จัดทริปบริษัทเวียดนาม วาง Policy ช่วง Free Time ยังไงดี

วาง Policy ค่าใช้จ่ายส่วนตัวและเงินสนับสนุนช่วง Free Time

อย่าเพิ่งใช้คำว่า “เที่ยวตามอัธยาศัย” แล้วปล่อยให้แต่ละคนตีความเอง ลองไล่จากกิจกรรมที่ทีมอาจทำจริง เช่น แวะกินข้าว เดินซื้อของ หรือเรียกรถกลับที่พัก แล้วระบุว่ารายการไหนบริษัทดูแล รายการไหนเป็นส่วนตัว ข้อตกลงควรส่งให้ทุกคนอ่านก่อนทริป เพื่อให้ตัดสินใจได้ตั้งแต่ก่อนจ่าย

ค่าใช้จ่ายส่วนตัว เช่น ค่าอาหาร ค่าเดินทาง Grab หรือแท็กซี่ และค่าเข้าชมสถานที่

เขียนรายการที่ต้องรับผิดชอบเองให้เห็นภาพ รวมถึงกรณีที่คล้ายกันแต่เบิกได้ต่างกัน เช่น รถที่บริษัทจัดไว้ในโปรแกรมกับรถที่เรียกไปเที่ยวต่อส่วนตัว หากมีมื้ออิสระ ให้บอกด้วยว่าบริษัทสนับสนุนหรือให้ดูแลเอง การระบุไว้แค่คำว่า “ค่าใช้จ่ายนอกโปรแกรม” อาจยังไม่พอสำหรับคนที่เพิ่งไปทริปบริษัทครั้งแรก

รายการช่วงเที่ยวเอง	สิ่งที่ควรตกลงก่อนเดินทาง
อาหารและเครื่องดื่ม	มื้อใดเป็นมื้ออิสระ และรายการใดอยู่นอกสิทธิ์ที่บริษัทให้
Grab หรือแท็กซี่	เส้นทางใดเบิกได้ ต้องขออนุมัติก่อนหรือไม่ และใช้หลักฐานอะไร
ค่าเข้าชมและกิจกรรมที่เลือกเพิ่ม	ใครเป็นผู้จ่าย และกิจกรรมใดต้องแจ้งคนดูแลก่อนจอง
ของฝากและการซื้อของส่วนตัว	แยกออกจากรายการที่บริษัทรับผิดชอบให้ชัด

ในเวียดนาม การซื้อของเล็ก ๆ ยังใช้เงินสดกันทั่วไป ส่วนโรงแรมและร้านอาหารหลายแห่งรับบัตร จึงควรเตรียมวิธีจ่ายให้เหมาะกับแผนเที่ยวของตัวเอง สำหรับการเรียกรถ ให้เช็คทะเบียนรถและคนขับกับข้อมูลในแอปก่อนขึ้นทุกครั้ง แม้จะเป็นระยะทางกลับโรงแรมที่ดูใกล้ก็ตาม

วงเงินสนับสนุนหรือเบี้ยเลี้ยง พร้อมระบุประเภทใบเสร็จและเงื่อนไขการเบิกจ่าย

ถ้าบริษัทให้เบี้ยเลี้ยง (Per diem) ให้ฝ่ายบุคคลกับฝ่ายบัญชีตกลงวิธีใช้สิทธิ์ก่อนแจ้งทีม ว่าเป็นเงินให้ใช้ตามเงื่อนไขหรือเบิกตามที่จ่ายจริง ครอบคลุมรายการใด และส่งเอกสารเมื่อไร รวมถึงกรณีจ่ายร่วมกันเป็นกลุ่มว่าใครยื่นเบิก เพื่อไม่ให้ยอดเดียวกันถูกส่งซ้ำ

ประเภทหลักฐานที่รับควรเขียนให้ชัดตั้งแต่ต้น เช่น บริษัทจะรับใบเสร็จจากร้านหรือหลักฐานการเดินทางจากแอปในเงื่อนไขใดบ้าง อย่ารับปากว่าร้านค้าหรือรถทุกคันจะออกเอกสารได้ตามแบบที่ฝ่ายบัญชีต้องการ ถ้าหลักฐานไม่ครบ ให้มีผู้ติดต่อสำหรับพิจารณากรณีนั้น โดยแยกเรื่องการอนุมัติค่าใช้จ่ายออกจากการขอความช่วยเหลือฉุกเฉิน

