วิธีทำ Brief Gala Dinner เวียดนาม สำหรับจัดงานบริษัท

ข้อมูลพื้นฐานและเป้าหมายของงานในการทำ Brief Gala Dinner

กำหนดวัตถุประสงค์หลัก เช่น ฉลองความสำเร็จ ท่องเที่ยวประจำปี หรือขอบคุณลูกค้า

ลองถามทีมก่อนว่า หลังจบคืนนี้อยากให้แขกรู้สึกหรือจดจำอะไร ถ้าเป็นการฉลองผลงาน ให้ระบุว่าช่วงมอบรางวัลเป็นส่วนสำคัญของงาน ถ้าเป็นคืนพักผ่อนในทริปประจำปี อาจให้น้ำหนักกับอาหารและการพูดคุย ส่วนงานขอบคุณลูกค้าควรบอกด้วยว่าแขกเป็นกลุ่มไหน และต้องการความเป็นทางการแค่ไหน

เขียนเป้าหมายหลักให้จบในประโยคเดียว แล้วค่อยขยายเป็นกิจกรรม เช่น “ฉลองความสำเร็จของทีม โดยให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับช่วงมอบรางวัลและรับประทานอาหารร่วมกัน” ประโยคนี้ช่วยให้คนออกแบบงานรู้ว่าจะให้ความสำคัญกับอะไร ไม่ต้องเดาจากคำว่า “งานหรู” หรือ “งานสนุก” เพียงอย่างเดียว

ส่วนต้นของบรีฟควรมีชื่องาน ชื่อบริษัท วันและเวลาที่ต้องการจัด พร้อมผู้ประสานงานหลัก หากวันยังไม่แน่นอน ให้แยกช่วงที่กำลังพิจารณาออกจากวันที่ยืนยันแล้ว รวมถึงระบุว่าเป็นมื้อเปิดทริป มื้ออำลา หรือคืนที่มีพิธีการหลัก เพื่อให้ทีมจัดงานเห็นบทบาทของมื้อนี้ในโปรแกรมทั้งหมด

ระบุจำนวนผู้เข้าร่วมงานที่ชัดเจน เพื่อคำนวณพื้นที่จัดเลี้ยงและรูปแบบโต๊ะ

ใส่จำนวนแขกที่ยืนยันแล้วและจำนวนที่ยังรอคำตอบแยกกัน พร้อมบอกว่ารวมทีมงานและผู้ติดตามหรือยัง ข้อมูลนี้ใช้ต่อทั้งเรื่องที่นั่ง อาหาร และขนาดพื้นที่ หากยังใช้ยอดประมาณการ ให้เขียนกำกับไว้ตรงยอดนั้นและระบุว่าจะสรุปรายชื่อเมื่อไร

ความจุที่สถานที่ประกาศต้องอ่านคู่กับรูปแบบการจัดห้องด้วย ห้องที่รับคนได้มากในงานประชุมอาจต้องใช้ผังอีกแบบเมื่อเพิ่มโต๊ะอาหาร เวที และพื้นที่การแสดง จึงควรส่งจำนวนคนให้สถานที่ลองวางผังจริง แทนการคำนวณจากพื้นที่ต่อคนด้วยสูตรเดียว

ในผังที่ขอกลับมา ให้ดูตำแหน่งโต๊ะแขก ทางขึ้นเวที จุดเสิร์ฟอาหาร และทางเดินร่วมกัน ถ้ามีผู้รับรางวัลหรือแขกที่ต้องนั่งใกล้เวที ให้บอกตั้งแต่ต้น จะได้คุยเรื่องรูปแบบโต๊ะจากการใช้งานจริง ไม่ใช่เลือกเพราะภาพห้องตัวอย่างดูสวยอย่างเดียว

