เซ็นสัญญาโรงแรมเวียดนามให้กรุ๊ปบริษัท ต้องตรวจอะไรบ้าง

ข้อตกลงเรื่องห้องพักและคู่สัญญา ตรวจสอบชื่อนิติบุคคลและประเภทห้อง

เริ่มจากเช็คว่าใครเป็นผู้ขายและห้องที่จองมีรายละเอียดอะไรบ้าง นำสัญญามาเทียบกับใบเสนอราคาและรายละเอียดห้องที่โรงแรมส่งให้ ถ้าข้อมูลไม่ตรงกัน ให้ขอแก้เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเซ็น จะได้มีเอกสารชุดเดียวกันไว้ใช้อ้างอิงตอนประสานงาน

ชื่อบริษัทคู่สัญญาและข้อมูลทะเบียนธุรกิจโรงแรมก่อนเซ็นสัญญา

เช็คชื่อคู่สัญญาให้ตรงกับข้อมูลทะเบียนธุรกิจ อย่าดูเพียงชื่อโรงแรมที่ใช้ติดต่อกัน:

• ข้อมูลคู่สัญญา: เช็คชื่อจดทะเบียน เลขทะเบียน ที่อยู่ สถานะทางกฎหมาย และผู้แทนตามกฎหมายของคู่สัญญาให้ตรงกับข้อมูลทะเบียนธุรกิจ หากชื่อในสัญญาไม่ตรงกับเอกสารที่ได้รับ ให้ขอคำอธิบายและข้อมูลที่แก้ไขแล้วก่อนลงนาม

• การตรวจสอบสถานะโรงแรม: ตามกฎหมายการท่องเที่ยวเวียดนาม Luật Du lịch 2017 มาตรา 49 สถานประกอบการธุรกิจที่พักต้องมีทะเบียนธุรกิจและผ่านเกณฑ์มาตรฐานด้านความปลอดภัย สิ่งแวดล้อม และบริการ

• ค้นหาข้อมูลนิติบุคคล: เช็คชื่อธุรกิจ เลขทะเบียน ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ ผู้แทนตามกฎหมาย และสถานะทางกฎหมายด้วยพอร์ทัลทะเบียนธุรกิจแห่งชาติ แล้วนำมาเทียบกับข้อมูลผู้ขายในสัญญา สามารถเช็คข้อมูลได้ที่ Vietnam National Business Registration Portal

• การจัดระดับดาว: ตาม Luật Du lịch 2017 มาตรา 50 การจัดระดับมาตรฐานดาว 01 - 05 sao ในเวียดนามเป็นระบบสมัครใจ หากสัญญาหรือใบเสนอราคาอ้างอิงระดับดาว ควรตรวจสอบว่ามีเอกสารรับรองมาตรฐานจริง

สำหรับองค์กรที่กำลังเตรียมตัวเลือกที่พัก สามารถศึกษาแนวทางเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือเลือกโรงแรมเวียดนามสำหรับทริปบริษัท

รายละเอียดประเภทห้องพัก จำนวนผู้เข้าพัก และเงื่อนไขเตียงเสริม

รายละเอียดของห้องพักต้องระบุในสัญญาให้ชัดเจนเพื่อป้องกันความเข้าใจคลาดเคลื่อน:

• ประเภทที่พัก: ตาม Luật Du lịch 2017 มาตรา 48 ที่พักเพื่อการท่องเที่ยวในเวียดนามมีหลายประเภท เช่น โรงแรม วิลล่าท่องเที่ยว หรืออพาร์ตเมนต์ท่องเที่ยว ในสัญญาจึงต้องระบุประเภทที่พักและห้องพักให้ตรงกับความต้องการ

• ชื่อและประเภทห้องพัก: เช็คชื่อห้อง จำนวนผู้เข้าพัก และรูปแบบเตียงจากรายละเอียดประเภทห้อง (room type description) และนโยบายเตียง (bedding policy) ของโรงแรมแต่ละแห่ง ชื่ออย่าง Deluxe หรือ Suite ไม่มีนิยามกลางที่ใช้แทนรายละเอียดจริงได้ จึงควรขอให้โรงแรมแนบข้อมูลห้องที่ตกลงจองไว้กับสัญญา

• เงื่อนไขเตียงเสริม (Extra Bed): หากมีสมาชิกที่ต้องการเตียงเสริม ต้องระบุเงื่อนไข ค่าบริการเพิ่มเติม และเช็คจากนโยบายเตียงว่าห้องประเภทที่จองรองรับ Extra Bed หรือไม่ รวมถึงจำนวนผู้เข้าพักที่โรงแรมยอมรับ

• เวลาเช็คอินและเช็คเอาต์: ระบุเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์มาตรฐานของโรงแรม พร้อมเงื่อนไขการขอเข้าพักก่อนเวลาหรือคืนห้องพักช้าหากเที่ยวบินเดินทางมาถึงเช้าหรือกลับดึก