ข้อกำหนดความปลอดภัย จุดนัดพบ และการเช็คอินระหว่างทาง

ข้อตกลงที่ดีควรทำให้คนเที่ยวรู้ว่าแจ้งแค่ไหนจึงพอ และคนดูแลรู้ว่าจะตามใครได้จากช่องทางไหน นี่เป็นส่วนหนึ่งของ Duty of Care หรือความรับผิดชอบในการดูแลความปลอดภัยของผู้ร่วมทริป ลองอ่านกติกาจากมุมคนที่ไม่คุ้นเมืองและไม่คล่องเรื่องแอปด้วย ถ้าทำตามยาก ควรปรับให้เข้าใจง่ายก่อนใช้จริง

เปิดสัญญาณอินเทอร์เน็ตตลอดเวลา และส่งตำแหน่งที่อยู่หรือเช็คอินในกลุ่มเมื่อเปลี่ยนจุดหลัก

ก่อนแยกย้าย ให้ทุกคนลองส่งข้อความและตำแหน่งในกลุ่มทริป เช็คแพ็กเกจอินเทอร์เน็ต แบตเตอรี่ และการตั้งค่ารับสายให้พร้อม หากใช้ eSIM หรือซิมดิจิทัล ควรทดสอบให้ใช้งานได้ตั้งแต่ยังมีทีมงานอยู่ด้วย คนที่ติดปัญหาจะได้แก้ก่อนออกไปเดินเอง

ตกลงรูปแบบข้อความสั้น ๆ ว่าให้แจ้งใครอยู่ด้วย ไปจุดไหน และจะกลับมายังจุดนัดอย่างไร เมื่อเปลี่ยนย่านหรือแยกจากเพื่อนกลุ่มเดิมให้แจ้งใหม่ ข้อมูลเท่านี้ช่วยให้คนดูแลตามเรื่องต่อได้ โดยไม่ต้องรายงานทุกครั้งที่แวะร้าน ถ้าโทรศัพท์ใช้ไม่ได้ ให้ใช้ช่องทางสำรองที่ตกลงไว้ เช่น โทรผ่านเครื่องเพื่อนหรือให้โรงแรมช่วยติดต่อผู้ประสานงาน

ควรมีคนรับผิดชอบอ่านข้อความด้วย การส่งตำแหน่งเข้ากลุ่มเพียงอย่างเดียวไม่ได้แปลว่ามีคนเห็นแล้ว กำหนดให้ผู้ดูแลตอบรับเมื่อมีการเปลี่ยนแผนสำคัญ และบอกทีมล่วงหน้าว่าเรื่องเร่งด่วนให้โทร ไม่รอคำตอบในแชต

ระบบบัดดี้ร่วมทางเป็นกลุ่มย่อย หลีกเลี่ยงการแยกเดินทางคนเดียว

ระบบเดินทางเป็นกลุ่มย่อยหรือมีเพื่อนร่วมทาง (Buddy System) ควรจับกลุ่มจากความสนใจและแรงเดินที่ใกล้กัน คนอยากซื้อของจะได้ไม่ต้องรีบตามคนที่อยากกลับไปพัก และไม่มีใครถูกทิ้งให้เดินตามลำพังเพราะเกรงใจเพื่อน ให้ตกลงกันก่อนว่าใครถือข้อมูลติดต่อและใครช่วยแจ้งเมื่อเปลี่ยนแผน

พื้นที่ท่องเที่ยวและบริเวณคนแน่นมีความเสี่ยงเรื่องล้วงกระเป๋าหรือฉกของ เก็บของสำคัญให้มิดชิด และอย่าฝากโทรศัพท์หรือข้อมูลติดต่อทั้งหมดไว้กับคนเดียว หากเก็บพาสปอร์ตในตู้นิรภัยของโรงแรมได้ ให้พกสำเนาหรือรูปถ่ายดิจิทัลไว้สำหรับอ้างอิง เช็คด้วยว่ากิจกรรมที่เลือกต้องใช้เอกสารตัวจริงหรือไม่