เลือกเมืองและประเภทสถานที่จัดงานในเวียดนาม

ปักหมุดเมืองยอดนิยม เช่น ดานัง ฮานอย โฮจิมินห์ และฟู้โกว๊ก

เริ่มจากเมืองที่อยู่ในแผนเดินทาง แล้วค่อยดูว่างานเลี้ยงแบบไหนเข้ากับทริป ดานังเป็นเมืองชายฝั่งภาคกลาง มีทั้งรีสอร์ทและสถานที่รองรับงานประชุมหรือกิจกรรมองค์กร ส่วนฮานอยกับโฮจิมินห์เหมาะนำมาเทียบเมื่อมองหางานในเมือง หากทริปเน้นพักผ่อนบนเกาะ ฟู้โกว๊กก็เป็นอีกปลายทางที่ควรพิจารณา

ปลายทาง	บรรยากาศที่เหมาะนำไปต่อยอด	สิ่งที่ควรเขียนเพิ่มในบรีฟ
ดานัง	มื้อค่ำริมทะเลหรือในรีสอร์ท มีทางเลือกสำหรับงานองค์กร	ต้องการจัดริมหาดหรือในอาคาร และมีโปรแกรมฮอยอันร่วมด้วยหรือไม่
ฮานอย	เมืองหลวง เหมาะกับงานทางการ งานโรงแรม หรือศูนย์ประชุม	กิจกรรมวัฒนธรรมก่อนหรือหลังงาน และจุดพักของแขก
โฮจิมินห์	เมืองเศรษฐกิจและศูนย์กลางภาคใต้ มีโรงแรมและศูนย์ประชุมรองรับงานธุรกิจ	งานเลี้ยงเชื่อมกับการประชุมหรือกิจกรรมธุรกิจอย่างไร
ฟู้โกว๊ก	เกาะรีสอร์ท เหมาะกับงานเลี้ยงที่เน้นการพักผ่อนและบรรยากาศทะเล	ต้องการปาร์ตี้ชายหาดหรือสนใจดินเนอร์บนเรือให้ทีมพื้นที่เสนอทางเลือก

ถ้ายังลังเลระหว่างปลายทาง ให้แนบโปรแกรมก่อนและหลังมื้อค่ำไปด้วย ทีมจัดงานจะได้พิจารณาตำแหน่งโรงแรม จุดรับส่ง และสถานที่เลี้ยงร่วมกัน โดยขอให้ประเมินเวลาเดินทางตามเส้นทางจริง แทนการดูแค่ระยะบนแผนที่

รูปแบบสถานที่ ทั้งห้องบอลรูมโรงแรมหรู ริมชายหาด หรือล่องเรือดินเนอร์

ห้องบอลรูมเหมาะนำมาเป็นตัวเลือกเมื่อมีพิธีการและต้องใช้ระบบเวที ให้ขอดูห้องที่จะใช้จริง พร้อมผังและรายการอุปกรณ์ที่มีอยู่ ส่วนงานริมชายหาดควรระบุว่าต้องการนั่งรับประทานอาหารเป็นหลัก หรือมีช่วงเดินพบปะและการแสดงด้วย เพราะต้องเตรียมพื้นที่ต่างกัน

หากสนใจล่องเรือดินเนอร์ ให้ทีมพื้นที่เสนอเรือที่รองรับรูปแบบงาน แล้วขอข้อมูลจุดขึ้นลง พื้นที่นั่งรับประทานอาหาร และความเป็นไปได้ของกิจกรรมบนเรือก่อนเลือก ไม่ควรถือว่ารูปแบบเวทีจากห้องบอลรูมจะย้ายไปใช้บนเรือได้ทั้งหมด

บรีฟสถานที่ควรบอกทั้งบรรยากาศที่ชอบและการใช้งานที่ขาดไม่ได้ เช่น ต้องเห็นเวทีจากโต๊ะแขก หรือมีจุดถ่ายภาพแยกจากทางเข้างาน ถ้ากำลังวางมื้อค่ำร่วมกับทริปทั้งเส้นทาง สามารถเริ่มเทียบแนวทางได้จาก ดูโปรแกรมทัวร์เวียดนามสำหรับองค์กร