เมื่อเตรียมสรุปรายชื่อผู้เดินทาง สามารถศึกษาแนวทางการจัดการข้อมูลได้จาก อ่านต่อ: Rooming List ทริปบริษัทเวียดนาม ต้องเก็บข้อมูลอะไรและ Freeze เมื่อไร

สกุลเงินและภาษีในสัญญาโรงแรมเวียดนาม อัตรา VAT และค่าบริการ

ก่อนส่งเอกสารให้ฝ่ายจัดซื้อ ลองเช็คว่าราคาที่โรงแรมเสนอรวมรายการอะไรแล้วบ้าง สกุลเงินที่ใช้เสนอราคากับสกุลเงินที่ต้องจ่ายควรแยกให้ชัด รวมถึงภาษีและค่าบริการที่อาจระบุแยกไว้ในเอกสาร

ข้อกำหนดการระบุสกุลเงิน VND หรือ USD เพื่อป้องกันความเสี่ยงอัตราแลกเปลี่ยน

กฎหมายการเงินของเวียดนามมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการใช้เงินตราต่างประเทศที่ต้องระมัดระวัง:

• กฎหมายเงินตราต่างประเทศ: ตาม Pháp lệnh ngoại hối มาตรา 22 (และ Article 29 ในฉบับภาษาอังกฤษ) กำหนดว่าการทำธุรกรรม การชำระเงิน และการแสดงราคาบนดินแดนเวียดนามต้องใช้สกุลเงินด่ง (VND) เป็นหลัก เว้นแต่กรณีที่ได้รับยกเว้นตามที่กฎหมายกำหนด

• การเสนอราคาและการชำระเงิน: เช็คว่าเอกสารเสนอราคาและยอดที่ต้องชำระใช้สกุลเงินใด หากระบุ USD ให้ขอโรงแรมยืนยันว่ากรณีนั้นอยู่ในข้อยกเว้นที่กฎหมายอนุญาตหรือไม่ เมื่อมีการแปลงสกุลเงินจริง ให้ระบุฐานอัตราแลกเปลี่ยน วิธีแปลงเงิน และช่องทางชำระให้ชัด

• การชำระเงินผ่านระบบธนาคาร: ควรตรวจสอบเงื่อนไขการแปลงค่าเงินและค่าธรรมเนียมการโอนเงินระหว่างประเทศ เพื่อป้องกันส่วนต่างจากความผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยน

การรวมภาษีมูลค่าเพิ่มและค่าบริการในสัญญาและเอกสารทางการ

การตรวจสอบโครงสร้างราคาและภาษีในสัญญาโรงแรม:

• กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม: กฎหมาย Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 2025-07-01

• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มในปี 2569: กฤษฎีกา Nghị định 174/2025/NĐ-CP ระบุการลดอัตราภาษี VAT สำหรับสินค้าและบริการที่เข้าเกณฑ์จากอัตราปกติ 10% เหลือ 8% ตั้งแต่วันที่ 2025-07-01 - 2026-12-31 จึงต้องตรวจสอบในใบแจ้งหนี้ว่าบริการของโรงแรมคิดภาษีในอัตรา 8% หรือ 10% ตามเงื่อนไขของกฎหมาย สามารถดูประกาศได้ที่ กฤษฎีกาลดอัตราภาษี VAT

• ค่าบริการ (Service Charge): เป็นเงื่อนไขของแต่ละโรงแรม ให้เช็คจากใบเสนอราคาหรือสัญญาว่าคิดอัตราเท่าไร รวม VAT แล้วหรือยัง และค่าบริการรวมอยู่ในราคาที่เสนอหรือต้องบวกเพิ่ม หากเอกสารเขียนเพียงว่าราคารวมแล้ว ให้ขอรายการที่รวมอยู่ด้วย เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อเช็คเทียบกับใบแจ้งหนี้ได้

เงื่อนไขชำระเงินมัดจำและการปรับลดจำนวนห้องพักก่อนวันตัดยอด

เงื่อนไขการชำระเงินและนโยบายการเปลี่ยนแปลงจำนวนห้องพักเป็นจุดที่ต้องตรวจเช็คอย่างรอบคอบ เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ของบริษัทหากเกิดการเปลี่ยนแปลงจำนวนผู้ร่วมทริป

กำหนดการจ่ายเงินมัดจำและงวดชำระส่วนที่เหลือผ่านบัญชีธนาคาร

อย่าหยุดเช็คแค่วันโอน ให้คุยด้วยว่าเงินแต่ละงวดมีสถานะอะไร และถ้าแผนเปลี่ยนจะจัดการอย่างไร สัดส่วนมัดจำและกำหนดชำระเป็นเงื่อนไขเฉพาะดีล ต้องอ่านจากสัญญาที่กำลังจะเซ็น

• สถานะของเงิน: ขอให้แยกเงินมัดจำหรือเงินวางประกัน (Deposit) ออกจากเงินจ่ายล่วงหน้าให้ชัด รวมถึงผลเมื่อผิดเงื่อนไข และกรณีที่ขอคืนเงินได้หรือไม่ได้ อย่าใช้ชื่อรายการแทนการอ่านข้อตกลงส่วนนี้