หากเพื่อนอยากกลับก่อน ให้จัดเพื่อนร่วมทางหรือประสานคนดูแลก่อนแยกกัน กติกานี้ควรเปิดให้บอกว่าเหนื่อยหรือไม่ไหวได้ง่าย คนที่อยากพักจะได้ไม่ต้องฝืนไปต่อเพียงเพื่อรักษากลุ่มเดิม

กำหนดเวลากลับเข้าที่พักและจุดนัดพบที่ชัดเจน เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันถัดไป

กำหนดเวลากลับเข้าที่พักหรือเวลาตัดรอบกิจกรรม (Curfew) โดยดูโปรแกรมวันถัดไปและวิธีกลับจริง ระบุว่าเวลาที่แจ้งคือเวลาถึงล็อบบี้หรือเวลาออกจากจุดเที่ยว เพราะความเข้าใจต่างกันตรงนี้ทำให้รอกันได้ง่าย หากต้องเปลี่ยนเวลา ให้บอกว่าใครมีสิทธิ์ยืนยันการเปลี่ยนและจะแจ้งผ่านช่องทางใด

จุดนัดควรมีชื่อสถานที่ ตำแหน่งบนแผนที่ และภาพจุดสังเกต เช่น ประตูที่ใช้หรือบริเวณที่ผู้ดูแลยืนรอ คำว่า “เจอกันหน้าโรงแรม” อาจยังไม่ชัดถ้ามีหลายทางเข้า ควรส่งชื่อและที่อยู่ที่พักให้ทุกคนบันทึกไว้เผื่อเรียกรถกลับเองด้วย

เตรียมจุดนัดในร่มเผื่อฝนหรือพายุที่กระทบการเดินและการเดินรถ หากกลับไม่ทัน ให้แจ้งตำแหน่งกับผู้ประสานงานทันทีพร้อมรอคำแนะนำ อย่ารีบเลือกวิธีเดินทางเสี่ยงเพียงเพื่อให้ถึงตามเวลา ส่วนคนดูแลควรมีวิธีตามผู้ที่ยังไม่ตอบรับโดยไม่สั่งให้สมาชิกที่เหลือออกตามหาเอง

อ่านต่อ: Emergency Communication Tree สำหรับทริปบริษัทเวียดนามควรออกแบบอย่างไร

กฎระเบียบความประพฤติ กิจกรรมความเสี่ยงสูง และการดูแลสุขภาพ

ก่อนปล่อยเที่ยวเอง ควรบอกขอบเขตกิจกรรมเป็นตัวอย่างที่เข้าใจได้ ทั้งเรื่องที่บริษัทไม่อนุญาตและเรื่องที่ต้องขอพิจารณาก่อน กติกาของทริปอาจเข้มกว่าข้อกำหนดทั่วไปได้ แต่ควรแยกให้ชัดว่าข้อไหนเป็นนโยบายบริษัท เพื่อไม่ให้คนอ่านเข้าใจว่าเป็นกฎหมายท้องถิ่นทั้งหมด

กิจกรรมเสี่ยงสูงและข้อกฎหมาย เช่น การเช่าขับมอเตอร์ไซค์โดยไม่มีใบอนุญาตที่ใช้ได้ตามกฎหมายเวียดนาม

การมีใบขับขี่สากลเพียงอย่างเดียวไม่ควรถูกใช้เป็นเกณฑ์อนุมัติให้เช่าขับ ต้องเช็คว่าเอกสารและประเภทใบอนุญาตใช้กับรถที่เลือกในเวียดนามได้จริงหรือไม่ พร้อมเงื่อนไขของบริษัทและประกัน หากยังยืนยันไม่ได้ ทางเลือกสำหรับทริปคือกำหนดไม่ให้เช่าขับเองในช่วงอิสระ แล้วใช้รถรับส่งที่ประสานไว้หรือรถที่เรียกผ่านช่องทางที่ตรวจสอบข้อมูลได้

กิจกรรมอย่างเดินป่า สำรวจถ้ำ กิจกรรมทางน้ำ หรือขี่มอเตอร์ไซค์ในพื้นที่ภูเขา ควรแยกจากการเดินซื้อของและแวะร้านอาหารทั่วไป ให้พนักงานแจ้งก่อนจอง เพื่อดูผู้ให้บริการ การเดินทางกลับ และความคุ้มครองที่เกี่ยวข้อง การที่ร้านขายกิจกรรมให้ได้ไม่ได้ยืนยันว่ากิจกรรมนั้นผ่านเงื่อนไขของทริปแล้ว

