ฟู้โกว๊ก Resort Buyout หรือ Room Block สรุปข้อต่างและวิธีเลือก

ฟู้โกว๊ก Resort Buyout และ Room Block ต่างกันอย่างไร

ความต่างอยู่ที่จองแล้วได้ใช้ส่วนไหนบ้าง ห้องพักสำหรับทุกคนกับพื้นที่ที่ทุกคนจะมารวมตัวกันเป็นคนละเรื่อง ลองแยกความต้องการออกจากกันก่อน จะเห็นว่าทริปจำเป็นต้องใช้รีสอร์ททั้งแห่งจริงหรือเปล่า

Resort Buyout ปิดทั้งรีสอร์ทเพื่อความเป็นส่วนตัวสูงสุด

Resort Buyout เหมาะกับโจทย์ที่ต้องการให้พื้นที่หลักของที่พักเป็นของกลุ่มตลอดช่วงที่ตกลงไว้ เช่น พักผ่อนร่วมกัน จัดกิจกรรม และมีงานฉลองต่อเนื่องโดยให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัว แต่คำว่า Buyout ในข้อเสนอของแต่ละโรงแรมอาจครอบคลุมไม่เท่ากัน บางข้อตกลงรวมทั้งห้องพัก ห้องจัดงาน และสระว่ายน้ำ ขณะที่สิ่งอำนวยความสะดวกบางส่วนอาจยังมีผู้ใช้รายอื่นได้

ถ้าต้องการปิดทั้งแห่งจริง ให้ถามตรง ๆ ว่า “ระหว่างที่กลุ่มเข้าพัก ใครยังเข้ามาใช้พื้นที่ใดได้บ้าง?” แล้วขอให้รีสอร์ทระบุขอบเขตในสัญญา คำตอบควรแยกห้องพัก ร้านอาหาร ชายหาด สระ และพื้นที่จัดงาน เพื่อให้เข้าใจตรงกันก่อนเลือกสถานที่

อีกเรื่องที่ควรถามคือบริการเฉพาะกลุ่ม มีผู้ประสานงานดูแลส่วนไหนและปรับเวลามื้ออาหารหรือกิจกรรมได้เพียงใด การเหมาพื้นที่ไม่ได้บอกว่าทุกคำขอรวมอยู่แล้ว จึงควรเขียนสิ่งที่ต้องการให้โรงแรมตอบรับทีละรายการ สำหรับฟู้โกว๊ก ต้องสอบถามความเป็นไปได้ของการปิดรีสอร์ทตามวันเดินทางและเงื่อนไขของแต่ละแห่งโดยตรง

Room Block ล็อกจำนวนห้องพักในราคาพิเศษโดยยังใช้พื้นที่ร่วมกับแขกทั่วไป

Room Block คือการกันห้องให้กลุ่มตามจำนวนและประเภทที่ตกลงกัน อาจมีเงื่อนไขห้องพักสำหรับงานนั้นโดยเฉพาะ แต่แขกทั่วไปยังเข้าพักในรีสอร์ทได้ เหมาะกับคนที่ต้องการให้สมาชิกพักที่เดียวกัน แล้วแยกไปเที่ยวหรือใช้เวลาว่างตามใจ ก่อนกลับมารวมตัวในกิจกรรมที่นัดไว้

การกันห้องจึงควรคุยคู่กับวิธีจอง จะให้ผู้จัดส่งรายชื่อรวม หรือให้แต่ละคนจองผ่านช่องทางของกลุ่ม และใครเป็นคนติดตามว่าห้องถูกใช้ไปเท่าไร ส่วนห้องประชุมหรือบริเวณมื้อเย็นให้ขอรายละเอียดแยกจากห้องพัก อย่าเพิ่งถือว่าได้สิทธิใช้เฉพาะกลุ่มเพียงเพราะจองห้องจำนวนมาก

เรื่องที่เทียบ	Resort Buyout	Room Block
สิ่งที่ตกลงจอง	ห้องพักและพื้นที่หลักตามขอบเขตการเหมา	ห้องพักจำนวนหนึ่งสำหรับสมาชิกกลุ่ม
ความเป็นส่วนตัว	ต้องระบุพื้นที่ที่สงวนให้กลุ่มและข้อยกเว้น	มีแขกอื่นร่วมรีสอร์ท พื้นที่งานต้องตกลงเพิ่ม
การใช้ส่วนกลาง	เช็คว่าแต่ละบริเวณรวมอยู่ในสัญญาหรือไม่	ใช้ร่วมตามปกติ เว้นแต่กันสถานที่ไว้เฉพาะ
บริการของทีมโรงแรม	กำหนดผู้ดูแลและรายละเอียดงานที่ต้องการ	กำหนดวิธีดูแลห้องของกลุ่มและกิจกรรมที่จอง