• กำหนดชำระ: ระบุวันจ่ายมัดจำแต่ละงวดและงวดชำระส่วนที่เหลือ (Final Payment) ว่าต้องจ่ายเมื่อไร ก่อนเข้าพักหรือก่อนวันเดินทางตามที่ตกลงกัน จากนั้นให้ผู้ประสานงานและฝ่ายจัดซื้อใช้กำหนดการเดียวกัน

• บัญชีรับเงิน: เช็คข้อมูลบัญชีธนาคารนิติบุคคลของโรงแรมให้ตรงกับเอกสาร หากมีข้อมูลไม่ตรงกัน ให้ขอคำยืนยันจากโรงแรมก่อนโอน ส่วนกรณีชำระต่างสกุลเงิน ให้ยืนยันวิธีแปลงเงินและช่องทางชำระตามที่ระบุในสัญญา

ก่อนยืนยันการจอง ลองอ่านเงื่อนไขชำระเงินคู่กับเงื่อนไขยกเลิก หากจ่ายมัดจำแล้วแต่จำนวนคนยังเปลี่ยนได้ ต้องรู้ว่าการลดห้องจะมีผลต่อเงินที่จ่ายไปอย่างไร ถ้าสัญญาไม่บอก ให้ขอโรงแรมระบุเพิ่ม แทนการเข้าใจเองว่าสามารถนำยอดนั้นไปหักรายการอื่นได้

นโยบายวันตัดยอดและสัดส่วนการลดจำนวนห้องพักโดยไม่เสียค่าปรับ

ถ้ารายชื่อคณะยังไม่นิ่ง จุดนี้ควรอ่านให้ละเอียดเป็นพิเศษ วันตัดยอด (Cut-off Date) และเงื่อนไขลดจำนวนห้องจากที่จองไว้เดิม (Attrition) เป็นข้อตกลงเฉพาะสัญญา ไม่ใช่สูตรกลางของโรงแรมเวียดนาม

• วันยืนยันข้อมูล: เช็คว่าวันใดต้องยืนยันจำนวนห้อง วันใดต้องส่งรายชื่อผู้เข้าพัก และสัญญาใช้คำว่า Cut-off Date กับเรื่องใด อย่าสรุปเองว่าทุกอย่างมีกำหนดวันเดียวกัน

• การลดหรือคืนห้อง: เช็คว่าทำได้ถึงเมื่อไร ลดได้เท่าไร และมีค่าปรับอย่างไรตามสัญญาฉบับนั้น หากมีช่วงที่ลดห้องได้โดยไม่เสียค่าปรับ ต้องระบุขอบเขตไว้ให้ชัด

• การยกเลิก: อ่านเงื่อนไขยกเลิกควบคู่กับ Attrition ว่าการลดบางห้องและการยกเลิกการจองมีผลต่างกันอย่างไร รวมถึงวิธีจัดการเงินที่ชำระแล้ว ขอคำอธิบายเพิ่มเติมหากถ้อยคำในแต่ละส่วนไม่สอดคล้องกัน

นำกำหนดเหล่านี้ไปเทียบกับวันที่บริษัทจะสรุปรายชื่อได้จริง หากยังยืนยันจำนวนคนไม่ได้ทัน ให้เจรจากำหนดกับโรงแรมก่อนเซ็น และเก็บข้อตกลงที่แก้ไขไว้ในเอกสารสำหรับผู้ประสานงานทั้งสองฝ่าย

วางแผนสัญญาโรงแรมเวียดนามให้ราบรื่นสำหรับกรุ๊ปบริษัท

ก่อนเซ็นสัญญาโรงแรมเวียดนามให้กรุ๊ปบริษัท ลองส่งเอกสารชุดเดียวกันให้ฝ่ายจัดซื้อและผู้ประสานงานเช็คชื่อคู่สัญญา รายละเอียดห้อง รายการที่รวมในราคา และกำหนดชำระกับลดห้อง หากยังมีข้อที่เข้าใจไม่ตรงกัน ให้ขอโรงแรมยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน

ถ้าต้องการให้ทีมช่วยประสานงานโรงแรม Rooming List และเวลาเช็คอินหรือเช็คเอาต์ ดูรายละเอียดบริการของ BENS DVA ได้จากลิงก์ด้านล่าง ส่วนทีมที่ยังวางเส้นทางอยู่ สามารถดูโปรแกรมประกอบการเลือกที่พัก รวมถึงเตรียมตัวเรื่องสภาพอากาศได้:

• บริการจัดการเดินทางและประสานงานโรงแรมเวียดนาม

• โปรแกรมทัวร์เวียดนามสำหรับองค์กร

• อากาศฮานอยสำหรับทริปบริษัท ต้องเตรียมเสื้อผ้าและจังหวะเดินอย่างไร