วางธีมงาน การแต่งกาย และรูปแบบอาหารเครื่องดื่ม

กำหนดคอนเซ็ปต์ ธีมงาน และ Dress Code ให้เข้ากับบรรยากาศ

ธีมที่ส่งต่อได้ง่ายควรมีทั้งชื่อแนวงาน ภาพตัวอย่าง และคำอธิบายสั้น ๆ ว่าชอบส่วนไหนของภาพ เช่น สีของฉาก รูปแบบโต๊ะ หรือความเป็นกันเองของงาน ถ้าแนบหลายภาพ ให้แยกว่าภาพไหนใช้คุยเรื่องเวที ภาพไหนใช้คุยเรื่องการตกแต่ง เพื่อไม่ให้ทีมตีความว่าต้องทำตามทุกอย่างในภาพ

Dress Code หรือข้อกำหนดการแต่งกายของแขก ควรเขียนให้คนได้รับคำเชิญเข้าใจได้ทันที แทนคำกว้างอย่าง “แต่งให้เข้าธีม” ให้บอกลักษณะชุดและโทนสีที่ต้องการ หากจัดริมหาด ให้แจ้งลักษณะพื้นที่พร้อมคำแนะนำการแต่งตัวที่สถานที่ยืนยันว่าเหมาะสมด้วย แขกจะได้เตรียมชุดให้เข้ากับทั้งงานและการเดินทาง

สำหรับงานที่ใช้ตราบริษัทบนฉากหรือจอ ให้แนบไฟล์ที่อนุมัติแล้วพร้อมชื่อกิจกรรมที่ต้องสะกดให้ตรงกัน การส่งข้อความฉบับเดียวให้ทุกฝ่ายช่วยลดการแก้ชื่อบนฉาก ป้าย และภาพบนเวทีคนละรอบ

เลือกประเภทอาหาร ทั้งเซ็ตเมนูเวียดนาม บุฟเฟต์นานาชาติ และเครื่องดื่ม

ระบุรูปแบบเสิร์ฟให้ชัดก่อนเลือกชื่อเมนู ถ้าสนใจเซ็ตเมนูหรืออาหารเป็นคอร์ส ให้ถามลำดับเสิร์ฟและการประสานกับพิธีการ ถ้าเลือกบุฟเฟต์ ให้ขอดูจุดตั้งอาหารและทางเดินแขก ส่วนเครื่องดื่มควรแยกว่ามีแอลกอฮอล์หรือไม่ และต้องการให้เสิร์ฟในช่วงใดของงาน

คำว่า “อาหารเวียดนาม” ยังเปิดกว้างมาก เพราะอาหารแต่ละภูมิภาคมีลักษณะต่างกัน ภาคเหนือเน้นรสเรียบง่าย ภาคกลางมีรสจัด ส่วนภาคใต้มีอิทธิพลอาหารหลายพื้นที่และมักติดหวาน ในบรีฟจึงควรบอกว่าอยากลองอาหารท้องถิ่นของเมืองนั้นมากแค่ไหน และต้องการอาหารนานาชาติร่วมด้วยหรือไม่

ขอรายการอาหารเป็นรายจาน พร้อมคำอธิบายวัตถุดิบหลักและสิ่งที่รวมในชุดเสิร์ฟ จะช่วยให้ทีมคุยกันต่อได้ชัดกว่ารายการชื่ออาหารอย่างเดียว ส่วนข้อจำกัดเฉพาะบุคคลควรรวบรวมแยกไว้ตามรายละเอียดในหัวข้องบประมาณและเงื่อนไขพิเศษด้านล่าง

กำหนดคิวพิธีการ การแสดง แสง สี เสียง และเวที

ลำดับช่วงพิธีการสำคัญและการมอบรางวัลประจำปี

เขียนลำดับงานหรือ run sheet ให้เห็นว่าแขกเข้าห้องเมื่อไร เริ่มเสิร์ฟช่วงไหน เปิดงานอย่างไร และช่วงมอบรางวัลอยู่ตรงไหนของมื้อค่ำ ถ้ายังไม่มีเวลาสุดท้าย ให้เรียงกิจกรรมที่ตกลงกันแล้วก่อน พร้อมทำเครื่องหมายข้อความว่า “รอยืนยัน” ในจุดที่ยังต้องคุยต่อ