ถ้ายังเลือกกิจกรรมหลักของทริปไม่ลงตัว เริ่มจากดูแนวทางเที่ยวและพักผ่อนบนเกาะก่อน แล้วค่อยตัดสินใจว่าต้องการความเป็นส่วนตัวช่วงไหนบ้าง อ่านต่อเรื่อง ฟู้โกว๊กสำหรับ Reward Trip และทัวร์ส่วนตัวพรีเมียม

วิธีเลือกระหว่าง Buyout กับ Room Block ให้เหมาะกับขนาดกลุ่ม

กลุ่มใหญ่ไม่จำเป็นต้องปิดรีสอร์ทเสมอไป และกลุ่มเล็กก็อาจให้ความสำคัญกับพื้นที่ส่วนตัวมากเป็นพิเศษ จุดเริ่มต้นที่ช่วยตัดสินใจได้คือจำนวนห้องที่ใช้จริง กับกิจกรรมที่ทุกคนต้องเข้าร่วมพร้อมกัน

เกณฑ์จำนวนคนและงบประมาณที่คุ้มค่ากับการปิดรีสอร์ท

เริ่มจากแยกคนพักเดี่ยว คนพักคู่ และประเภทห้องที่จำเป็นก่อน เพราะจำนวนผู้ร่วมทริปอย่างเดียวบอกจำนวนห้องไม่ได้ จากนั้นค่อยเทียบว่าที่พักมีห้องเหมาะกับกลุ่มหรือไม่ และสถานที่จัดงานรองรับทุกคนในรูปแบบที่ต้องการได้แค่ไหน

ตัวอย่างเช่น Novotel Phu Quoc Resort มีที่พัก 366 ห้อง และห้องประชุม 4 ห้อง โดยรองรับงานเลี้ยงได้สูงสุด 320 คน ส่วน Grand Ballroom ของ Pullman Phu Quoc Beach Resort รองรับการจัดแบบโต๊ะเรียนและงานเลี้ยงได้ 300 คน ข้อมูลนี้ช่วยคัดขนาดสถานที่เบื้องต้น แต่จำนวนห้องว่างและผังงานสำหรับวันเดินทางยังต้องขอจากโรงแรมอีกครั้ง

อย่าดูเฉพาะตัวเลขความจุสูงสุด ถ้าแผนมีเวที โต๊ะอาหาร หรือพื้นที่ทำกิจกรรม ให้ส่งรายละเอียดไปด้วยแล้วขอผังที่จัดให้กลุ่มจริง ห้องที่ระบุว่ารองรับคนได้มากอาจเหมาะกับการนั่งฟังบรรยาย แต่ต้องตรวจอีกครั้งเมื่อเปลี่ยนเป็นมื้อเย็นพร้อมกิจกรรม

ส่วนความคุ้มค่า ลองถามว่า “พื้นที่ที่เหมามา เราจะใช้ตอนไหนบ้าง?” ถ้าส่วนใหญ่ของทริปออกเที่ยว แล้วกลับมานอนและรวมตัวเฉพาะมื้อเย็น ให้เริ่มเทียบ Room Block พร้อมพื้นที่จัดเลี้ยงที่ต้องใช้ก่อน แต่ถ้าตั้งใจใช้รีสอร์ทเป็นสถานที่หลักของทั้งทริปและต้องการจำกัดการเข้าถึงหลายบริเวณ จึงค่อยขอข้อเสนอ Buyout มาเทียบกัน

การเทียบควรใช้วันพัก ประเภทห้อง อาหาร และรายละเอียดกิจกรรมชุดเดียวกัน แล้วดูว่าข้อเสนอใดรวมอะไรหรือยังขาดอะไร หากยังมีห้องที่ไม่ได้ใช้หรือพื้นที่ที่ไม่ได้จัดงาน ให้ถามว่าลดขอบเขตลงได้หรือไม่ จะช่วยให้ตัดสินใจจากประโยชน์ที่กลุ่มได้รับจริง

ประเด็นค่าใช้จ่ายตามขนาดกลุ่มมีรายละเอียดแยกไว้อีกบท อ่านต่อ: งบทัวร์เวียดนามกรุ๊ปส่วนตัว เปลี่ยนตามจำนวนคนอย่างไร

