฟและเสียง รวมถึงอินเทอร์เน็ตไร้สายไว้ด้วย ให้ส่งรายการอุปกรณ์ที่งานต้องใช้ไปสอบถามว่ารองรับผังที่เลือกอย่างไร และมีรายการใดรวมอยู่ในการใช้ห้องบ้าง

ดานัง โรงแรมริมหาดและศูนย์ประชุมขนาดใหญ่

ดานัง เมืองชายทะเลตอนกลางของเวียดนาม มี Ariyana Convention Centre (ACC) ศูนย์ประชุมริมหาดที่มีฮอลล์ใหญ่ พื้นที่ต้อนรับเข้างาน และห้องฟังก์ชันหรือห้องจัดกิจกรรม 6 ห้อง ข้อมูลจากพอร์ทัลท่องเที่ยวเมืองดานังระบุว่ารวมรองรับได้ถึง 2,500 คน จำนวนนี้เป็นความจุรวมตามข้อมูลสถานที่ จึงยังใช้แทนจำนวนที่นั่งของห้องเดียวในแบบที่เลือกไม่ได้

ถ้ากำลังเลือกระหว่างศูนย์ประชุมกับโรงแรมริมหาด ลองวางช่วงประชุม มื้ออาหาร และกิจกรรมหลังประชุมลงในกำหนดการก่อน แล้วขอให้แต่ละแห่งระบุว่าจะใช้ห้องหรือพื้นที่ใดในแต่ละช่วง หากต้องแยกกลุ่มพร้อมกัน ให้ขอรายชื่อห้องย่อยและความจุแยกห้องด้วย จะเห็นได้ว่าทุกกิจกรรมมีพื้นที่รองรับจริงหรือยัง

สำหรับงานที่ต่อด้วยกิจกรรมกลางแจ้งหรือริมทะเล ควรถามเรื่องพื้นที่ในร่มสำรองและวิธีย้ายกิจกรรมไว้ด้วย ส่วนการเลือกโรงแรม ให้ขอตารางห้องประชุมจากโรงแรมที่สนใจโดยตรง ไม่ควรใช้ความจุของศูนย์ประชุมข้างต้นแทนความจุห้องในโรงแรม

อ่านต่อ: ดูโปรแกรมทริปและกิจกรรมองค์กรในเวียดนาม

จัดประชุมสัมมนาในเวียดนาม ให้ทีมงานมืออาชีพช่วยประสานงาน

ก่อนส่งงานให้ทีมประสานสถานที่ เตรียมเมือง วันงานและวันสำรอง จำนวนผู้เข้าร่วม กำหนดการ และรูปแบบที่นั่งของแต่ละช่วง พร้อมรายการภาพและเสียง อาหาร เวลาเข้าจัดห้อง และจุดรับส่งรถ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คุยเรื่องห้องในเวียดนามได้ครบทั้งพื้นที่ประชุมและการใช้งานหน้างาน

อ่านต่อ: บริการจัดประชุมสัมมนาและ MICE ในเวียดนาม

ถ้ามีห้องที่สนใจแล้ว ส่งชื่อห้องพร้อมผังและจำนวนคนมาคุยเรื่องการประสานสถานที่ การเช็คที่นั่ง และการดูแลงาน

ติดต่อ: ติดต่อทีมงาน Incentive Vietnam