สำหรับแต่ละคิว ให้ใส่ผู้รับผิดชอบและสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นพร้อมกัน เช่น พิธีกรเรียกชื่อ จอขึ้นภาพผู้รับรางวัล และทีมเวทีเตรียมของมอบ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คนทำเสียง ภาพ และพิธีกรอ่านแผนเดียวกันได้ ไม่ต้องตีความจากกำหนดการสำหรับแขกซึ่งมักมีเพียงชื่อกิจกรรม

รายชื่อผู้รับรางวัลควรมีคำอ่าน ชื่อรางวัล ผู้มอบ และลำดับการขึ้นเวที หากต้องถ่ายภาพร่วมกัน ให้เขียนคิวนั้นไว้ด้วย แล้วให้ทีมอาหารช่วยดูว่าจะเสิร์ฟช่วงใดจึงเหมาะกับพิธีการ ปิดท้ายตารางงานด้วยเวลาจบและการรับส่งกลับที่พัก เพื่อให้คนประสานรถใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

ระบบเวที จอ LED แสง สี เสียง ฉากถ่ายภาพ และการแสดงความบันเทิง

เริ่มจากสิ่งที่จะเกิดบนเวทีก่อน แล้วค่อยขอทีมโปรดักชันเสนออุปกรณ์รองรับ จอ LED คือระบบภาพที่ใช้แสดงเนื้อหาบนเวที เช่น วิดีโอเปิดงานหรือภาพผู้รับรางวัล จึงควรบอกว่าจะใช้จอทำอะไร พร้อมส่งตัวอย่างไฟล์ให้ทีมตรวจ ไม่ใช่ระบุเพียงว่าต้องมีจอใหญ่

• เวทีและเสียง: แจ้งจำนวนผู้พูดหรือผู้แสดงที่ต้องใช้พื้นที่พร้อมกัน และลักษณะการใช้ไมโครโฟน

• ภาพและแสง: ระบุช่วงฉายวิดีโอ ขึ้นชื่อรางวัล และถ่ายภาพ เพื่อให้ทีมเสนอวิธีจัดแสงและทดสอบไฟล์ร่วมกัน

• ฉากถ่ายภาพ: ส่งข้อความ ตราบริษัท และตำแหน่งที่ต้องการให้ทีมช่วยดูทางเดินแขกประกอบ

• ความบันเทิง: เลือกแนววงดนตรี ดีเจ หรือการแสดงให้เข้ากับบรรยากาศ พร้อมบอกว่าช่วงไหนต้องลดเสียงเพื่อให้แขกพูดคุย

ขอรายการอุปกรณ์ของห้องจริงก่อนสรุปว่าต้องเพิ่มอะไร เพราะระบบที่สถานที่มีอยู่ต้องพิจารณาคู่กับผังงาน หากจัดกลางแจ้ง ให้ขอแผนย้ายเข้าอาคารที่ระบุห้องและวิธีเปลี่ยนคิวงานไว้ด้วย พร้อมให้สถานที่ยืนยันเวลาใช้เสียงและเวลาเลิกงานที่อนุญาต เพื่อเขียนกำหนดการตามเงื่อนไขของพื้นที่นั้น

ระบุกรอบงบประมาณและเงื่อนไขข้อจำกัดพิเศษ

กำหนดงบประมาณรวม หรืองบเฉลี่ยต่อคน เพื่อให้จัดสัดส่วนค่าใช้จ่ายได้ตรงจุด

ในบรีฟที่ส่งให้ทีมจัดงาน ให้บอกกรอบงบที่บริษัทอนุมัติหรือกำลังพิจารณา พร้อมระบุว่าเป็นงบเฉพาะมื้อเลี้ยงหรืองบรวมงานทั้งหมด ถ้าใช้กรอบต่อคน ต้องแจ้งด้วยว่าครอบคลุมอาหารอย่างเดียว หรือรวมสถานที่และโปรดักชัน เพื่อให้ข้อเสนอที่ได้รับตอบโจทย์เดียวกัน