บริษัทควรกำหนดให้หลีกเลี่ยงมอเตอร์ไซค์รับจ้างเมื่อไม่จำเป็น หากจำเป็นต้องใช้ ให้ประสานผู้ดูแลก่อนและเช็คหมวกนิรภัยของผู้ซ้อนให้พร้อม ส่วนกิจกรรมที่ยังตรวจเงื่อนไขไม่ครบ ควรเลื่อนไว้ก่อนแทนการอนุมัติจากความคุ้นเคยของผู้ร่วมทริป

แนวทางการดื่มแอลกอฮอล์อย่างเหมาะสม และการพกยาประจำตัวพร้อมตรวจเช็คสุขภาพ

วางข้อตกลงเรื่องการดื่มให้สัมพันธ์กับการกลับที่พักและการร่วมกิจกรรมวันถัดไป เช่น ไม่กดดันเพื่อนให้ดื่ม ไม่ปล่อยคนที่ดูแลตัวเองไม่ไหวกลับลำพัง และไม่ขับรถหลังดื่ม หากมีคนเริ่มไม่ไหว ให้แจ้งผู้ประสานงานเพื่อช่วยจัดการเดินทางกลับ ไม่ต้องรอให้เกิดปัญหาก่อนค่อยขอความช่วยเหลือ

คนที่มียาประจำตัวควรเช็ครายการยากับแพทย์และเตรียมเอกสารประกอบก่อนเดินทาง อย่าเหมารวมว่ายาที่ใช้ในไทยทุกชนิดนำเข้าเวียดนามได้ ให้ตรวจข้อกำหนดกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสำหรับยาของตัวเอง และแจ้งข้อมูลสุขภาพที่จำเป็นแก่ผู้ดูแลโดยตรงตามความเหมาะสม ไม่จำเป็นต้องเล่ารายละเอียดในกลุ่มทริป

ถ้าไปฮานอยหรือเมืองใหญ่ ให้คำนึงถึงฝุ่นและคุณภาพอากาศด้วย โดยเฉพาะคนที่มีภูมิแพ้ หอบหืด หรือโรคหัวใจ ควรปรึกษาแพทย์ก่อนเดินทาง และมีทางเลือกพักหรือกลับโรงแรมได้โดยไม่ต้องฝืนตามเพื่อน การวางกิจกรรมอิสระให้เปลี่ยนใจได้จะช่วยให้คนที่รู้สึกไม่สบายขอพักได้เร็วขึ้น

แผนรับมือเหตุฉุกเฉินและขอบเขตความคุ้มครองประกันการเดินทาง

แผนฉุกเฉินควรเปิดดูได้แม้ตอนตกใจหรือสัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ดี เตรียมบัตรข้อมูลติดต่อที่บันทึกลงเครื่องได้ พร้อมสำเนาที่พกติดตัว แล้วชี้ให้ทุกคนรู้ก่อนแยกย้ายว่าต้องเปิดตรงไหนเมื่อจำเป็น

ช่องทางติดต่อฉุกเฉิน ทั้งผู้ประสานงานทริป ไกด์ท้องถิ่น และสถานเอกอัครราชทูตไทย

ใส่ชื่อและเบอร์ของผู้ประสานงานหลัก ผู้รับช่วงต่อ ไกด์ท้องถิ่น โรงแรม และผู้ให้บริการประกัน โดยเลือกผู้ที่รับเรื่องได้จริงระหว่างช่วงปล่อยอิสระ หากอยู่ฮานอยหรือเวียดนามตอนเหนือ ให้เตรียมช่องทางของสถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงฮานอย ส่วนโฮจิมินห์และเวียดนามตอนใต้ให้เตรียมข้อมูลสถานกงสุลใหญ่ ณ นครโฮจิมินห์ แยกเบอร์ฉุกเฉินออกจากเบอร์ติดต่อในเวลาราชการให้เห็นชัด