กิจกรรมที่จำเป็นต้องใช้ชายหาดส่วนตัวหรือสระว่ายน้ำเฉพาะกลุ่ม

คำว่า “ชายหาดส่วนตัวของรีสอร์ท” ยังต้องถามต่อว่าในช่วงจัดงานกันไว้ให้กลุ่มเราหรือไม่ เช่นเดียวกับสระว่ายน้ำ ถ้าตั้งใจจัดงานฉลองริมสระโดยมีแต่ผู้ร่วมทริป ควรขอสิทธิใช้เฉพาะบริเวณนั้นพร้อมระบุช่วงเวลาให้ชัด

Pullman Phu Quoc Beach Resort มีชายหาดส่วนตัวและพื้นที่รองรับงานประชุมกับอีเวนต์ จึงเป็นตัวอย่างที่นำไปสอบถามเรื่องงานริมทะเลได้ แต่การมีสถานที่พร้อมกับการอนุญาตให้กลุ่มใช้แบบส่วนตัวเป็นคนละเงื่อนไข ต้องให้รีสอร์ทตอบรับแผนงานก่อน

ลองแยกกิจกรรมที่ต้องการความเป็นส่วนตัวออกจากช่วงพักผ่อนทั่วไป ถ้าเป็นการมอบรางวัลหรือฉายเนื้อหาภายใน ให้ถามหาพื้นที่ที่ควบคุมคนเข้าออกได้ ส่วนช่วงว่ายน้ำหรือเดินเล่นที่สมาชิกแยกกันใช้เวลา อาจไม่จำเป็นต้องกันพื้นที่ทั้งหมด การตัดสินใจเช่นนี้ช่วยให้ขอสิทธิใช้งานได้ตรงจุด

สำหรับงานกลางแจ้ง ให้แนบคำถามเรื่องเวลาเปิดเพลง จุดติดตั้งอุปกรณ์ ทางสัญจรของแขกอื่น และแผนย้ายเข้าร่มไปด้วย อย่าใช้แค่ภาพชายหาดสวยเป็นเหตุผลเลือกรีสอร์ท เพราะสถานที่ต้องรองรับวิธีจัดกิจกรรมที่วางไว้ได้ด้วย

เช็ค 4 ข้อก่อนติดต่อรีสอร์ท 5 ดาวในฟู้โกว๊ก

ก่อนส่งคำขอไปหลายแห่ง เตรียมข้อมูลให้เหมือนกันทุกแห่ง จะได้อ่านคำตอบแล้วเทียบกันได้ทันที เรื่องที่ต้องมีให้ครบคือประเภทงาน จำนวนห้อง วันเดินทาง และเงื่อนไขคืนห้องที่ไม่ได้ใช้

รูปแบบงานสัมมนา จัดเลี้ยงฉลอง หรือทริปสวัสดิการรางวัล

ประเภทงาน: บอกว่าเป็นสัมมนา งานฉลอง หรือ Reward Trip ซึ่งหมายถึงทริปสวัสดิการหรือทริปรางวัลให้พนักงานหรือคู่ค้า แล้วเล่าต่อว่าจะใช้เวลาในรีสอร์ทอย่างไร สัมมนาต้องการห้องและรูปแบบที่นั่งแบบไหน งานเลี้ยงมีการขึ้นเวทีหรือไม่ ส่วนทริปพักผ่อนต้องมารวมตัวกันช่วงใด โรงแรมจะได้เสนอพื้นที่ตามกิจกรรมจริง

จำนวนห้อง: ส่งจำนวนผู้พักแยกตามประเภทห้อง พร้อมแจ้งว่าส่วนไหนยืนยันแล้วและส่วนไหนยังรอรายชื่อ หากวันเข้าหรือวันออกต่างกันให้แยกไว้ด้วย และตั้งผู้รับผิดชอบรายชื่อผู้เข้าพัก เพื่อให้การเปลี่ยนห้องหรือแก้ชื่อส่งผ่านคนเดียวกัน ลดความสับสนระหว่างผู้จัดกับโรงแรม