จากนั้นเรียงสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่ปรับได้ เช่น งานมอบรางวัลอาจให้ความสำคัญกับเสียงพูดและภาพบนจอก่อนการตกแต่ง ส่วนงานพบปะอาจให้น้ำหนักกับอาหารและพื้นที่นั่งคุย วิธีนี้ทำให้ทีมเสนอทางเลือกโดยยังรักษาเป้าหมายของงานไว้

ขอให้แยกรายการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ วงดนตรีหรือดีเจ ช่างภาพ วิดีโอ และของที่ระลึกหรือถ้วยรางวัลให้เห็นว่าอะไรอยู่ในข้อเสนอแล้ว อะไรเสนอเพิ่ม ไม่ควรตีความคำว่า “รวมงานเลี้ยง” ว่าครอบคลุมทุกส่วน โดยเฉพาะเมื่อแต่ละเจ้าส่งรายละเอียดมาไม่เหมือนกัน

ข้อจำกัดด้านอาหาร เช่น อาหารฮาลาล อาหารมังสวิรัติ หรือผู้แพ้อาหารทะเล

เก็บข้อจำกัดเป็นรายบุคคลแล้วส่งให้ผู้ดูแลอาหารโดยตรง อาหารฮาลาลคืออาหารตามหลักศาสนาอิสลาม ส่วนอาหารมังสวิรัติและการแพ้อาหารก็ต้องระบุรายละเอียดของแต่ละคนให้ชัด ไม่ควรใช้ข้อความรวมว่า “มีอาหารพิเศษ” แล้วปล่อยให้ครัวเดาเอง

ขอให้สถานที่หรือผู้ให้บริการอาหารยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่ารองรับข้อกำหนดใดได้บ้าง รวมถึงวิธีเตรียมและแยกเสิร์ฟที่เสนอ หากยังไม่มีคำยืนยัน ให้คงสถานะรอตอบไว้ การมีชื่อเมนูที่ดูเหมาะสมยังไม่เพียงพอจะสรุปว่ารองรับแขกคนนั้นได้

แนบข้อจำกัดของสถานที่ซึ่งมีผลต่อการจัดงานไว้ในส่วนนี้ด้วย เช่น เงื่อนไขการติดตั้งและการเปลี่ยนพื้นที่กรณีอากาศไม่เหมาะ สำหรับดานังช่วงพฤศจิกายน - กุมภาพันธ์มีโอกาสเจอฝนยาวและอากาศเย็นชื้น จึงควรตรวจว่าตัวเลือกในอาคารที่เสนอรวมอะไรไว้แล้วบ้างก่อนตกลงงานกลางแจ้ง

พาทีมไปจัดงานเลี้ยง Gala Dinner ที่เวียดนาม ให้ลงตัวทั้งโปรดักชันและงบประมาณ

เมื่อบรีฟบอกเป้าหมายและความต้องการแต่ละส่วนชัดแล้ว ทีมจัดงานจะนำไปเสนอรูปแบบงานได้ตรงประเด็นขึ้น BENS DVA ดูแลตั้งแต่คอนเซ็ปต์ สถานที่ อาหาร การตกแต่ง แสงเสียง ความบันเทิง ไปจนถึงทีมหน้างาน โดยเริ่มจากหารือแนวงานก่อนเสนอทางเลือกให้พิจารณา รายละเอียดอยู่ที่ บริการจัด Gala Dinner ในเวียดนาม

ส่งบรีฟพร้อมโปรแกรมเดินทางและรายการที่ยังรอข้อสรุป เพื่อเริ่มคุยว่าส่วนไหนพร้อมเตรียมต่อและส่วนไหนต้องให้สถานที่ตอบเพิ่มเติม ติดต่อทีมงาน BENS DVA