เบอร์ฉุกเฉินพื้นฐานของเวียดนามที่ควรบันทึกไว้ ได้แก่ ตำรวจ 113 ดับเพลิง 114 และรถพยาบาลหรือปฐมพยาบาล 115 ให้ทีมงานเช็คข้อมูลติดต่อที่ใช้กับเส้นทางอีกครั้งก่อนเดินทาง และอธิบายว่าหากมีอันตรายเร่งด่วนให้ขอความช่วยเหลือจากหน่วยฉุกเฉินก่อน พร้อมแจ้งคนดูแลทริปเพื่อช่วยประสานภาษาและติดตามเรื่อง

ข้อความแจ้งเหตุควรเริ่มจากตำแหน่งที่อยู่ เกิดอะไรขึ้น ใครต้องการความช่วยเหลือ และเบอร์ที่โทรกลับได้ หากส่งแผนที่ไม่ได้ ให้บอกชื่อร้าน โรงแรม หรือจุดสังเกตใกล้ตัว ส่วนผู้ดูแลควรยืนยันว่าได้รับเรื่องแล้วและบอกขั้นตอนถัดไปให้คนแจ้งทราบ

อ่านต่อ: Incident Response Card สำหรับทริปบริษัทเวียดนามควรมีข้อมูลอะไร

ขอบเขตความคุ้มครองของกรมธรรม์ประกันอุบัติเหตุการเดินทางในช่วงเวลาอิสระ

อย่าใช้คำว่า “มีประกันแล้ว” แทนคำอธิบายขอบเขต ให้ผู้จัดทริปอ่านกรมธรรม์จริงและขอคำยืนยันจากผู้ให้บริการประกันว่า ช่วงเดินทางแยกจากคณะ กิจกรรมที่อนุญาต และการรักษาพยาบาลอยู่ภายใต้เงื่อนไขใด หากมีกิจกรรมผจญภัย ให้ถามเรื่องการช่วยเหลือและเคลื่อนย้ายทางการแพทย์เพิ่มเติมด้วย

สิ่งที่ควรส่งต่อให้พนักงานคือขั้นตอนที่ต้องทำเมื่อเกิดเหตุ ต้องติดต่อผู้ให้บริการประกันเมื่อไร ใช้เอกสารอะไร และมีข้อยกเว้นใดที่เกี่ยวกับแผนเที่ยวของทีม สำหรับเหตุที่ต้องรักษาเร่งด่วน ให้ขอความช่วยเหลือก่อนแล้วให้ผู้ประสานงานช่วยติดต่อเรื่องสิทธิ์ตามเงื่อนไข อย่าปล่อยให้ความกังวลเรื่องเอกสารทำให้ขอความช่วยเหลือช้า

ควรแยกเรื่องการช่วยเหลือออกจากการสรุปว่าใครรับผิดชอบค่าใช้จ่าย ผู้ดูแลสามารถช่วยประสานให้ได้โดยยังไม่รับปากผลการเคลม เมื่อข้อมูลครบจึงพิจารณาตามกรมธรรม์และข้อตกลงของบริษัท วิธีนี้ทำให้ข้อความที่ส่งให้ทีมตรงกับสิทธิ์จริงมากกว่าการเขียนว่าครอบคลุมทุกกิจกรรม

จัดทริปบริษัทเวียดนามให้ทีมงาน วาง Policy จัดการ Free Time ยังไงดี

ก่อนส่งข้อตกลงให้พนักงาน ลองให้ฝ่ายบุคคลกับทีมจัดทริปไล่สถานการณ์ตั้งแต่แยกย้ายจนกลับโรงแรม จะได้รู้ว่ามีใครรับสาย รถกลับพร้อมหรือไม่ และกิจกรรมที่เลือกเข้ากับเงื่อนไขประกันแค่ไหน BENS DVA มีบริการวางแผนการเดินทาง รถรับส่ง eSIM ประกันเดินทาง และทีมงานดูแลตลอดทริป จึงสามารถนำแผนช่วงอิสระมาคุยร่วมกับตารางเดินทางได้ตั้งแต่ต้น

• บริการ Travel Management และดูแลการเดินทางองค์กรในเวียดนาม

• ดูโปรแกรมทัวร์เวียดนามสำหรับองค์กร

• ติดต่อทีมงาน BENS DVA