วันเดินทาง: ระบุวันเข้าพัก วันออก และช่วงจัดงาน รวมถึงวันที่ขยับได้ถ้ามี สำหรับฟู้โกว๊ก อากาศร้อนชื้นคุ้นเคยสำหรับคนไทย แต่ช่วงพฤษภาคม - ตุลาคมเป็นฤดูฝนโดยทั่วไป โดยเฉพาะกรกฎาคม - กันยายนอาจมีฝนมากและพายุฝนฟ้าคะนองได้ ถ้ามีกิจกรรมริมทะเลให้ถามเรื่องห้องสำรองในร่มและเงื่อนไขย้ายสถานที่พร้อมกัน

ไม่ต้องเขียนกำหนดการละเอียดจนทุกนาทีลงตัวก่อนติดต่อก็ได้ แต่ควรบอกช่วงที่เปลี่ยนไม่ได้ เช่น มื้อฉลองหรือการประชุมรวม ส่วนที่ยังยืดหยุ่นให้ทำเครื่องหมายไว้ โรงแรมจะได้เสนอทางเลือกโดยไม่ขยับกิจกรรมสำคัญของกลุ่ม

เงื่อนไขการปล่อยห้องและช่วงเวลาที่ควรจองล่วงหน้า

การปล่อยห้องคืน: ถ้ากันห้องไว้เผื่อคนตอบรับเพิ่ม ให้ถามว่าต้องยืนยันยอดสุดท้ายเมื่อไร ห้องที่ไม่ได้ใช้คืนได้ถึงวันไหน และการลดจำนวนห้องหลังวันนั้นมีเงื่อนไขอย่างไร ควรแยกเรื่องลดห้อง เปลี่ยนชื่อผู้พัก เลื่อนวัน และยกเลิกงานออกจากกัน เพราะเป็นคำขอคนละแบบ

หากพบคำว่า release date ให้ถามให้ชัดว่าเป็นกำหนดคืนห้องที่กันไว้ หรือเส้นตายใดในข้อเสนอ ส่วน attrition ให้ขอคำอธิบายเรื่องการใช้ห้องต่ำกว่าจำนวนที่ตกลงและภาระที่อาจตามมา อย่าอนุมานจากชื่อเงื่อนไขเพียงอย่างเดียว และขอรายละเอียดการมัดจำกับการยกเลิกควบคู่กัน

เรื่องจองล่วงหน้าไม่มีระยะเดียวที่ใช้ได้กับทุกรีสอร์ท ให้เริ่มสอบถามเมื่อพอทราบช่วงเดินทางและขนาดกลุ่ม โดยเฉพาะถ้าจำเป็นต้องใช้ห้องพักพร้อมกับพื้นที่จัดงานในวันเดียวกัน แล้วให้โรงแรมระบุว่าข้อเสนอและการกันห้องมีผลถึงเมื่อไร แยกสถานะ “กำลังสอบถาม” ออกจาก “ยืนยันการจองแล้ว” ให้ชัดก่อนแจ้งสมาชิก

ก่อนตกลง ลองอ่านคำตอบตามการเดินทางของกลุ่มตั้งแต่เข้าพักจนจบงาน ถ้ายังไม่รู้ว่าใครส่งรายชื่อ ยืนยันจำนวนห้องตอนไหน หรือเปลี่ยนสถานที่อย่างไรเมื่อฝนตก ให้ถามให้จบในช่วงนี้ จะได้ไม่เหลือเรื่องสำคัญไว้คุยใกล้วันเดินทาง

พาทีมไปจัดทริปที่ฟู้โกว๊ก ให้ Incentive Vietnam ช่วยดูแล

เมื่อได้จำนวนห้องและกิจกรรมหลักแล้ว ให้ Incentive Vietnam ช่วยประสานรีสอร์ท เทียบเงื่อนไขห้องกับพื้นที่งาน และวางโปรแกรมเที่ยวต่อเนื่องกับวันเข้าพัก โดย Pullman Phu Quoc Beach Resort และ Novotel Phu Quoc Resort ระบุเวลาเช็คอิน 15:00 และเช็คเอาต์ 12:00 จึงควรจัดเวลารับส่งและกิจกรรมวันแรกกับวันกลับให้สอดคล้องกัน ดูรายละเอียด บริการจัดทัวร์ส่วนตัวระดับพรีเมียม

สำหรับทีมที่เริ่มวางวันพักบนเกาะแล้ว ใช้โปรแกรมเป็นจุดตั้งต้นในการคุยเรื่องสัดส่วนวันเที่ยวกับวันจัดงาน ก่อนปรับให้เข้ากับห้องและสถานที่ที่รีสอร์ทยืนยัน ดู โปรแกรมทัวร์ฟู้โกว๊ก 4 วัน 3 คืน